Управление знаниями — это деятельность, осуществляемая предприятиями во всем мире. В процессе управления знаниями эти предприятия всесторонне собирают информацию, используя множество методов и инструментов.
Затем собранная информация организуется, хранится, передается и анализируется с использованием определенных методов.
Анализ такой информации будет основан на ресурсах, документах, людях и их навыках.
Правильно проанализированная информация будет храниться в виде «знаний» предприятия. Эти знания впоследствии используются для таких мероприятий, как принятие организационных решений и обучение новых сотрудников.
Было много подходов к управлению знаниями с первых дней. Большинство ранних подходов было ручное хранение и анализ информации. С внедрением компьютеров большинство организационных знаний и процессов управления были автоматизированы.
Поэтому хранение, поиск и обмен информацией стали удобными. В настоящее время большинство предприятий имеют собственную систему управления знаниями.
Структура определяет точки сбора знаний, методы сбора, используемые инструменты, инструменты и методы хранения данных и механизм анализа.
Процесс управления знаниями
Процесс управления знаниями универсален для любого предприятия. Иногда используемые ресурсы, такие как инструменты и методы, могут быть уникальными для организационной среды.
Процесс управления знаниями состоит из шести основных этапов, которым помогают различные инструменты и методы. Когда эти шаги выполняются последовательно, данные превращаются в знания.
Шаг 1: Сбор
Это самый важный шаг процесса управления знаниями. Если вы соберете неверные или нерелевантные данные, полученные знания могут оказаться не самыми точными. Поэтому решения, принимаемые на основе таких знаний, также могут быть неточными.
Есть много методов и инструментов, используемых для сбора данных. Прежде всего, сбор данных должен быть процедурой в процессе управления знаниями. Эти процедуры должны быть надлежащим образом задокументированы и соблюдаются людьми, вовлеченными в процесс сбора данных.
Процедура сбора данных определяет определенные точки сбора данных. Некоторые пункты могут быть кратким изложением определенных рутинных отчетов. Например, ежемесячный отчет о продажах и ежедневные отчеты о посещаемости могут быть двумя хорошими ресурсами для сбора данных.
С помощью точек сбора данных также определяются методы и инструменты извлечения данных. В качестве примера, отчет о продажах может представлять собой бумажный отчет, в котором оператору ввода данных необходимо вручную подавать данные в базу данных, тогда как отчет о ежедневном посещении может быть онлайн-отчетом, где он непосредственно хранится в базе данных.
В дополнение к точкам сбора данных и механизму извлечения на этом этапе также определяется хранение данных. Большинство организаций в настоящее время используют программное обеспечение базы данных для этой цели.
Шаг 2: Организация
Собранные данные должны быть организованы. Эта организация обычно происходит на основе определенных правил. Эти правила определяются организацией.
Например, все данные, относящиеся к продажам, можно хранить вместе, а все данные, относящиеся к персоналу, можно хранить в одной таблице базы данных. Этот тип организации помогает точно поддерживать данные в базе данных.
Если в базе данных много данных, такие методы, как «нормализация», можно использовать для организации и уменьшения дублирования.
Таким образом, данные логически упорядочены и связаны друг с другом для удобного поиска. Когда данные проходят этап 2, они становятся информацией.
Шаг 3: Подведение итогов
На этом этапе информация суммируется, чтобы понять ее суть. Подробная информация представлена в табличном или графическом формате и хранится соответствующим образом.
Подводя итог, можно использовать множество инструментов, таких как пакеты программ, диаграммы (парето, причинно-следственная связь) и различные методы.
Шаг 4: Анализ
На этом этапе информация анализируется с целью выявления взаимосвязей, избыточностей и закономерностей.
Для этой цели должен быть назначен эксперт или группа экспертов, поскольку жизненно важную роль играет опыт этого человека / команды. Обычно есть отчеты, созданные после анализа информации.
Шаг 5: Синтез
На этом этапе информация становится знанием. Результаты анализа (обычно отчеты) объединяются для получения различных концепций и артефактов.
Шаблон или поведение одного объекта может быть применено для объяснения другого, и в совокупности организация будет иметь набор элементов знаний, которые можно использовать во всей организации.
Эти знания затем сохраняются в базе знаний организации для дальнейшего использования.
Обычно база знаний — это программная реализация, доступ к которой можно получить из любого места через Интернет.
Вы также можете купить такое программное обеспечение базы знаний или бесплатно загрузить его с открытым исходным кодом.
Шаг 6: Принятие решения
На этом этапе знания используются для принятия решений. Например, при оценке конкретного типа проекта или задачи могут использоваться знания, относящиеся к предыдущим оценкам.
Это ускоряет процесс оценки и добавляет высокую точность. Таким образом, управление знаниями в организации повышает ценность и экономит деньги в долгосрочной перспективе.
Заключение
Управление знаниями является важной практикой для организаций предприятия. Организационные знания добавляют долгосрочные выгоды для организации с точки зрения финансов, культуры и людей.
Поэтому все зрелые организации должны предпринять необходимые шаги для управления знаниями, чтобы улучшить бизнес-операции и общие возможности организации.