Анализ данных Excel — Таблицы

Таблица — это прямоугольный диапазон структурированных данных. Ключевые особенности —

• Каждая строка в таблице соответствует отдельной записи данных. Пример — информация о сотруднике.

• Каждый столбец содержит определенный фрагмент информации. Пример. Столбцы могут содержать такие данные, как имя, номер сотрудника, дата найма, оклад, отдел и т. Д.

• Верхняя строка описывает информацию, содержащуюся в каждом столбце и называется строкой заголовка.

• Каждая запись в верхней строке называется заголовком столбца.

Каждая строка в таблице соответствует отдельной записи данных. Пример — информация о сотруднике.

Каждый столбец содержит определенный фрагмент информации. Пример. Столбцы могут содержать такие данные, как имя, номер сотрудника, дата найма, оклад, отдел и т. Д.

Верхняя строка описывает информацию, содержащуюся в каждом столбце и называется строкой заголовка.

Каждая запись в верхней строке называется заголовком столбца.

Вы можете создавать и использовать таблицу Excel для удобного управления и анализа данных. Кроме того, с помощью таблиц Excel вы получаете встроенные функции фильтрации, сортировки и затенения строк, которые облегчают ваши действия по составлению отчетов.

Кроме того, Excel реагирует на действия, выполняемые на столе, интеллектуально. Например, у вас есть формула в столбце или вы создали диаграмму на основе данных в таблице. Когда вы добавляете больше данных в таблицу (т. Е. Больше строк), Excel расширяет формулу для новых данных, и диаграмма расширяется автоматически.

Разница между таблицами и диапазонами

Ниже приведены различия между таблицей и диапазоном.

• Таблица — это более структурированный способ работы с данными, чем диапазон.
• Вы можете конвертировать диапазон в таблицу, и Excel автоматически предоставляет —
  • Имя таблицы
  • Имена заголовков столбцов
  • Форматирование данных (цвет ячейки и цвет шрифта) для лучшей визуализации

Таблицы предоставляют дополнительные функции, которые недоступны для диапазонов. Это —

• Excel предоставляет на ленте табличные инструменты от свойств до стилей.

• Excel автоматически предоставляет кнопку «Фильтр» в заголовке каждого столбца, чтобы отсортировать данные или отфильтровать таблицу так, чтобы отображались только те строки, которые соответствуют заданным критериям.

• Если у вас есть несколько строк в таблице, и вы прокручиваете лист вниз, чтобы строка заголовка исчезла, буквы столбца на рабочем листе заменяются заголовками таблицы.

• Когда вы помещаете формулу в любую ячейку в столбце таблицы, она распространяется на все ячейки в этом столбце.

• Вы можете использовать имена таблиц и заголовков столбцов в формулах, не используя ссылки на ячейки или создавая имена диапазонов.

• Вы можете расширить размер таблицы, добавив больше строк или столбцов, щелкнув и перетащив небольшой треугольный элемент управления в нижнем правом углу нижней правой ячейки.

• Вы можете создавать и использовать слайсеры для таблицы для фильтрации данных.

Excel предоставляет на ленте табличные инструменты от свойств до стилей.

Excel автоматически предоставляет кнопку «Фильтр» в заголовке каждого столбца, чтобы отсортировать данные или отфильтровать таблицу так, чтобы отображались только те строки, которые соответствуют заданным критериям.

Если у вас есть несколько строк в таблице, и вы прокручиваете лист вниз, чтобы строка заголовка исчезла, буквы столбца на рабочем листе заменяются заголовками таблицы.

Когда вы помещаете формулу в любую ячейку в столбце таблицы, она распространяется на все ячейки в этом столбце.

Вы можете использовать имена таблиц и заголовков столбцов в формулах, не используя ссылки на ячейки или создавая имена диапазонов.

Вы можете расширить размер таблицы, добавив больше строк или столбцов, щелкнув и перетащив небольшой треугольный элемент управления в нижнем правом углу нижней правой ячейки.

Вы можете создавать и использовать слайсеры для таблицы для фильтрации данных.

Вы узнаете обо всех этих функциях в этой главе.

Создать таблицу

Чтобы создать таблицу из данных, имеющихся у вас на листе, выполните следующие шаги:

Шаг 1 — Выберите диапазон ячеек, которые вы хотите включить в таблицу. Ячейки могут содержать данные или могут быть пустыми. Следующий диапазон содержит 290 строк данных о сотрудниках. Верхний ряд данных имеет заголовки.

