Импорт данных в Excel

Возможно, вам придется использовать данные из различных источников для анализа. В Excel вы можете импортировать данные из разных источников данных. Некоторые из источников данных следующие:

• База данных Microsoft Access
• Страница интернета
• Текстовый файл
• Таблица SQL Server
• SQL Server Analysis Cube
• XML-файл

Вы можете импортировать любое количество таблиц одновременно из базы данных.

Импорт данных из базы данных Microsoft Access

Мы научимся импортировать данные из базы данных MS Access. Следуйте инструкциям ниже

Шаг 1 — Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 — Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 — Нажмите « Доступ» в группе «Получить внешние данные». Откроется диалоговое окно « Выбор источника данных ».

Шаг 4 — Выберите файл базы данных Access, который вы хотите импортировать. Файлы базы данных Access будут иметь расширение .accdb.

Откроется диалоговое окно «Выбор таблицы», в котором отображаются таблицы, найденные в базе данных Access. Вы можете импортировать все таблицы в базе данных одновременно или импортировать только выбранные таблицы на основе ваших потребностей анализа данных.

Шаг 5 — Установите флажок Включить выбор нескольких таблиц и выберите все таблицы.

Шаг 6 — Нажмите ОК. Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Как вы заметили, у вас есть следующие опции для просмотра данных, которые вы импортируете в свою рабочую книгу:

• Таблица
• Отчет сводной таблицы
• PivotChart
• Power View Report

У вас также есть возможность — только создать соединение . Далее отчет по сводной таблице выбран по умолчанию.

Excel также дает вам возможность поместить данные в вашу книгу —

• Существующий лист
• Новый лист

Вы найдете еще один флажок, который установлен и отключен. Добавьте эти данные в модель данных . Каждый раз, когда вы импортируете таблицы данных в свою книгу, они автоматически добавляются в модель данных в вашей книге. Вы узнаете больше о модели данных в следующих главах.

Вы можете попробовать каждый из вариантов, чтобы просмотреть импортируемые данные и проверить, как эти данные отображаются в вашей рабочей книге.

• Если вы выберете « Таблица» , опция «Существующая рабочая таблица» будет отключена, будет выбрана опция « Новая рабочая таблица», и Excel создаст столько таблиц, сколько будет импортировано таблиц из базы данных. Таблицы Excel отображаются в этих таблицах.

• Если вы выберете Отчет сводной таблицы , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую сводную таблицу для анализа данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную таблицу на существующем листе или новом листе.

  Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной таблицы вместе с полями в каждой таблице.

• Если вы выберете PivotChart , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую PivotChart для отображения данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную диаграмму на существующем или новом листе.

  Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей PivotChart вместе с полями в каждой таблице.

• Если вы выберите Power View Report , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст Power View Report в новой рабочей таблице. В последующих главах вы узнаете, как использовать отчеты Power View для анализа данных.

  Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей Power View Report вместе с полями в каждой таблице.

• Если вы выберете опцию — Только создать соединение , между базой данных и вашей книгой будет установлено соединение для передачи данных. Таблицы или отчеты не отображаются в книге. Однако импортированные таблицы по умолчанию добавляются в модель данных в вашей книге.

  Вам необходимо выбрать любой из этих параметров в зависимости от вашего намерения импортировать данные для анализа данных. Как вы заметили выше, независимо от выбранной вами опции, данные импортируются и добавляются в модель данных в вашей рабочей книге.

Если вы выберете « Таблица» , опция «Существующая рабочая таблица» будет отключена, будет выбрана опция « Новая рабочая таблица», и Excel создаст столько таблиц, сколько будет импортировано таблиц из базы данных. Таблицы Excel отображаются в этих таблицах.

Если вы выберете Отчет сводной таблицы , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую сводную таблицу для анализа данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную таблицу на существующем листе или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной таблицы вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете PivotChart , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую PivotChart для отображения данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную диаграмму на существующем или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей PivotChart вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберите Power View Report , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст Power View Report в новой рабочей таблице. В последующих главах вы узнаете, как использовать отчеты Power View для анализа данных.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей Power View Report вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете опцию — Только создать соединение , между базой данных и вашей книгой будет установлено соединение для передачи данных. Таблицы или отчеты не отображаются в книге. Однако импортированные таблицы по умолчанию добавляются в модель данных в вашей книге.

