Анализ данных Excel — сортировка

Сортировка данных является неотъемлемой частью анализа данных. Вы можете упорядочить список имен в алфавитном порядке, составить список показателей продаж по возрастанию или убыванию или упорядочить строки по цветам или значкам. Сортировка данных помогает вам быстрее визуализировать и лучше понимать ваши данные, упорядочивать и находить нужные вам данные и в конечном итоге принимать более эффективные решения.

Вы можете сортировать по столбцам или по строкам. Большинство видов, которые вы используете, будут столбцами.

Вы можете сортировать данные в один или несколько столбцов по

• текст (от А до Я или от Я до А)
• числа (от меньшего к большему или от наибольшего к наименьшему)
• даты и время (от старейшего до новейшего и новейшего до старейшего)
• пользовательский список (например, большой, средний и маленький)
• формат, включая цвет ячейки, цвет шрифта или набор иконок

Критерии сортировки для таблицы сохраняются вместе с рабочей книгой, так что вы можете повторно применять сортировку к этой таблице каждый раз, когда открываете рабочую книгу. Критерии сортировки не сохраняются для диапазона ячеек. Для многоколоночных сортировок или сортировок, создание которых занимает много времени, вы можете преобразовать диапазон в таблицу. Затем вы можете повторно применить сортировку при открытии книги.

Во всех примерах в следующих разделах вы найдете только таблицы, так как сортировку таблицы более целесообразно.

Сортировать по тексту

Вы можете отсортировать таблицу, используя столбец, содержащий текст.

В следующей таблице приведена информация о сотрудниках в организации (вы можете видеть только первые несколько строк в данных).

• Чтобы отсортировать таблицу по заголовку столбца, содержащему текст, щелкните заголовок столбца — Заголовок .

• Перейдите на вкладку « Данные ».

• В группе « Сортировка и фильтр » нажмите « Сортировать от А до Я».

Чтобы отсортировать таблицу по заголовку столбца, содержащему текст, щелкните заголовок столбца — Заголовок .

Перейдите на вкладку « Данные ».

В группе « Сортировка и фильтр » нажмите « Сортировать от А до Я».

Таблица будет отсортирована по столбцу — Заголовок в возрастающем алфавитно-цифровом порядке.

Примечание. Вы можете отсортировать по алфавиту в порядке убывания, щелкнув Сортировка от Z до A. Вы также можете сортировать с учетом регистра. Пройдите раздел « Сортировка по пользовательскому списку », приведенному ниже.

Сортировать по номерам

Чтобы отсортировать таблицу по столбцу ManagerID, который содержит числа, выполните следующие действия:

• Нажмите на заголовок столбца — ManagerID.

• Перейдите на вкладку « Данные ».

• В группе « Сортировка и фильтр » нажмите « Сортировать от А до Я».

Нажмите на заголовок столбца — ManagerID.

Перейдите на вкладку « Данные ».

В группе « Сортировка и фильтр » нажмите « Сортировать от А до Я».

Столбец ManagerID будет отсортирован в порядке возрастания номеров. Вы можете отсортировать в порядке убывания чисел, нажав Сортировка Z по A.

Сортировать по Дате или Времени

Чтобы отсортировать таблицу по столбцу HireDate, содержащему даты, выполните следующие действия:

• Нажмите на заголовок столбца — HireDate.

• Нажмите вкладку « Данные ».

• В группе « Сортировка и фильтрация » нажмите « Сортировать от А до Я», как показано на снимке экрана ниже.

Нажмите на заголовок столбца — HireDate.

Нажмите вкладку « Данные ».

В группе « Сортировка и фильтрация » нажмите « Сортировать от А до Я», как показано на снимке экрана ниже.

Столбец — HireDate будет отсортирован с датами, отсортированными от самой старой к самой новой. Вы можете отсортировать даты от самых новых до самых старых, нажав Сортировать от Z до A.

Сортировать по цвету ячейки

Чтобы отсортировать таблицу по итоговым отметкам столбца, содержащим ячейки с цветами (условно отформатированные) —

• Нажмите на заголовок столбца — Всего оценок.

• Нажмите вкладку « Данные ».

• В группе Сортировка и фильтр нажмите Сортировка . Откроется диалоговое окно «Сортировка».

Нажмите на заголовок столбца — Всего оценок.

Нажмите вкладку « Данные ».

В группе Сортировка и фильтр нажмите Сортировка . Откроется диалоговое окно «Сортировка».

• Выберите « Сортировать по общему количеству знаков», « Сортировать по цвету ячейки» и укажите зеленый цвет в порядке . Нажмите Добавить уровень.