Шаг 2. На вкладке « Вставка » в группе «Таблицы» нажмите «Таблицы». Откроется диалоговое окно « Создать таблицу ». Проверьте, выбран ли диапазон данных в разделе Где находятся данные для вашей таблицы? Коробка правильная.

Шаг 3 — Установите флажок Моя таблица имеет заголовки, если верхняя строка выбранного диапазона содержит данные, которые вы хотите использовать в качестве заголовков таблицы.

Примечание. Если этот флажок не установлен, в вашей таблице будут заголовки — Column1, Column2,…

Шаг 4 — Нажмите ОК.

Диапазон преобразуется в таблицу со стилем по умолчанию.

Шаг 5 — Вы также можете преобразовать диапазон в таблицу, щелкнув в любом месте диапазона и нажав Ctrl + T. Появится диалоговое окно « Создать таблицу », после чего вы сможете повторить шаги, описанные выше.

Имя таблицы

Excel присваивает имя каждой создаваемой таблице.

Шаг 1 — Чтобы посмотреть на название таблицы, которую вы только что создали, нажмите «Таблица», нажмите « Инструменты таблицы» — вкладка « Дизайн » на ленте.

Шаг 2 — В группе « Свойства » в поле « Имя таблицы» будет отображаться ваше имя таблицы.

Шаг 3 — Вы можете отредактировать это Имя таблицы, чтобы сделать его более значимым для ваших данных.

Шаг 4 — Щелкните поле «Имя таблицы». Очистите Имя и введите Emp_Data.

Примечание . Синтаксические правила имен диапазонов применимы к именам таблиц.

Управление именами в таблице

Вы можете управлять именами таблиц так же, как вы управляете именами диапазонов с помощью диспетчера имен.

• Нажмите на таблицу.

• Нажмите « Диспетчер имен» в группе « Определенные имена » на вкладке « Формулы ».

Нажмите на таблицу.

Нажмите « Диспетчер имен» в группе « Определенные имена » на вкладке « Формулы ».

Откроется диалоговое окно « Диспетчер имен », и вы сможете найти имена таблиц в своей книге.

Вы можете изменить имя таблицы или добавить комментарий с помощью опции « Новый» в диалоговом окне « Диспетчер имен ». Однако вы не можете изменить диапазон в Refers на .

Вы можете создавать имена с заголовками столбцов, чтобы использовать их в формулах, диаграммах и т. Д.

• Щелкните по EmployeeID заголовка столбца в таблице.

• Нажмите Диспетчер имен.

• Нажмите New в диалоговом окне Name Manager.

Щелкните по EmployeeID заголовка столбца в таблице.

Нажмите Диспетчер имен.

Нажмите New в диалоговом окне Name Manager.

Откроется диалоговое окно « Новое имя ».

В поле Имя вы можете найти заголовок столбца, а в поле Ссылка на — Emp_Data [[# Headers], [EmployeeID]] .

Как вы заметили, это быстрый способ определения имен в таблице.

Заголовки таблиц заменяют буквы столбцов

Когда вы работаете с большим количеством строк данных в таблице, вам, возможно, придется прокрутить вниз, чтобы просмотреть данные в этих строках.

Однако при этом также требуется, чтобы заголовки таблицы указывали, какое значение принадлежит какому столбцу. Excel автоматически обеспечивает плавный способ сделать это. Когда вы прокручиваете свои данные вниз, буквы столбцов рабочего листа сами преобразуются в заголовки таблиц.

На приведенном ниже листе буквы столбцов отображаются в том виде, в каком они есть, а заголовки таблиц находятся в строке 2. Видна 21 строка из 290 строк данных.

Прокрутите вниз, чтобы увидеть строки таблицы 25 — 35. Заголовки таблицы заменят буквы столбцов для столбцов таблицы. Остальные буквы столбца остаются без изменений.

Распространение формулы в таблице

Предположим, что в приведенной ниже таблице вы хотите указать возраст каждого сотрудника.

Шаг 1 — Вставьте столбец справа от столбца Дата рождения. Введите Age в заголовке столбца.

Шаг 2 — В любой из ячеек в этом пустом столбце введите формулу = DAYS ([@BirthDate], TODAY ()) и нажмите Enter.

