Когда организации растут, они создают разные организации для управления соответствующей практикой.
Офис управления проектами (PMO) — это организация, созданная для управления процессами, практиками, инструментами и другими видами деятельности, связанными с управлением проектами в организации.
Этот офис (команда) определяет и поддерживает стандарты управления проектами в организации.
Обычно руководство организации назначает группу экспертов в области управления проектами для управления офисом управления проектами.
Организация ищет квалификацию, такую как сертификаты PMI, и обладает обширным опытом управления крупными проектами при отборе сотрудников для офиса управления проектами.
Построение Офиса Управления Проектами
Из-за сложности существующих проектов функция управления проектами должна быть зрелой и упорядоченной практикой.
Поэтому организации ищут более эффективные способы управления проектами с целью максимизации прибыли. Для этого организации обращают внимание на оптимизацию процессов, повышение производительности и построение итогов.
Поскольку в функции управления проектом вовлечено много параметров (таких как люди, технология, связь и ресурсы), управление функцией управления проектом со стороны высшего руководства может быть рискованным.
Таким образом, офис управления проектами является идеальным решением для построения и поддержания практики управления проектами как способной функции организации.
Внедрение офиса управления проектами такое же, как и любой другой проект организационных изменений. Поэтому к нему применяют сильную и жесткую методологию с большим опытом.
Существует ряд ключевых шагов, связанных с созданием офиса управления проектами, и PMBOK (Свод знаний по управлению проектами) может быть отличным ориентиром для этой цели.
Это накладные расходы?
Некоторые традиционные организации рассматривают офис управления проектами как накладные расходы. Это происходит главным образом из-за того, что организация достаточно мала, где нет явной необходимости в офисе управления проектами.
В таких организациях общее руководство может регулировать практику управления проектами. Для остальных организаций, где есть крупные проекты, офис управления проектами — это гораздо больше, чем накладные расходы.
В настоящее время мировая экономика находится в рецессии. Поэтому многие компании обращают внимание на сокращение расходов, чтобы удержаться в корпоративной среде.
Среди способов сделать это сокращение штатов и закрытие отделов стали двумя популярными вариантами. В таких случаях офис управления проектами становится легкой жертвой, так как он не добавляет никакой цифры в итоги компании.
Поэтому для офисов управления проектами стало проблемой оправдать свою работу перед высшим руководством.
Преимущества PMO
Управление проектами является одной из ключевых функций организации. Следовательно, доработка процессов, связанных с управлением проектами, может принести большую пользу конечному результату организации.
Именно этим и занимается успешный офис управления проектами.
Почему PMO не работает?
Согласно исторической статистике, только одна треть офисов управления проектами работает, а остальные работают не так, как ожидалось.
Это одна из главных проблем, с которой сталкивается высшее руководство при принятии решения о создании офиса управления проектом для организации. Руководство сомневается в успехе офиса управления проектами с самого начала.
Одной из основных причин неудачи офиса управления проектами является отсутствие поддержки со стороны руководства. В большинстве случаев исполнительному руководству не хватает знаний о том, как поддерживать и руководить офисом управления проектами.
Во-вторых, неспособность офиса управления проектом вызывает сбои. Это происходит главным образом из-за людей и ресурсов, назначенных офису управления проектом.
Заключение
Офис управления проектами — это одно из подразделений, которое в конечном итоге добавит ценность крупным организациям. Офис управления проектом может быть непосильным для небольших организаций, и такое учреждение может закончиться неудачей.
Успешный офис управления проектами может повысить производительность проектных команд и значительно снизить затраты. Кроме того, это может сделать организацию более зрелой и способной организацией.