Когда дело доходит до любого типа проекта, сбор требований играет ключевую роль. Сбор требований важен не только для проекта, но и для функции управления проектом.
Для проекта понимание того, что проект в конечном итоге даст, имеет решающее значение для его успеха. С помощью требований руководство проекта может определить конечные поставки проекта и то, как конечные поставки должны отвечать конкретным требованиям клиента.
Хотя сбор требований выглядит довольно просто; Удивительно, но это один из этапов проекта, когда большинство проектов начинаются не с той ноги. В целом, большинство неудачных проектов провалилось из-за неправильного или недостаточного сбора требований. Мы обсудим это в следующем разделе.
Ниже приведена иллюстрация, показывающая, откуда в проекте происходит сбор требований:
Важность требований
Давайте возьмем проект разработки программного обеспечения в качестве примера. По завершении инициации проекта команда бизнес-аналитиков спешит собирать требования. Команда BA (бизнес-аналитики) использует различные методы для сбора требований проекта, а затем передает требования команде проекта. Как только бизнес-требования преобразуются в технические требования, начинается внедрение.
Хотя вышеприведенный цикл выглядит вполне нормально и без проблем, в реальности все несколько иначе. В большинстве случаев команда БА не в состоянии охватить все требования, связанные с проектом. Они всегда пропускают часть требований. При строительстве проекта, как правило, клиент распознает пробелы в требованиях проекта.
Команда проекта должна будет выполнить эти недостающие требования без дополнительных клиентских платежей или с утвержденными клиентом запросами на изменение. В случае, если это была ошибка команды БА, поставщику услуг, возможно, придется покрыть расходы на выполнение отсутствующих требований. В таких случаях, если усилия по отсутствию требований оказывают существенное влияние на стоимость проекта, проект может быть финансовым убытком для поставщика услуг.
Таким образом, процесс сбора требований является наиболее важной фазой любого проекта.
Процесс сбора требований
Для сбора требований существует несколько методов, используемых бизнес-аналитиками. Эти методы обычно отличаются от одного проекта к другому и от одной организации клиента к другому.
Обычно требования к новой системе собираются от потенциальных конечных пользователей системы. Методы, используемые для сбора требований от этих потенциальных конечных пользователей, различаются в зависимости от характера конечных пользователей. Например, если имеется большое количество конечных пользователей, то для сбора требований можно использовать метод семинара.
В этом методе всем потенциальным конечным пользователям предлагается принять участие в семинаре. На этом семинаре бизнес-аналитики взаимодействуют с пользователями и собирают требования для новой системы. Иногда на семинаре записывается видео, чтобы просмотреть и зафиксировать любые отзывы пользователей.
Если количество пользователей довольно мало, бизнес-аналитики могут проводить личные интервью. Это наиболее эффективный способ найти все необходимые требования, так как бизнес-аналитик может задать все свои вопросы и задать перекрестные вопросы.
Опрашивающие могут эффективно использоваться для процесса сбора требований, но это не должен быть единственный метод взаимодействия с конечными пользователями. Опрашивающие должны быть использованы в качестве вспомогательной функции для интервью или семинара.
В дополнение к вышеуказанным методам существует множество других конкретных методов, которые можно использовать для конкретных условий.
Советы по успешному сбору требований
Ниже приведены некоторые советы по успешному выполнению процесса сбора требований:
-
Никогда не предполагайте, что вы знаете требования клиента. То, что вы обычно думаете, может сильно отличаться от того, что хочет клиент. Поэтому всегда проверяйте с клиентом, если у вас есть предположение или сомнение.
-
Вовлеките конечных пользователей с самого начала. Получите их поддержку за то, что вы делаете.
-
На начальных уровнях определите объем и получите согласие клиента. Это поможет вам успешно сосредоточиться на объеме функций.
-
Когда вы находитесь в процессе сбора требований, убедитесь, что требования являются реалистичными, конкретными и измеримыми.
-
Сосредоточьтесь на том, чтобы сделать документ требований кристально чистым. Требование документа — единственный способ получить клиента и поставщика услуг к соглашению. Поэтому в этом документе не должно быть серой области. Если есть серые зоны, подумайте, что это может привести к потенциальным проблемам бизнеса.
-
Не говорите о решении или технологии клиенту, пока все требования не собраны. Вы не можете обещать или указывать что-либо клиенту, пока не выясните требования.
-
Прежде чем перейти к другим этапам проекта, получите документ с требованиями, подписанный клиентом.
-
При необходимости создайте прототип, чтобы наглядно проиллюстрировать требования.
Никогда не предполагайте, что вы знаете требования клиента. То, что вы обычно думаете, может сильно отличаться от того, что хочет клиент. Поэтому всегда проверяйте с клиентом, если у вас есть предположение или сомнение.
Вовлеките конечных пользователей с самого начала. Получите их поддержку за то, что вы делаете.
На начальных уровнях определите объем и получите согласие клиента. Это поможет вам успешно сосредоточиться на объеме функций.
Когда вы находитесь в процессе сбора требований, убедитесь, что требования являются реалистичными, конкретными и измеримыми.
Сосредоточьтесь на том, чтобы сделать документ требований кристально чистым. Требование документа — единственный способ получить клиента и поставщика услуг к соглашению. Поэтому в этом документе не должно быть серой области. Если есть серые зоны, подумайте, что это может привести к потенциальным проблемам бизнеса.
Не говорите о решении или технологии клиенту, пока все требования не собраны. Вы не можете обещать или указывать что-либо клиенту, пока не выясните требования.
Прежде чем перейти к другим этапам проекта, получите документ с требованиями, подписанный клиентом.
При необходимости создайте прототип, чтобы наглядно проиллюстрировать требования.
Заключение
Сбор требований является наиболее важным этапом проекта. Если команде проекта не удастся собрать все необходимые требования для решения, проект будет запущен с риском. Это может привести к множеству споров и разногласий в будущем, и, как следствие, деловые отношения могут быть серьезно повреждены.
Таким образом, сбор требований является ключевой обязанностью проектной команды. Пока требования не будут подписаны, не обещайте и не комментируйте природу решения.