Когда организацией управляет много проектов, для организации жизненно важно управлять своим портфелем проектов. Это помогает организации классифицировать проекты и привести проекты в соответствие с их целями.
Управление портфелем проектов (PPM) — это процесс управления с помощью методов, направленных на то, чтобы помочь организации получать информацию и сортировать проекты в соответствии с набором критериев.
Цели управления портфелем проектов
Как и в случае управления финансовым портфелем, управление портфелем проектов также имеет свои собственные задачи. Эти цели предназначены для достижения ожидаемых результатов с помощью слаженных командных игроков.
Когда дело доходит до целей, необходимо выделить следующие факторы.
-
Необходимость создания описательного документа, который содержит жизненно важную информацию, такую как название проекта, расчетные сроки, стоимость и бизнес-цели.
-
Проект должен оцениваться на регулярной основе, чтобы гарантировать, что проект соответствует своей цели и остается в своем курсе.
-
Подбор игроков команды, которые будут работать для достижения целей проекта.
Необходимость создания описательного документа, который содержит жизненно важную информацию, такую как название проекта, расчетные сроки, стоимость и бизнес-цели.
Проект должен оцениваться на регулярной основе, чтобы гарантировать, что проект соответствует своей цели и остается в своем курсе.
Подбор игроков команды, которые будут работать для достижения целей проекта.
Преимущества управления портфелем проектов
Управление портфелем проектов гарантирует, что у проектов есть ряд целей, которые при достижении приводят к ожидаемым результатам. Кроме того, PPM может быть использован для выявления изменений в организации, которые создадут гибкую структуру внутри организации с точки зрения выполнения проекта. Таким образом, изменение не станет угрозой для организации.
Следующие преимущества могут быть получены благодаря эффективному управлению портфелем проектов:
-
Большая приспособляемость к изменениям.
-
Постоянный обзор и тщательный мониторинг приводят к более высокой доходности.
-
Перспективы менеджмента в отношении управления портфелем проектов рассматриваются как «инициатива в направлении более высокой доходности». Следовательно, это не будет считаться вредным фактором для работы.
-
Выявление зависимостей легче идентифицировать. Это устранит некоторую неэффективность от возникновения.
-
Преимущество перед другими конкурентами (конкурентное преимущество).
-
Помогает сосредоточиться на стратегиях, которые помогут достичь целей, а не сосредоточиться на самом проекте.
-
Обязанности ИТ сосредоточены на части бизнеса, а не на нескольких.
-
Сочетание ИТ и бизнес-проектов рассматривается как вклад в достижение целей организации.
Большая приспособляемость к изменениям.
Постоянный обзор и тщательный мониторинг приводят к более высокой доходности.
Перспективы менеджмента в отношении управления портфелем проектов рассматриваются как «инициатива в направлении более высокой доходности». Следовательно, это не будет считаться вредным фактором для работы.
Выявление зависимостей легче идентифицировать. Это устранит некоторую неэффективность от возникновения.
Преимущество перед другими конкурентами (конкурентное преимущество).
Помогает сосредоточиться на стратегиях, которые помогут достичь целей, а не сосредоточиться на самом проекте.
Обязанности ИТ сосредоточены на части бизнеса, а не на нескольких.
Сочетание ИТ и бизнес-проектов рассматривается как вклад в достижение целей организации.
Инструменты управления портфелем проектов
Есть много инструментов, которые можно использовать для управления портфелем проектов. Ниже приведены основные функции этих инструментов:
-
Систематический метод оценки проектов.
-
Ресурсы должны быть запланированы.
-
Затраты и выгоды должны быть в курсе.
-
Проведение анализа затрат и выгод.
-
Отчеты о ходе работ время от времени.
-
Доступ к информации по мере необходимости.
-
Коммуникационный механизм, который будет проходить через необходимую информацию.
Систематический метод оценки проектов.
Ресурсы должны быть запланированы.
Затраты и выгоды должны быть в курсе.
Проведение анализа затрат и выгод.
Отчеты о ходе работ время от времени.
Доступ к информации по мере необходимости.
Коммуникационный механизм, который будет проходить через необходимую информацию.
Методы, используемые для измерения PPM
Существуют различные методы, которые время от времени используются для измерения или поддержки процесса PPM. Тем не менее, есть три типа методов, которые широко используются:
-
Эвристическая модель.
-
Техника подсчета очков.
-
Визуальные или картографические методы.
Эвристическая модель.
Техника подсчета очков.
Визуальные или картографические методы.
Использование таких методов должно быть сделано с учетом целей проекта и организации, навыков работы с ресурсами и инфраструктуры для управления проектом.
Почему руководители проектов должны сосредоточиться на PPM?
PPM имеет решающее значение для успеха проекта, а также для выявления каких-либо задержек, если это произойдет. Руководители проектов часто сталкиваются с трудной ситуацией, возникающей из-за отсутствия планирования, и иногда это может привести к отказу от проекта.
Менеджеры проектов несут главную ответственность за обеспечение достаточного количества ресурсов для проектов, которые предпринимает организация. Надлежащие ресурсы гарантируют, что проект будет завершен в установленные сроки и реализован без ущерба для качества.
Менеджеры проектов также могут пожелать работать над проектами, которым придают первостепенное значение и ценность для организации. Это позволит менеджерам проектов предоставлять и получать поддержку для качественных проектов, которые они предприняли. PPM гарантирует, что эти цели управления проектом будут выполнены.
Модель пяти вопросов
Модель из пяти вопросов управления портфелем проектов показывает, что менеджер проекта должен ответить на пять основных вопросов как до начала, так и во время выполнения проекта.
Ответы на эти вопросы будут определять успешность реализации проекта.
Заключение
Управление портфелем проектов направлено на снижение неэффективности, возникающей при реализации проекта, и устранение потенциальных рисков, которые могут возникнуть из-за недостатка информации или доступных систем.
Это помогает организации выровнять свою работу по проектам для удовлетворения проектов, максимально используя свои ресурсы.
Следовательно, все руководители проектов организации должны иметь представление об управлении портфелем проектов организации, чтобы способствовать достижению целей организации при выполнении соответствующих проектов.