В деловых организациях используется ряд инструментов для повышения производительности и управления. Диаграмма причин и следствий, другими словами, диаграмма Исикавы или Фишбон, является одним из таких инструментов управления. Из-за популярности этого инструмента большинство менеджеров используют этот инструмент независимо от масштаба организации.
Проблемы должны существовать в организациях. Вот почему должен быть сильный процесс и вспомогательные инструменты для выявления причин проблем до того, как проблемы повредят организацию.
Шаги по использованию инструмента
Ниже приведены шаги, которые можно выполнить для успешного построения диаграммы причин и следствий:
Шаг 1 — Правильно определить проблему в руках
Начните формулировать точную проблему, с которой вы сталкиваетесь. Иногда определение проблемы может быть не простым. В таких случаях запишите все эффекты и наблюдения подробно. Короткая сессия мозгового штурма может указать на реальную проблему.
Когда дело доходит до правильного определения проблемы, есть четыре свойства для рассмотрения; кто вовлечен, в чем проблема, когда это происходит и где это происходит. Запишите проблему в поле, расположенное в левом углу (см. Пример диаграммы причин и следствий). Из поля нарисуйте линию горизонтально на правой стороне. Расположение теперь будет выглядеть как голова и позвоночник рыбы.
Шаг 2 — Добавьте основные факторы, которые способствуют проблеме
На этом этапе определяются основные факторы проблемы. Для каждого фактора, оттяните линию от позвоночника рыбы и правильно обозначьте ее. Этими факторами могут быть разные вещи, такие как люди, материал, техника или внешние воздействия.
Подумайте больше и добавьте как можно больше факторов в диаграмму причин и следствий.
На этом этапе мозговой штурм становится весьма полезным, поскольку люди могут смотреть на проблему под разными углами и выявлять различные способствующие факторы.
Факторы, которые вы добавили, теперь становятся костями рыбы.
Шаг 3 — Определите причины
При определении возможных причин принимайте один фактор за раз. Мозговой штурм и попытаться определить все причины, которые относятся к каждому фактору. Добавьте эти причины горизонтально от рыбьих костей и пометьте их.
Если причина велика по размеру или сложна по своей природе, вы можете продолжить разбивку и добавить их в качестве подпричин к основной причине. Эти вспомогательные причины должны исходить из соответствующих причин.
Потратьте больше времени на этом этапе; коллекция причин должна быть всеобъемлющей.
Шаг 4 — Анализ диаграммы
Когда этот шаг начинается, у вас есть диаграмма, которая указывает на проблему, способствующие факторы и все возможные причины проблемы.
В зависимости от идей «мозгового штурма» и характера проблемы, теперь вы можете расставить приоритеты по причинам и искать наиболее вероятную причину.
Этот анализ может привести к дальнейшим действиям, таким как расследования, интервью и опросы. Обратитесь к следующей примерной диаграмме причин и следствий:
Использование причинно-следственных связей
Когда дело доходит до использования причинно-следственных связей, мозговой штурм является критическим шагом. Без правильного мозгового штурма невозможно получить плодотворную диаграмму причин и следствий.
Поэтому в процессе получения диаграммы причинно-следственных связей следует учитывать следующие соображения:
-
Должна быть формулировка проблемы, которая точно описывает проблему. Все участники мозгового штурма должны согласиться с постановкой проблемы.
-
Нужно быть кратким в процессе.
-
Для каждого узла продумайте все возможные причины и добавьте их в дерево.
-
Подключите каждую линию несчастного случая обратно к ее основной причине.
-
Соедините относительно пустые ветви с другими.
-
Если ветка слишком громоздкая, рассмотрите ее разделение на две части.
Должна быть формулировка проблемы, которая точно описывает проблему. Все участники мозгового штурма должны согласиться с постановкой проблемы.
Нужно быть кратким в процессе.
Для каждого узла продумайте все возможные причины и добавьте их в дерево.
Подключите каждую линию несчастного случая обратно к ее основной причине.
Соедините относительно пустые ветви с другими.
Если ветка слишком громоздкая, рассмотрите ее разделение на две части.
Заключение
Диаграммы причин и следствий можно использовать для эффективного решения организационных проблем.
Нет никаких ограничений или ограничений в применении диаграмм к различным проблемам или областям. Уровень и интенсивность мозгового штурма определяет уровень успеха причинно-следственных связей.
Таким образом, все соответствующие стороны должны присутствовать на сессии мозгового штурма, чтобы определить все возможные причины.
После выявления наиболее вероятных причин требуется дальнейшее расследование, чтобы выяснить подробности.