Управление проектами является одним из важнейших процессов любого проекта. Это связано с тем, что управление проектами является основным процессом, который связывает все другие действия и процессы проекта вместе.
Когда дело доходит до управления проектами, их много. Тем не менее, эти многочисленные мероприятия по управлению проектами можно разделить на пять основных процессов.
Давайте подробно рассмотрим пять основных процессов управления проектами.
1 — Инициирование проекта
Инициирование проекта является отправной точкой любого проекта. В этом процессе происходят все действия, связанные с победой в проекте. Обычно основным видом деятельности на этом этапе является предпродажная подготовка.
В течение предпродажного периода поставщик услуг подтверждает право и возможность завершить проект для клиента и в конечном итоге выигрывает бизнес. Затем идет подробный сбор требований.
Во время сбора требований все требования клиента собираются и анализируются для реализации. В этой деятельности могут проводиться переговоры об изменении определенных требований или об устранении определенных требований в целом.
Обычно процесс инициирования проекта заканчивается подписанием требований.
2 — Планирование проекта
Планирование проекта является одним из основных процессов управления проектом. Если команда управления проектом неправильно выполнит этот шаг, это может привести к тяжелым негативным последствиям на следующих этапах проекта.
Поэтому команда управления проектом должна будет уделить детальное внимание этому процессу проекта.
В этом процессе план проекта составляется с учетом требований проекта, таких как объем требований, бюджет и сроки. Как только план проекта получен, тогда разрабатывается график проекта.
В зависимости от бюджета и графика, ресурсы затем распределяются на проект. Этот этап является наиболее важным этапом, когда речь идет о стоимости и усилиях проекта.
3 — Выполнение проекта
После того, как все документы сделаны, на этом этапе руководство проекта выполняет проект для достижения целей проекта.
Когда дело доходит до исполнения, каждый член команды выполняет свои собственные задания в течение указанного срока для каждого действия. Подробный график проекта будет использоваться для отслеживания хода проекта.
Во время выполнения проекта необходимо выполнить много отчетных действий. Высшее руководство компании потребует ежедневных или еженедельных обновлений статуса о ходе реализации проекта.
В дополнение к этому, клиент может также захотеть отслеживать прогресс проекта. Во время выполнения проекта необходимо отслеживать усилия и стоимость проекта, чтобы определить, продвигается ли проект в правильном направлении или нет.
В дополнение к отчетности во время выполнения проекта необходимо выполнить несколько доставок. Обычно проектные поставки не являются разовыми поставками, сделанными в конце проекта. Вместо этого поставки разбросаны по всему периоду выполнения проекта и осуществляются в согласованные сроки.
4 — Контроль и проверка
В течение жизненного цикла проекта деятельность проекта должна тщательно контролироваться и подтверждаться. Контроллинг может быть выполнен в основном путем соблюдения первоначальных протоколов, таких как план проекта, план тестирования обеспечения качества и план коммуникации для проекта.
Иногда могут быть случаи, которые не охватываются такими протоколами. В таких случаях руководитель проекта должен использовать адекватные и необходимые измерения, чтобы контролировать такие ситуации.
Валидация — это вспомогательное действие, которое выполняется с первого дня до последнего дня проекта. Каждое действие и доставка должны иметь свои собственные критерии проверки для подтверждения успешного результата или успешного завершения.
Когда речь заходит о поставках и требованиях к проекту, отдельная группа, называемая «командой обеспечения качества», будет помогать команде проекта в выполнении функций валидации и верификации.
5 — Распродажа и оценка
Как только все требования проекта будут выполнены, пришло время передать внедренную систему и закрыть проект. Если поставки проекта соответствуют критериям приемлемости, определенным клиентом, проект будет должным образом принят и оплачен заказчиком.
После завершения проекта, пришло время оценить весь проект. В ходе этой оценки будут выявлены ошибки, допущенные проектной группой, и будут предприняты необходимые шаги, чтобы избежать их в будущих проектах.
В процессе оценки проекта поставщик услуг может заметить, что он не получил ожидаемой прибыли для проекта и, возможно, превысил сроки, запланированные в начале.
В таких случаях проект не на 100% успешен для поставщика услуг. Таким образом, такие случаи должны быть тщательно изучены и должны предпринять необходимые действия, чтобы избежать в будущем.
Заключение
Управление проектом — ответственный процесс. Процесс управления проектом связывает все другие действия проекта вместе и создает гармонию в проекте.
Поэтому команда управления проектом должна иметь детальное понимание всех процессов управления проектом и инструментов, которые они могут использовать для каждого процесса управления проектом.