Вам необходимо выбрать любой из этих параметров в зависимости от вашего намерения импортировать данные для анализа данных. Как вы заметили выше, независимо от выбранной вами опции, данные импортируются и добавляются в модель данных в вашей рабочей книге.

Импорт данных с веб-страницы

Иногда вам может понадобиться использовать данные, которые обновляются на веб-сайте. Вы можете импортировать данные из таблицы на веб-сайте в Excel.

Шаг 1 — Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 — Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 — Нажмите « Из Интернета» в группе « Получить внешние данные ». Откроется диалоговое окно « Новый веб-запрос ».

Шаг 4 — Введите URL-адрес веб-сайта, с которого вы хотите импортировать данные, в поле рядом с адресом и нажмите «Перейти».

Шаг 5 — Данные на сайте появляются. Рядом с данными таблицы будут отображаться желтые значки со стрелками, которые можно импортировать.

Шаг 6 — Нажмите желтые значки, чтобы выбрать данные, которые вы хотите импортировать. Это превращает желтые значки в зеленые поля с галочкой, как показано на следующем снимке экрана.

Шаг 7 — Нажмите кнопку «Импорт» после того, как вы выбрали то, что вы хотите.

Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Шаг 8 — Укажите, куда вы хотите поместить данные и нажмите Ok.

Шаг 9 — Организовать данные для дальнейшего анализа и / или представления.

Копировать-вставить данные из Интернета

Другой способ получения данных с веб-страницы — копирование и вставка необходимых данных.

Шаг 1 — Вставьте новый лист.

Шаг 2 — Скопируйте данные с веб-страницы и вставьте их на лист.

Шаг 3 — Создайте таблицу с вставленными данными.

Импорт данных из текстового файла

Если у вас есть данные в файлах .txt или .csv или .prn , вы можете импортировать данные из этих файлов, рассматривая их как текстовые файлы. Следуйте инструкциям ниже

Шаг 1 — Откройте новый лист в Excel.

Шаг 2 — Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 — Нажмите « Из текста» в группе «Получить внешние данные». Откроется диалоговое окно « Импорт текстового файла ».

Вы можете видеть, что текстовые файлы с расширениями .prn, .txt и .csv принимаются.

Шаг 4 — Выберите файл. Имя выбранного файла появится в поле Имя файла. Кнопка «Открыть» изменится на кнопку «Импорт».

Шаг 5 — Нажмите кнопку «Импорт». Мастер импорта текста — появляется диалоговое окно « Шаг 1 из 3 ».

Шаг 6 — Выберите опцию «С разделителями», чтобы выбрать тип файла, и нажмите «Далее».

Откроется мастер импорта текста — шаг 2 из 3 .

Шаг 7 — В разделе «Разделители» выберите « Другое» .

Шаг 8 — В поле рядом с Другой введите | (Это разделитель в текстовом файле, который вы импортируете).

Шаг 9 — Нажмите Далее.

Откроется мастер импорта текста — шаг 3 из 3 .

Шаг 10 — В этом диалоговом окне вы можете установить формат данных столбца для каждого из столбцов.

Шаг 11. После завершения форматирования данных столбцов нажмите кнопку «Готово». Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Вы увидите следующее —

• Таблица выбрана для просмотра и отображается серым цветом. Таблица — единственный вариант просмотра, который у вас есть в этом случае.

• Вы можете поместить данные либо в существующий рабочий лист, либо в новый рабочий лист.

• Вы можете установить или не устанавливать флажок Добавить эти данные в модель данных.

• Нажмите OK после того, как вы сделали выбор.

Таблица выбрана для просмотра и отображается серым цветом. Таблица — единственный вариант просмотра, который у вас есть в этом случае.

Вы можете поместить данные либо в существующий рабочий лист, либо в новый рабочий лист.

Вы можете установить или не устанавливать флажок Добавить эти данные в модель данных.

Нажмите OK после того, как вы сделали выбор.

Данные появятся на указанном вами листе. Вы импортировали данные из текстового файла в книгу Excel.

Импорт данных из другой книги

Возможно, вам придется использовать данные из другой книги Excel для анализа данных, но кто-то другой может поддерживать другую книгу.

