Учебники

Программное обеспечение для управления проектами

Поскольку управление проектом является одной из основных функций бизнес-организации, функция управления проектом должна поддерживаться программным обеспечением. До появления программного обеспечения управление проектом полностью осуществлялось с помощью документов. Это в конечном итоге привело к большому количеству бумажных документов и поиску информации, которая была не из приятных.

Как только программное обеспечение стало доступным по доступной цене для коммерческих организаций, компании-разработчики программного обеспечения начали разработку программного обеспечения для управления проектами. Это стало довольно популярным среди всех отраслей промышленности, и это программное обеспечение было быстро принято сообществом управления проектами.

Типы программного обеспечения для управления проектами

1 – Рабочий стол

Существует два типа программного обеспечения для управления проектами, доступных для руководителей проектов. Первая категория такого программного обеспечения – это программное обеспечение для настольных компьютеров. Microsoft Project является хорошим примером для этого типа. Вы можете управлять всем своим проектом с помощью MS Project, но вам нужно делиться электронными документами с другими, когда требуется сотрудничество.

Все обновления должны быть сделаны соответствующим документом соответствующими сторонами время от времени. Следовательно, такое программное обеспечение для управления проектами для настольных компьютеров имеет ограничения, когда оно должно обновляться и обслуживаться более чем одним человеком.

2 – Интернет

В качестве решения вышеуказанной проблемы было представлено программное обеспечение для управления проектами через Интернет. С этим типом пользователи могут получить доступ к веб-приложению и читать, писать или изменять действия, связанные с управлением проектом.

Это было хорошее решение для распределенных проектов по отделам и географическим регионам. Таким образом, все заинтересованные стороны проекта имеют доступ к деталям проекта в любой момент времени. Специально эта модель лучше всего подходит для виртуальных команд, работающих в интернете.

Характеристики программного обеспечения для управления проектами

Когда дело доходит до выбора программного обеспечения для управления проектами, есть много вещей, чтобы рассмотреть. Не все проекты могут использовать все функции, предлагаемые программным обеспечением для управления проектами.

Поэтому вы должны хорошо понимать требования вашего проекта, прежде чем пытаться выбрать один для вас. Ниже приведены наиболее важные аспекты программного обеспечения для управления проектами:

1 – Сотрудничество

Программное обеспечение для управления проектом должно облегчать совместную работу команды. Это означает, что соответствующие заинтересованные стороны проекта должны иметь возможность доступа и обновления проектных документов в любое время.

Следовательно, программное обеспечение для управления проектом должно иметь контроль доступа и управление аутентификацией для обеспечения больших уровней доступа к заинтересованным сторонам проекта.

2 – Планирование

Планирование является одной из основных функций, которые должны быть обеспечены программным обеспечением для управления проектами. Как правило, современное программное обеспечение для управления проектами позволяет рисовать диаграммы Ганта, когда речь идет о планировании деятельности.

В дополнение к этому, зависимости активности также могут быть добавлены к расписанию, поэтому такое программное обеспечение автоматически покажет вам критический путь проекта и последующие изменения критического пути.

Baselining также полезная функция, предлагаемая программным обеспечением для управления проектами. Обычно проект строится на основе, когда требования завершены.

Когда требования изменяются, а новые требования добавляются в проект позднее, команда управления проектом может автоматически сравнить новое расписание с базовым графиком, чтобы понять масштаб проекта и отклонения стоимости.

3 – Отслеживание проблем

В течение жизненного цикла проекта может быть много проблем, связанных с проектом, который требует постоянного отслеживания и мониторинга. Программные дефекты – один из хороших примеров для этого.

Следовательно, программное обеспечение для управления проектом должно иметь функции для отслеживания и мониторинга проблем, о которых сообщают различные заинтересованные стороны проекта.

4 – Управление портфелем проектов

Управление портфелем проектов является одним из ключевых аспектов, когда организация участвует более чем в одном проекте. Организация должна иметь возможность измерять и контролировать несколько проектов, чтобы организация знала, как проекты в целом развиваются.

Если вы небольшая компания с несколькими проектами, возможно, вам не нужна эта функция. В таком случае вам следует выбрать программное обеспечение для управления проектами без управления портфелем проектов, поскольку такие функции могут быть довольно дорогими для вас.

5 – Управление документами

В проекте используется много документов. Большая часть этих документов должна быть доступна заинтересованным сторонам проекта. Следовательно, программное обеспечение для управления проектом должно иметь средство управления документами с правильной системой контроля доступа.

В дополнение к этому, документы должны обновляться при каждом обновлении. Поэтому функция управления документами также должна поддерживать версионность документов.

6 – Управление ресурсами

Управление ресурсами проекта является одним из ключевых ожиданий от программного обеспечения для управления проектом. Это включает в себя как человеческие ресурсы и другие типы.

Программное обеспечение для управления проектом должно показывать использование каждого ресурса в течение всего жизненного цикла проекта.

Заключение

Современная практика управления проектами требует помощи программного обеспечения для управления проектами. Современная практика управления проектами сложна до такой степени, что она не может работать без использования программного обеспечения.

При выборе правильного программного обеспечения для управления проектами, вам необходимо оценить характеристики программного обеспечения и соответствовать вашим требованиям к управлению проектами.

Никогда не выбирайте тот, у которого больше возможностей, чем требуется, поскольку обычно программное обеспечение для управления проектами стоит дорого. Кроме того, наличие более необходимых функций может привести к путанице при использовании программного обеспечения на практике.