Управление проектами — одна из самых ответственных задач в современных организациях. Управление проектами используется во многих типах проектов — от разработки программного обеспечения до разработки самолетов-истребителей следующего поколения.
Чтобы успешно выполнить проект, менеджер проекта или команда управления проектом должны поддерживаться набором инструментов.
Эти инструменты могут быть специально разработанными инструментами или обычными инструментами повышения производительности, которые можно использовать для работы по управлению проектами.
Использование таких инструментов обычно облегчает работу менеджерам проектов, а также стандартизирует работу и распорядок работы менеджера проектов.
Ниже приведены некоторые из тех инструментов, которые используются менеджерами проектов во всех областях:
План проэкта
Все проекты, которыми должен управлять менеджер проекта, должны иметь план проекта. План проекта детализирует многие аспекты проекта, который будет выполнен.
Прежде всего, это детализирует масштаб проекта. Затем он описывает подход или стратегию, используемые для решения масштабов проекта и целей проекта.
Стратегия является основой плана проекта. Стратегия может варьироваться в зависимости от цели проекта и конкретных требований проекта.
Распределение ресурсов и график поставки являются двумя другими основными компонентами плана проекта. Они детализируют каждое действие, вовлеченное в проект, а также информацию, такую как, кто выполняет их и когда.
Это важная информация для руководителя проекта, а также для всех других заинтересованных сторон проекта.
Контрольный список Milestone
Это один из лучших инструментов, которые менеджер проекта может использовать, чтобы определить, находится ли он или она на пути к прогрессу проекта.
Менеджер проекта не должен использовать дорогостоящее программное обеспечение для отслеживания этого. Менеджер проекта может использовать простой шаблон Excel, чтобы сделать эту работу.
Контрольный список этапов должен представлять собой живой документ, который должен обновляться один или два раза в неделю.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта иллюстрирует график проекта и показывает руководителю проекта взаимозависимости каждого вида деятельности. Диаграммы Ганта универсально используются для любого типа проекта от строительства до разработки программного обеспечения.
Хотя получение диаграммы Ганта выглядит довольно просто, это одна из самых сложных задач, когда проект задействован в сотнях действий.
Есть много способов создать диаграмму Ганта. Если проект небольшой и простой по своей природе, вы можете создать собственную диаграмму Ганта в Excel или загрузить шаблон Excel из Интернета.
Если проект имеет высокую финансовую ценность или подвержен высокому риску, тогда менеджер проекта может использовать программные инструменты, такие как MS Project.
Программное обеспечение для управления проектами
С внедрением компьютерных технологий был разработан ряд программных инструментов, специально разработанных для целей управления проектами. MS Project является одним из таких инструментов, который завоевал сердца руководителей проектов по всему миру.
MS Project можно использовать как самостоятельный инструмент для отслеживания хода выполнения проекта или для отслеживания сложных проектов, распределенных по многим географическим районам и управляемых несколькими менеджерами проектов.
Есть много других программных пакетов для управления проектами в дополнение к MS Project. Большинство из этих новых дополнений являются онлайн-порталами для деятельности по управлению проектами, где участники проекта имеют доступ к деталям проекта и прогрессу из любой точки мира.
Отзывы о проекте
Комплексный механизм обзора проектов является отличным инструментом для управления проектами. Более зрелые компании, как правило, проводят более строгие и всесторонние обзоры проектов, в отличие от базовых, проводимых небольшими организациями.
В обзорах проекта в основном учитывается ход выполнения проекта и соблюдение стандартов процесса. Обычно проверки проекта сопровождаются аудитом проекта третьей стороной (внутренней или внешней).
Несоответствия и элементы действий затем отслеживаются для их завершения.
Отзывы о доставке
Отзывы о доставке позволяют убедиться, что поставки, выполненные проектной командой, соответствуют требованиям заказчика и соответствуют общим рекомендациям по качеству.
Обычно сторонняя команда или супервайзеры (внутренние) проводят проверку доставки, и основные участники проекта участвуют в этом мероприятии.
Проверка доставки может принять решение об отклонении доставки из-за стандартов качества и несоответствий.
Карты результатов
Когда дело доходит до работы команды проекта, система показателей — это способ ее отслеживания. Каждый руководитель проекта отвечает за доступ к результатам работы членов команды и отчитывается перед высшим руководством и отделом кадров.
Эта информация затем используется в рекламных целях, а также для развития людских ресурсов. Комплексная оценочная карта и оценка эффективности могут поставить члена команды в правильное положение.
Заключение
Руководитель проекта не может выполнять свою работу без надлежащего набора инструментов. Эти инструменты не обязательно должны быть известным программным обеспечением или чем-то еще, но это могут быть простые и проверенные методы управления проектной работой.
Наличие надежного набора инструментов управления проектами всегда делает работу менеджеров проектов приятной и продуктивной.