• Выберите « Сортировать по общему количеству знаков», « Сортировать по цвету ячейки» и укажите желтый цвет в порядке . Нажмите Добавить уровень.

• Выберите « Сортировать по общему количеству знаков», « Сортировать по цвету ячейки» и укажите красный цвет в порядке .

Выберите « Сортировать по общему количеству знаков», « Сортировать по цвету ячейки» и укажите зеленый цвет в порядке . Нажмите Добавить уровень.

Выберите « Сортировать по общему количеству знаков», « Сортировать по цвету ячейки» и укажите желтый цвет в порядке . Нажмите Добавить уровень.

Выберите « Сортировать по общему количеству знаков», « Сортировать по цвету ячейки» и укажите красный цвет в порядке .

Столбец — Всего оценок будет отсортирован по цвету ячейки, как указано в Заказе.

Сортировать по цвету шрифта

Чтобы отсортировать столбец Total Marks в таблице, содержащий ячейки с цветами шрифта (условно отформатированные) —

• Нажмите на заголовок столбца — Всего оценок.

• Нажмите вкладку « Данные ».

• В группе Сортировка и фильтр нажмите Сортировка . Откроется диалоговое окно «Сортировка».

• Выберите « Сортировать по сумме меток», « Сортировать по цвету шрифта» и укажите зеленый цвет в порядке. Нажмите Добавить уровень.

• Выберите « Сортировать по сумме меток», « Сортировать по цвету шрифта» и укажите желтый цвет в порядке . Нажмите Добавить уровень.

• Выберите « Сортировать по сумме меток», « Сортировать по цвету шрифта» и укажите красный цвет в порядке .

Нажмите на заголовок столбца — Всего оценок.

Нажмите вкладку « Данные ».

В группе Сортировка и фильтр нажмите Сортировка . Откроется диалоговое окно «Сортировка».

Выберите « Сортировать по сумме меток», « Сортировать по цвету шрифта» и укажите зеленый цвет в порядке. Нажмите Добавить уровень.

Выберите « Сортировать по сумме меток», « Сортировать по цвету шрифта» и укажите желтый цвет в порядке . Нажмите Добавить уровень.

Выберите « Сортировать по сумме меток», « Сортировать по цвету шрифта» и укажите красный цвет в порядке .

Столбец — Всего баллов сортируется по цвету шрифта, указанному в Заказе.

Сортировать по значку ячейки

Чтобы отсортировать таблицу по столбцу Total Marks, содержащему ячейки со значками ячеек (условно отформатированные), выполните следующие действия:

• Нажмите на заголовок столбца — Всего оценок.

• Нажмите вкладку « Данные ».

• В группе Сортировка и фильтр нажмите Сортировка . Откроется диалоговое окно «Сортировка».

• Выберите « Сортировать по общему количеству меток», « Сортировать по значку ячейки» и укажите в Заказ Нажмите Добавить уровень.

• Выберите « Сортировать по общему количеству меток», « Сортировать по значку ячейки» и укажите с целью. Нажмите Добавить уровень.

• Выберите « Сортировать по общему количеству меток», « Сортировать по значку ячейки» и укажите с целью.

Нажмите на заголовок столбца — Всего оценок.

Нажмите вкладку « Данные ».

В группе Сортировка и фильтр нажмите Сортировка . Откроется диалоговое окно «Сортировка».

Выберите « Сортировать по общему количеству меток», « Сортировать по значку ячейки» и укажите в Заказ Нажмите Добавить уровень.

Выберите « Сортировать по общему количеству меток», « Сортировать по значку ячейки» и укажите с целью. Нажмите Добавить уровень.

Выберите « Сортировать по общему количеству меток», « Сортировать по значку ячейки» и укажите с целью.

Столбец — Всего оценок будет отсортирован по значку ячейки, как указано в заказе.

Сортировать по пользовательскому списку

Вы можете создать собственный список и отсортировать таблицу по пользовательскому списку.

В приведенной ниже таблице вы найдете столбец индикатора с заголовком — Позиция. Он имеет значения high, medium и low в зависимости от положения суммарных отметок по всему диапазону.

Теперь предположим, что вы хотите отсортировать столбец — Положение, все верхние значения которого находятся сверху, все нижние значения внизу и все средние значения между ними. Это означает, что вы хотите низкий, средний и высокий заказ. Сортировка от А до Я , вы получите порядок высокого, низкого и среднего. С другой стороны, при сортировке от Z до A вы получаете средний, низкий и высокий ордер.

Вы можете решить это, чтобы создать собственный список.

• Определите порядок для пользовательского списка как высокий, средний и низкий в диапазоне ячеек, как показано ниже.

• Выберите этот диапазон.

