Учебники

Контроль стоимости проекта

Практически во всех проектах необходимо руководствоваться, чтобы получить требуемый и ожидаемый результат в конце проекта. Именно команда несет ответственность за проект и, что важнее всего, менеджер проекта, который должен уметь эффективно контролировать расходы. Однако для этой цели можно использовать несколько методов.

В дополнение к целям проекта, которые должен контролировать руководитель проекта, контроль различных затрат также является очень важной задачей для любого проекта. Управление проектом не будет эффективным вообще, если руководитель проекта потерпит неудачу в этом отношении, поскольку он по существу определит, будет ли ваша организация получать прибыль или убыток.

Методы контроля затрат

Ниже приведены некоторые из важных и важных методов, используемых для эффективного контроля стоимости проекта:

1 – Планирование бюджета проекта

В идеале вам нужно было бы в начале сессии планирования составить бюджет для рассматриваемого проекта. Именно по этому бюджету вам придется помогать вам во всех платежах, которые необходимо произвести, и в тех расходах, которые вы понесете в течение жизненного цикла проекта. Составление этого бюджета, следовательно, влечет за собой много исследований и критического мышления.

Как и в любом другом бюджете, вам всегда придется оставлять место для корректировок, поскольку расходы могут не оставаться неизменными на протяжении всего периода проекта. Постоянное соблюдение бюджета проекта является ключом к получению прибыли от проекта.

2 – Отслеживание затрат

Отслеживание всех фактических затрат также важно, как и любой другой метод. Здесь лучше всего подготовить бюджет, основанный на времени. Это поможет вам отслеживать бюджет проекта на каждом из его этапов. Фактические расходы необходимо будет сопоставить с периодическими целями, которые были установлены в бюджете. Эти цели могут быть на ежемесячной или еженедельной основе или даже ежегодно, если проект будет продолжаться долго.

С этим гораздо проще работать, чем с одним полным бюджетом на весь период проекта. Если требуется выполнить какую-либо новую работу, вам нужно будет сделать смету для этого и посмотреть, может ли она быть согласована с окончательной суммой в бюджете. Если нет, вам, возможно, придется поработать над необходимыми мерами для «Запроса на изменение», когда клиент заплатит за новую работу или изменения.

3 – Эффективное управление временем

Другим эффективным методом будет эффективное управление временем. Несмотря на то, что этот метод применяется к различным областям управления, он очень важен в отношении контроля стоимости проекта.

Причина этого заключается в том, что стоимость вашего проекта может продолжать расти, если вы не сможете уложиться в сроки проекта; чем дольше затягивается проект, тем выше понесенные затраты, что фактически означает, что бюджет будет превышен.

Менеджер проекта должен будет постоянно напоминать своей команде о важных сроках выполнения проекта, чтобы обеспечить своевременное выполнение работы.

4 – Управление изменениями проекта

Контроль изменений проекта – еще одна важная техника. Системы контроля изменений необходимы для учета любых потенциальных изменений, которые могут произойти в ходе проекта.

Это связано с тем, что каждое изменение в объеме проекта будет влиять на сроки выполнения работ, поэтому эти изменения могут увеличить стоимость проекта за счет увеличения усилий, необходимых для проекта.

5 – Использование заработанной стоимости

Точно так же, чтобы определить ценность работы, которая была проделана до сих пор, очень полезно использовать метод бухгалтерского учета, широко известный как «Заработанная стоимость».

Это особенно полезно для крупных проектов и поможет вам внести любые быстрые изменения, которые абсолютно необходимы для успеха проекта.

Дополнительные шаги для контроля стоимости проекта

Желательно постоянно пересматривать бюджет, а также тенденции и другую финансовую информацию. Предоставление отчетов о финансовых результатах проекта через регулярные промежутки времени также поможет отслеживать ход реализации проекта.

Это гарантирует, что перерасход не произойдет, так как вы не захотите узнать, когда уже слишком поздно. Чем раньше будет обнаружена проблема, тем легче и быстрее ее можно будет устранить.

Все документы также должны регулярно предоставляться аудиторам, которые также смогут указать вам на возможные потенциальные риски затрат.

Заключение

Просто придумать бюджет проекта не достаточно во время ваших сессий планирования проекта. Вам и вашей команде придется внимательно следить за тем, будут ли расходы близки к цифрам в первоначальном бюджете.

Вы должны всегда помнить о рисках, связанных с эскалацией затрат, и должны как можно лучше предотвращать это. Для этого используйте описанные выше методики и постоянно отслеживайте стоимость проекта.