Чтобы получать последние данные из другой книги, установите соединение данных с этой книгой.

Шаг 1 — Нажмите DATA> Соединения в группе Соединения на ленте.

Откроется диалоговое окно « Подключения к книге».

Шаг 2. Нажмите кнопку «Добавить» в диалоговом окне «Подключения к книге». Откроется диалоговое окно « Существующие подключения ».

Шаг 3 — Нажмите кнопку Обзор для более … Откроется диалоговое окно « Выбор источника данных ».

Шаг 4 — Нажмите кнопку « Новый источник» . Откроется диалоговое окно мастера подключения к данным .

Шаг 5 — Выберите Other / Advanced в списке источников данных и нажмите Next. Откроется диалоговое окно «Свойства ссылки на данные».

Шаг 6 — Установите свойства канала передачи данных следующим образом —

• Перейдите на вкладку « Соединение ».

• Нажмите Использовать имя источника данных.

• Нажмите стрелку вниз и выберите « Файлы Excel» в раскрывающемся списке.

• Нажмите ОК.

Перейдите на вкладку « Соединение ».

Нажмите Использовать имя источника данных.

Нажмите стрелку вниз и выберите « Файлы Excel» в раскрывающемся списке.

Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно « Выбрать рабочую книгу ».

Шаг 7 — Найдите место, где у вас есть рабочая книга для импорта. Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно « Мастер подключения к данным » с выбором базы данных и таблицы.

Примечание. В этом случае Excel обрабатывает каждый рабочий лист, который импортируется, как таблицу. Имя таблицы будет именем рабочего листа. Таким образом, чтобы иметь значимые имена таблиц, назовите / переименуйте рабочие листы в зависимости от ситуации.

Шаг 8 — Нажмите Далее. Откроется диалоговое окно мастера подключения к данным с сохранением файла подключения к данным и завершением.

Шаг 9 — Нажмите кнопку Готово. Откроется диалоговое окно « Выбор таблицы ».

Как вы заметили, Name — это имя листа, которое импортируется как тип TABLE. Нажмите ОК.

Соединение данных с выбранной вами рабочей книгой будет установлено.

Импорт данных из других источников

Excel предоставляет вам возможность выбора различных других источников данных. Вы можете импортировать данные из них в несколько шагов.

Шаг 1 — Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 — Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 — Нажмите Из других источников в группе Получить внешние данные.

Появляется выпадающий список с различными источниками данных.

Вы можете импортировать данные из любого из этих источников данных в Excel.

Импорт данных с использованием существующего соединения

В предыдущем разделе вы установили соединение для передачи данных с книгой.

Теперь вы можете импортировать данные, используя это существующее соединение.

Шаг 1 — Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 2 — Нажмите Существующие соединения в группе Получить внешние данные. Откроется диалоговое окно «Существующие подключения».

Шаг 3 — Выберите соединение, из которого вы хотите импортировать данные, и нажмите «Открыть».

Переименование соединений данных

Будет полезно, если у подключений к данным, которые есть в вашей книге, есть понятные имена для простоты понимания и определения местоположения.

Шаг 1 — Перейдите в DATA> Соединения на ленте. Откроется диалоговое окно « Подключения к книге».

Шаг 2 — Выберите соединение, которое вы хотите переименовать, и нажмите Свойства.

Откроется диалоговое окно « Свойства соединения ». Текущее имя появится в поле Имя соединения —

Шаг 3 — Измените имя соединения и нажмите ОК. Передача данных будет иметь новое имя, которое вы дали.

Обновление подключения к внешним данным

Когда вы подключаете свою книгу Excel к внешнему источнику данных, как вы видели в предыдущих разделах, вы хотели бы регулярно обновлять данные в своей книге, отражая изменения, вносимые во внешний источник данных время от времени.

Вы можете сделать это, обновив соединения данных, которые вы сделали с этими источниками данных. Всякий раз, когда вы обновляете соединение данных, вы видите самые последние изменения данных из этого источника данных, включая все, что является новым, или которое было изменено, или которое было удалено.

Вы можете обновить только выбранные данные или все подключения данных в книге одновременно.

Шаг 1 — Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 2 — Нажмите « Обновить все» в группе «Подключения».

