Встреча по запуску проекта — лучшая возможность для руководителя проекта зарядить энергией свою команду. Во время этой встречи руководство проекта может определить общую цель и начать понимать каждого человека.
Несмотря на то, что начальная встреча проекта представляется простой встречей со всеми заинтересованными сторонами проекта, успешная начальная встреча проекта требует надлежащего планирования.
Следующие шаги являются одними из важных пунктов подготовки к успешной стартовой встрече проекта. Эти шаги помогут вам оставаться сосредоточенным, установить и продемонстрировать лидерство, а также помочь интегрировать отдельных участников в команду проекта.
Повестка дня
Сильная и ясная повестка дня является обязательной для начала проекта. Если вы не имеете ни малейшего представления о том, какой должна быть повестка дня, спросите своих опытных подчиненных или узнайте некоторые из повесток дня, которые использовались для более ранних стартовых встреч другими.
Повестка дня обычно включает в себя цель проекта, результаты и цели, ключевые факторы успеха проекта, коммуникационный план и план проекта.
Заранее до начала проекта, убедитесь, что вы разослали повестку дня всем участникам.
Таким образом, все участники знают структуру и то, что нужно достичь в конце встречи.
Начиная
Когда встреча начинается, руководитель проекта должен взять на себя ответственность за встречу. Затем следует приветствовать всех участников и провести цикл самопознания.
Несмотря на то, что вы уже поделились с участниками повесткой дня, кратко ознакомьте их с повесткой дня, кратко ознакомив с каждым пунктом повестки дня.
Уделите больше внимания представлению ролей проекта и выделите причины, по которым члены термина были назначены на соответствующие роли.
Если есть люди, играющие натянутые роли, признайте это. Когда вы делаете все эти вещи, не вдавайтесь в подробности. Цель этой встречи — вывести всех на одну платформу.
Презентация проекта
Как только тон будет установлен, представьте повестку дня в структурированной форме. Прежде всего, поговорим о предположениях проекта и о том, как вы разработали план проекта.
Представьте свои соображения, лежащие в основе плана, и передайте сообщение о том, что вы открыты для предложений в ходе реализации проекта Пройдите каждое задание в плане проекта и разработайте достаточно.
Подчеркните тот факт, что план проекта и график все еще находятся на начальной стадии, и что вы ожидаете, что все помогут в его завершении.
Выявить и признать потенциальные узкие места или сложные задачи в графике проекта.
Установка ожиданий
Выберите удобное время для проведения регулярных встреч, чтобы поговорить о прогрессе проекта. Подчеркните необходимость участия каждого человека в регулярных встречах.
Командная работа — одно из самых важных ожиданий. Вам нужно больше разбираться в командной работе и планировать некоторые командные действия сразу после начала проекта.
Поговорите о чувствительном ко времени характере проекта и о том, как листья предоставляются в течение периода проекта.
Если проекту требуется много работать, заранее сообщите им об этом и покажите, как вы можете помочь им сохранить баланс между работой и личной жизнью.
Во время встречи предоставьте возможность членам команды выполнять определенные задачи и возлагать на них ответственность.
План связи
Коммуникация является одним из основных аспектов проекта. Поэтому на стартовой встрече проекта следует уделить больше внимания коммуникационному плану проекта.
Это обычно включает встречи и пути эскалации. Ниже приведены некоторые из встреч, которые проводятся в течение жизненного цикла проекта:
-
Еженедельная статусная встреча
-
Обновления плана проекта
-
Сессии задач и планирования деятельности
-
Обновления управления
Еженедельная статусная встреча
Обновления плана проекта
Сессии задач и планирования деятельности
Обновления управления
Кроме того, вы можете выделить другие каналы связи, такие как электронная почта, форумы и т. Д.
Обратная связь и закрытие
В конце стартовой встречи откройте сеанс вопросов и ответов, который позволяет членам команды свободно выражать свое мнение.
Если времени недостаточно, чтобы облегчить работу всех членов команды, попросите их отправить свои запросы и отзывы по электронной почте. После того, как вы посмотрите на эти электронные письма, вы можете настроить другое обсуждение для решения этих вопросов.
Никогда не тяните запланированную встречу слишком много, так как это может быть плохим примером. Прежде чем все уйдут, подведите итоги встречи и назовите элементы действий и следующие шаги.
Заключение
В заключение следует отметить четыре основные области, которые следует подчеркнуть при проведении стартовых встреч по проекту.
Будьте готовы к стартовой встрече. Продемонстрируйте свою способность организовываться и вести.
Расширение возможностей членов вашей команды. Назначьте им обязанности.
Развивать и развивать командную работу.
Продемонстрируйте свои лидерские качества.