Формула автоматически распространяется на другие ячейки в этом столбце таблицы.

Изменить размер таблицы

Вы можете изменить размер таблицы, чтобы добавить или удалить строки / столбцы.

Рассмотрим следующую таблицу Student_Marks, которая содержит итоговые оценки для партий 1 — 15.

Предположим, вы хотите добавить еще три пакета 16 — 18 и столбец, содержащий процент прохождения.

• Нажмите на стол.

• Перетащите элемент управления синего цвета в нижнем правом углу вниз, чтобы включить в таблицу еще три строки.

Нажмите на стол.

Перетащите элемент управления синего цвета в нижнем правом углу вниз, чтобы включить в таблицу еще три строки.

• Снова перетащите синий элемент управления в нижнем правом углу, чтобы включить еще один столбец в таблицу.

Снова перетащите синий элемент управления в нижнем правом углу, чтобы включить еще один столбец в таблицу.

Ваша таблица выглядит следующим образом. Вы также можете проверить диапазон, включенный в таблицу в диалоговом окне Диспетчер имен —

Удалить дубликаты

Когда вы собираете данные из разных источников, вы, вероятно, можете иметь повторяющиеся значения. Вам нужно удалить повторяющиеся значения, прежде чем идти дальше с анализом.

Посмотрите на следующие данные, где у вас есть информация о различных продуктах различных брендов. Предположим, вы хотите удалить дубликаты из этих данных.

• Нажмите на стол.

• На вкладке ДИЗАЙН нажмите « Удалить дубликаты» в группе «Инструменты» на ленте. Откроется диалоговое окно « Удалить дубликаты ».

Нажмите на стол.

На вкладке ДИЗАЙН нажмите « Удалить дубликаты» в группе «Инструменты» на ленте. Откроется диалоговое окно « Удалить дубликаты ».

Заголовки столбцов отображаются под столбцами в диалоговом окне «Удалить дубликаты».

• Проверьте заголовки столбцов в зависимости от того, из какого столбца вы хотите удалить дубликаты, и нажмите OK.

Проверьте заголовки столбцов в зависимости от того, из какого столбца вы хотите удалить дубликаты, и нажмите OK.

Вы получите сообщение о том, сколько строк с повторяющимися значениями удалено и сколько уникальных значений осталось. Очищенные данные будут отображены в таблице.

Вы также можете удалить дубликаты с помощью команды « Удалить дубликаты» в группе « Инструменты данных » на вкладке «ДАННЫЕ» на ленте.

Преобразовать в диапазон

Вы можете преобразовать таблицу в диапазон .

• Нажмите на стол.

• Нажмите « Преобразовать в диапазон» в группе « Инструменты » на вкладке «Дизайн» на ленте.

Нажмите на стол.

Нажмите « Преобразовать в диапазон» в группе « Инструменты » на вкладке «Дизайн» на ленте.

Вы получите сообщение с вопросом, хотите ли вы преобразовать таблицу в Range. После того как вы подтвердите нажатием Да , таблица будет преобразована в Диапазон.

Параметры стиля таблицы

У вас есть несколько вариантов таблиц стилей на выбор. Эти параметры можно использовать, если вам нужно выделить строку / столбец.

Вы можете установить или снять эти флажки, чтобы увидеть, как выглядит ваша таблица. Наконец, вы можете решить, какие варианты подходят вашим данным.

Рекомендуется использовать параметры стиля таблицы только для того, чтобы проецировать важную информацию в ваши данные, а не делать ее разноцветной, что не требуется при анализе данных.

Таблицы стилей

У вас есть несколько стилей таблицы на выбор. Эти стили можно использовать в зависимости от того, какого цвета и рисунка вы хотите отобразить ваши данные в таблице.

Наведите указатель мыши на эти стили, чтобы просмотреть таблицу со стилями. Наконец, вы можете решить, какой стиль подходит вашим данным.

Рекомендуется использовать таблицы стилей только для представления важной информации в ваших данных презентабельным способом, а не делать ее разноцветной, что не требуется при анализе данных.

Слайсеры для столов

Если вы используете Excel 2013 или Excel 2016, вы можете использовать срезы для фильтрации данных в вашей таблице.

Подробнее о том, как использовать слайсеры для таблиц, см. Главу « Фильтрация» в этом руководстве.