Как вы заметили, в выпадающем списке есть две команды — Обновить и Обновить все.

• Если вы нажмете Обновить , выбранные данные в вашей рабочей книге будут обновлены.

• Если вы нажмете Обновить все , все подключения к данным в вашей книге будут обновлены.

Если вы нажмете Обновить , выбранные данные в вашей рабочей книге будут обновлены.

Если вы нажмете Обновить все , все подключения к данным в вашей книге будут обновлены.

Обновление всех соединений данных в рабочей книге

У вас может быть несколько подключений к вашей книге. Вам необходимо время от времени обновлять их, чтобы ваша рабочая книга имела доступ к самым последним данным.

Шаг 1 — Нажмите любую ячейку в таблице, которая содержит ссылку на импортированный файл данных.

Шаг 2 — Перейдите на вкладку «Данные» на ленте.

Шаг 3 — Нажмите «Обновить все» в группе «Подключения».

Шаг 4 — Выберите Обновить все из выпадающего списка. Все подключения к данным в рабочей книге будут обновлены.

Автоматически обновлять данные при открытии рабочей книги

Возможно, вы захотите иметь доступ к последним данным из подключений к вашей книге при каждом открытии вашей книги.

Шаг 1 — Нажмите любую ячейку в таблице, которая содержит ссылку на импортированный файл данных.

Шаг 2 — Перейдите на вкладку «Данные».

Шаг 3 — Нажмите «Подключения» в группе «Подключения».

Откроется диалоговое окно «Подключения к книге».

Шаг 4 — Нажмите кнопку Свойства. Откроется диалоговое окно «Свойства соединения».

Шаг 5 — Перейдите на вкладку «Использование».

Шаг 6 — Отметьте опцию — Обновить данные при открытии файла.

У вас есть и другой вариант — удалить данные из диапазона внешних данных перед сохранением книги . Вы можете использовать эту опцию, чтобы сохранить книгу с определением запроса, но без внешних данных.

Шаг 7 — Нажмите ОК. Всякий раз, когда вы открываете свою рабочую книгу, в вашу рабочую книгу загружаются самые свежие данные.

Автоматически обновлять данные через регулярные интервалы

Возможно, вы используете свою рабочую книгу, чтобы держать ее открытой в течение более длительного времени. В таком случае вы можете периодически обновлять данные без какого-либо вмешательства с вашей стороны.

Шаг 1 — Нажмите любую ячейку в таблице, которая содержит ссылку на импортированный файл данных.

Шаг 2 — Перейдите на вкладку «Данные» на ленте.

Шаг 3 — Нажмите «Подключения» в группе «Подключения».

Откроется диалоговое окно «Подключения к книге».

Шаг 4 — Нажмите кнопку Свойства.

Откроется диалоговое окно «Свойства соединения». Установите свойства следующим образом —

• Перейдите на вкладку « Использование ».

• Установите флажок Обновить каждый .

• Введите 60 в качестве количества минут между каждой операцией обновления и нажмите Ok.

Перейдите на вкладку « Использование ».

Установите флажок Обновить каждый .

Введите 60 в качестве количества минут между каждой операцией обновления и нажмите Ok.

Ваши данные будут автоматически обновляться каждые 60 минут. (т.е. каждый час).

Включение фонового обновления

Для очень больших наборов данных рекомендуется запустить фоновое обновление. Это возвращает управление Excel вместо того, чтобы заставлять вас ждать несколько минут или более, пока обновление не закончится. Вы можете использовать эту опцию, когда вы выполняете запрос в фоновом режиме. Однако в течение этого времени нельзя выполнить запрос для любого типа соединения, который извлекает данные для модели данных.

• Щелкните в любой ячейке таблицы, содержащей ссылку на импортированный файл данных.

• Перейдите на вкладку «Данные».

• Нажмите Подключения в группе Подключения. Откроется диалоговое окно «Подключения к книге».

Щелкните в любой ячейке таблицы, содержащей ссылку на импортированный файл данных.

Перейдите на вкладку «Данные».

Нажмите Подключения в группе Подключения. Откроется диалоговое окно «Подключения к книге».

Нажмите кнопку Свойства.

Откроется диалоговое окно «Свойства соединения». Перейдите на вкладку «Использование». Появятся параметры управления обновлением.