Документы по закупке

Чтобы понять документы о закупках, важно понимать термин « Управление закупками» .

Закупка — это покупка товаров и услуг по наилучшей возможной цене для удовлетворения спроса покупателя с точки зрения количества, качества, размеров и местоположения.

Цикл закупок на предприятиях работает, который состоит из следующих шагов:

• Сбор информации — потенциальный клиент сначала исследует поставщиков, которые удовлетворяют требованиям к необходимому продукту.

• Контакт с поставщиком — Когда потенциальный поставщик определен, клиент запрашивает расценки, предложения, информацию и тендер. Это может быть сделано посредством рекламы или путем прямого контакта с поставщиком.

• Базовая проверка — теперь покупатель изучает ссылки на соответствующие товары / услуги, а также может рассмотреть образцы товаров / услуг или провести испытания.

• Переговоры — Далее ведутся переговоры о цене, наличии и возможностях настройки. Договор о покупке товаров или услуг завершен.

• Выполнение — на основании подписанного контракта приобретенные товары или услуги отгружаются и доставляются. Оплата также завершена на этом этапе. Дополнительное обучение или установка продукта также могут быть предоставлены.

• Продление — После того, как товары или услуги потреблены или утилизированы, а срок действия договора истек, необходимо повторно заказать товар или услугу. Теперь клиент решает, продолжить ли с тем же поставщиком или искать нового.

Сбор информации — потенциальный клиент сначала исследует поставщиков, которые удовлетворяют требованиям к необходимому продукту.

Контакт с поставщиком — Когда потенциальный поставщик определен, клиент запрашивает расценки, предложения, информацию и тендер. Это может быть сделано посредством рекламы или путем прямого контакта с поставщиком.

Базовая проверка — теперь покупатель изучает ссылки на соответствующие товары / услуги, а также может рассмотреть образцы товаров / услуг или провести испытания.

Переговоры — Далее ведутся переговоры о цене, наличии и возможностях настройки. Договор о покупке товаров или услуг завершен.

Выполнение — на основании подписанного контракта приобретенные товары или услуги отгружаются и доставляются. Оплата также завершена на этом этапе. Дополнительное обучение или установка продукта также могут быть предоставлены.

Продление — После того, как товары или услуги потреблены или утилизированы, а срок действия договора истек, необходимо повторно заказать товар или услугу. Теперь клиент решает, продолжить ли с тем же поставщиком или искать нового.

Документы, включенные в цикл закупок, называются документами закупки. Закупочные документы являются неотъемлемой частью ранних этапов инициации проекта.

Назначение закупочной документации служит важным аспектом организационного элемента в процессе проекта. Это относится к механизмам и инструментам ввода и вывода, которые используются в процессе проведения торгов и подачи проектных предложений, а также к аспектам работы, составляющим проект.

Короче говоря, документы о закупках — это договорные отношения между заказчиком и поставщиком товаров или услуг.

Примеры закупочной документации

Некоторые примеры того, что составляет документы о закупках, включают начало покупателя, чтобы подать заявку и вызов финансово ответственной стороной для концессий.

Кроме того, запросы на информацию между двумя сторонами и запросы предложений, а также предложения и ответ продавца также являются частью закупочной документации.

В основном закупочная документация включает в себя все документы, которые служат приглашением к участию в торгах, запрашивают тендерные предложения и устанавливают условия договора.

Типы закупочной документации

Несколько видов закупочной документации:

• Запрос предложений — Запрос предложений — это ранняя стадия процесса закупок, когда поставщики получают приглашение, часто в рамках тендера, для подачи предложения по конкретному товару или услуге.

• RFI — Запрос на информацию (RFI) — это предложение, запрошенное у потенциального продавца или поставщика услуг, чтобы определить, какие продукты и услуги потенциально доступны на рынке для удовлетворения потребностей покупателя и определения возможностей продавца с точки зрения предложений. и сильные стороны продавца.

• RFQ — Запрос котировок (RFQ) используется, когда обсуждения с участниками торгов не требуются (в основном, когда спецификации продукта или услуги уже известны) и когда цена является основным или единственным фактором при выборе успешного участника.

• Приглашения : это приглашения к участию в торгах, запросы котировок и предложений. Они могут служить обязательным договором.

• Предложения — этот тип закупочной документации представляет собой предложения, предложения и предложения, сделанные потенциальными поставщиками для потенциальных клиентов.

• Контракты — контракты относятся к окончательно подписанным соглашениям между клиентами и поставщиками.

• Поправки / модификации — это относится к любым изменениям в предложениях, предложениях и контрактах. Поправки / изменения должны быть в форме письменного документа.

Запрос предложений — Запрос предложений — это ранняя стадия процесса закупок, когда поставщики получают приглашение, часто в рамках тендера, для подачи предложения по конкретному товару или услуге.