Определите порядок для пользовательского списка как высокий, средний и низкий в диапазоне ячеек, как показано ниже.

Выберите этот диапазон.

• Перейдите на вкладку « Файл ».

• Нажмите Опции . В диалоговом окне « Параметры Excel » нажмите « Дополнительно» .

• Выделите к генералу .

• Нажмите Изменить пользовательские списки .

Перейдите на вкладку « Файл ».

Нажмите Опции . В диалоговом окне « Параметры Excel » нажмите « Дополнительно» .

Выделите к генералу .

Нажмите Изменить пользовательские списки .

Откроется диалоговое окно « Редактировать пользовательские списки ». Диапазон выбора на листе появится в окне « Импорт списка из ячеек» . Нажмите Импорт .

Ваш пользовательский список добавляется в пользовательские списки . Нажмите ОК.

Следующим шагом является сортировка таблицы с помощью этого пользовательского списка.

• Нажмите Колонка — Положение. Нажмите на сортировку . В диалоговом окне « Сортировка» убедитесь, что « Сортировать по — это позиция», « Сортировать по — это значения».

• Нажмите на заказ . Выберите Пользовательский список . Откроется диалоговое окно «Пользовательские списки».

• Нажмите на Высокий, Средний, Низкий пользовательский список. Нажмите на ОК.

Нажмите Колонка — Положение. Нажмите на сортировку . В диалоговом окне « Сортировка» убедитесь, что « Сортировать по — это позиция», « Сортировать по — это значения».

Нажмите на заказ . Выберите Пользовательский список . Откроется диалоговое окно «Пользовательские списки».

Нажмите на Высокий, Средний, Низкий пользовательский список. Нажмите на ОК.

В диалоговом окне « Сортировка » в поле « Порядок» отображается « Высокий», «Средний», «Низкий» . Нажмите на ОК.

Таблица будет отсортирована в определенном порядке — высокий, средний, низкий.

Вы можете создавать собственные списки на основе следующих значений —

• Текст
• Число
• Дата
• Время

Вы не можете создавать собственные списки на основе формата, например, по ячейке / цвету шрифта или значку ячейки.

Сортировать по рядам

Вы также можете отсортировать таблицу по строкам. Следуйте инструкциям ниже

• Нажмите на строку, в которую вы хотите отсортировать данные.

• Нажмите Сортировать .

• В диалоговом окне « Сортировка » нажмите « Параметры» . Откроется диалоговое окно « Параметры сортировки ».

• В разделе « Ориентация» нажмите « Сортировать слева направо» . Нажмите ОК.

Нажмите на строку, в которую вы хотите отсортировать данные.

Нажмите Сортировать .

В диалоговом окне « Сортировка » нажмите « Параметры» . Откроется диалоговое окно « Параметры сортировки ».

В разделе « Ориентация» нажмите « Сортировать слева направо» . Нажмите ОК.

• Нажмите Сортировать по строке. Выберите строку.

• Выберите значения для «Сортировать по» и « По возрастанию по наименьшему» для заказа

Нажмите Сортировать по строке. Выберите строку.

Выберите значения для «Сортировать по» и « По возрастанию по наименьшему» для заказа

Данные будут отсортированы по выбранной строке в порядке убывания.

Сортировать по нескольким столбцам или строкам

Вы можете отсортировать таблицу по нескольким столбцам или строкам.

• Нажмите на таблицу.

• Нажмите Сортировать .

• В диалоговом окне « Сортировка » укажите столбец, по которому вы хотите отсортировать в первую очередь.

Нажмите на таблицу.

Нажмите Сортировать .

В диалоговом окне « Сортировка » укажите столбец, по которому вы хотите отсортировать в первую очередь.

На приведенном ниже снимке экрана выбраны Сортировка по названию, Сортировка по значениям, Порядок A — Z.

• Нажмите Добавить уровень в диалоговом окне Сортировка . Откроется диалоговое окно « По тому ».

• Укажите столбец, по которому вы хотите отсортировать следующий.

• На приведенном ниже снимке экрана выбраны « Затем по HireDate», « Сортировка по значениям», « Порядок с самых старых до самых новых».

• Нажмите ОК.

Нажмите Добавить уровень в диалоговом окне Сортировка . Откроется диалоговое окно « По тому ».

Укажите столбец, по которому вы хотите отсортировать следующий.

На приведенном ниже снимке экрана выбраны « Затем по HireDate», « Сортировка по значениям», « Порядок с самых старых до самых новых».

Нажмите ОК.

Данные будут отсортированы по названию в возрастающем алфавитно-цифровом порядке, а затем по HireDate. Вы увидите данные о сотрудниках, отсортированные по названию и по каждой категории заголовка в порядке старшинства.