Учебники

Управление проектами

Управление проектами – это подход, который помогает менеджерам управлять проектами. Управление проектом также означает использование средств контроля для соблюдения сроков и других требований, таких как стоимость проекта.

Эти средства контроля включают надлежащую и эффективную регистрацию действий по управлению проектами. Управление записями – это системный подход к организации, планированию и отслеживанию документов в ходе выполнения проекта.

АЗ Project Record Management

Система записей – это систематический процесс, в котором организация определяет следующие соображения, действия и характеристики:

  • Тип информации, которая должна быть записана.

  • Процесс записи данных.

  • Обработка и сбор записей.

  • Срок хранения и хранения.

  • Утилизация или защита записей, которые относятся к внешним событиям.

  • Элементы в системе управления записями.

  • Анализ содержимого, в котором указывается или описывается система записей.

  • План файла, в котором указывается вид записи, необходимой для каждого проекта.

  • Документ о соответствии требованиям, в котором будут изложены ИТ-процедуры, которым должен следовать каждый. Это обеспечит полное соответствие членов команды.

  • Метод, который собирает датированные документы. Это должно быть сделано во всех источниках записей, таких как электронная почта, файловые серверы и т. Д.

  • Метод аудита записей.

  • Система, которая фиксирует данные записи.

  • Система, которая обеспечивает мониторинг и отчетность в отношении того, какие записи хранятся.

Тип информации, которая должна быть записана.

Процесс записи данных.

Обработка и сбор записей.

Срок хранения и хранения.

Утилизация или защита записей, которые относятся к внешним событиям.

Элементы в системе управления записями.

Анализ содержимого, в котором указывается или описывается система записей.

План файла, в котором указывается вид записи, необходимой для каждого проекта.

Документ о соответствии требованиям, в котором будут изложены ИТ-процедуры, которым должен следовать каждый. Это обеспечит полное соответствие членов команды.

Метод, который собирает датированные документы. Это должно быть сделано во всех источниках записей, таких как электронная почта, файловые серверы и т. Д.

Метод аудита записей.

Система, которая фиксирует данные записи.

Система, которая обеспечивает мониторинг и отчетность в отношении того, какие записи хранятся.

Три этапа рекордов

В процессе управления записями проекта есть три отдельных этапа. Эти этапы включают в себя множество других действий, чтобы завершить и выполнить задачи для каждого этапа.

Этапы:

  • Создание записей

  • Ведение записей

  • Хранение и поиск записей

Создание записей

Ведение записей

Хранение и поиск записей

Давайте посмотрим на каждый этап в деталях.

Создание записей

Это относится к основной причине, почему запись создается. Это может быть для квитанции или для отчета об инвентаризации или по другой причине.

Основной целью управления записями проекта является определение потока обработки записей после создания записи. Когда дело доходит до создания записей, следует ответить на следующие вопросы.

  • Кто будет просматривать запись?

  • Кто будет конечным владельцем записи?

  • Кто несет ответственность за хранение записи?

Кто будет просматривать запись?

Кто будет конечным владельцем записи?

Кто несет ответственность за хранение записи?

Ведение записей

Разработка операции для хранения записей относится к ведению записей. Уровни доступа к записям должны быть определены на этом этапе и должны предпринять все необходимые шаги, чтобы избежать попадания записей в чужие руки.

Должны быть соблюдены надлежащие процедуры соблюдения и меры безопасности, чтобы избежать злоупотребления записями.

Хранение и поиск

Хранение записей может относиться к ручному хранению документов, а также к цифровому хранилищу. Руководители проектов должны гарантировать, что записи возвращаются так, как они были заимствованы. Ведение записей также относится к количеству времени, в течение которого записи могут поддерживаться.

Некоторые организации могут хранить записи до шести лет, в то время как другие меньше лет. Если записи сохраняются в цифровом виде, необходимо создать соответствующие папки. После создания старые документы необходимо заархивировать, чтобы сохранить место на жестком диске.

Инсайт для планирования записи управления

Записи, которые сопоставляются, должны быть запланированы. Ниже описываются шаги, которые необходимо предпринять руководству для обеспечения успешного процесса планирования записей.

  • Определение ролей, обеспечивающих правильное управление записями

    • Выделение выделенных ролей или назначение выделенных людей для классификации записей, которые доступны в организации.

    • Назначение ИТ-специалистов для внедрения систем, которые поддерживают и поддерживают управление записями.

  • Менеджеры должны убедиться, что члены команды осведомлены о процедурах управления записями.

  • Процесс управления записями должен анализировать содержание документов, которые должны быть сохранены.

  • Реализуйте план файлов, который будет хранить различные типы файлов в организации.

  • Разработайте графики хранения, которые могут варьироваться от одной организации к другой в зависимости от выполняемой деятельности.

  • Разработка эффективных решений для управления записями.

  • Планирование того, как контент можно перемещать в методы записи.

  • Разработайте план, по которому можно было бы интегрировать электронную почту.

  • Запланируйте процедуру соответствия для социального контента.

  • Разработка процедур соответствия, которые соответствуют целям системы записи проекта.

Определение ролей, обеспечивающих правильное управление записями

Выделение выделенных ролей или назначение выделенных людей для классификации записей, которые доступны в организации.

Назначение ИТ-специалистов для внедрения систем, которые поддерживают и поддерживают управление записями.

Менеджеры должны убедиться, что члены команды осведомлены о процедурах управления записями.

Процесс управления записями должен анализировать содержание документов, которые должны быть сохранены.

Реализуйте план файлов, который будет хранить различные типы файлов в организации.

Разработайте графики хранения, которые могут варьироваться от одной организации к другой в зависимости от выполняемой деятельности.

Разработка эффективных решений для управления записями.

Планирование того, как контент можно перемещать в методы записи.

Разработайте план, по которому можно было бы интегрировать электронную почту.

Запланируйте процедуру соответствия для социального контента.

Разработка процедур соответствия, которые соответствуют целям системы записи проекта.

Заключение

Запись – это документ или электронное хранилище данных в организации, которое служит доказательством или руководством. Управление записями проекта – это систематический процесс, который позволяет людям сохранять записи для будущего использования.

В нем изложены детали, которые имеют отношение к проекту. Следовательно, управление записями проекта должно тщательно контролироваться и сохраняться.