RFI — Запрос на информацию (RFI) — это предложение, запрошенное у потенциального продавца или поставщика услуг, чтобы определить, какие продукты и услуги потенциально доступны на рынке для удовлетворения потребностей покупателя и определения возможностей продавца с точки зрения предложений. и сильные стороны продавца.

RFQ — Запрос котировок (RFQ) используется, когда обсуждения с участниками торгов не требуются (в основном, когда спецификации продукта или услуги уже известны) и когда цена является основным или единственным фактором при выборе успешного участника.

Приглашения : это приглашения к участию в торгах, запросы котировок и предложений. Они могут служить обязательным договором.

Предложения — этот тип закупочной документации представляет собой предложения, предложения и предложения, сделанные потенциальными поставщиками для потенциальных клиентов.

Контракты — контракты относятся к окончательно подписанным соглашениям между клиентами и поставщиками.

Поправки / модификации — это относится к любым изменениям в предложениях, предложениях и контрактах. Поправки / изменения должны быть в форме письменного документа.

Структура закупочной документации

В большинстве документов о закупках используется заданная структура. Это потому, что это упрощает процесс документирования, а также позволяет его компьютеризировать.

Компьютеризация позволяет повысить эффективность и результативность процесса закупок. Как правило, закупочная документация имеет следующие атрибуты:

• Требуется, чтобы потенциальные участники торгов предоставили все данные работодателю для оценки участника.

• Все представления должны быть изложены в четкой и честной форме, чтобы гарантировать, что критерий шорт-листа является однозначным.

• Четкое определение обязанностей, прав и обязательств обеих сторон в договоре.

• Четкое определение характера и качества товаров или услуг, которые будут предоставлены.

• Положения без ущерба для интересов любой из сторон.

• Ясный и легкий для понимания язык.

Требуется, чтобы потенциальные участники торгов предоставили все данные работодателю для оценки участника.

Все представления должны быть изложены в четкой и честной форме, чтобы гарантировать, что критерий шорт-листа является однозначным.

Четкое определение обязанностей, прав и обязательств обеих сторон в договоре.

Четкое определение характера и качества товаров или услуг, которые будут предоставлены.

Положения без ущерба для интересов любой из сторон.

Ясный и легкий для понимания язык.

Часто встречающиеся закупочные документы

• Инженерно-строительные работы

  • Контракты с незначительным / низким уровнем риска: по этому типу контракта организациям требуется обслуживание на короткий период, и работа обычно повторяется. Следовательно, этот тип контракта не требует высокотехнологичных методов управления.

  • Контракты с крупными / высокими рисками: здесь тип требуемой работы носит более сложный характер, и здесь требуется применение сложных методов управления.

• Сервисы

  • Профессиональный — для этого требуется больше знаний, основанных на знаниях, и это требует от менеджеров, которые готовы уделять больше времени и усилий поиску исследований, чтобы удовлетворить критерии клиента.

  • Услуги — Чаще всего в этом виде услуг работа на стороне заключается в обслуживании или эксплуатации существующей структуры или системы.

• предметы снабжения

  • Местные / простые покупки — товары более доступны и, следовательно, не требуют управления процессом покупки и доставки.

  • Международные / комплексные закупки: в этом случае товары необходимо покупать в других странах. Задача менеджера более обременительна, и для покупки и доставки необходим процесс управления. Кроме того, менеджер должен изучить международные формальности.

Контракты с незначительным / низким уровнем риска: по этому типу контракта организациям требуется обслуживание на короткий период, и работа обычно повторяется. Следовательно, этот тип контракта не требует высокотехнологичных методов управления.

Контракты с крупными / высокими рисками: здесь тип требуемой работы носит более сложный характер, и здесь требуется применение сложных методов управления.

Профессиональный — для этого требуется больше знаний, основанных на знаниях, и это требует от менеджеров, которые готовы уделять больше времени и усилий поиску исследований, чтобы удовлетворить критерии клиента.

Услуги — Чаще всего в этом виде услуг работа на стороне заключается в обслуживании или эксплуатации существующей структуры или системы.

Местные / простые покупки — товары более доступны и, следовательно, не требуют управления процессом покупки и доставки.

Международные / комплексные закупки: в этом случае товары необходимо покупать в других странах. Задача менеджера более обременительна, и для покупки и доставки необходим процесс управления. Кроме того, менеджер должен изучить международные формальности.

Заключение

В большинстве организаций отдел закупок является одним из самых загруженных. Менеджеры должны покупать товары или услуги, необходимые для бесперебойной работы их организации.

Например, в больнице менеджеру по закупкам необходимо закупать лекарства и хирургические инструменты среди других. Эти товары и услуги необходимо приобретать по минимально возможной цене без какого-либо дефицита качества.

Документация, которая передается между менеджером по закупкам организации и поставщиком, является документацией по закупке.