Деловые документы имеют аудиторию и конкретную цель. Поэтому очень важно иметь в виду требования читателей, прежде чем писать деловой документ. По этой причине почти все письма начинаются с адреса получателя документа.
Прежде чем начать писать, узнайте причину, по которой вы пишете, и какие действия вы хотите предпринять или совершить, прочитав это письмо.
Чего хотят читатели
Идея состоит в том, чтобы писать, помня читателя, которому вы его отправляете. Для того, чтобы любой письменный документ был всеобъемлющим, есть несколько вопросов, которые вы должны задать себе на протяжении всего —
- Кто твой читатель?
- Что он хочет знать?
- Что ему нужно знать?
- Что он уже знает о теме?
- Какое ожидаемое время для отправки документа?
Скажите читателям заранее о преимуществах, которые они получат при чтении вашего документа, упомяните ожидаемые от них действия / достижения и какую другую информацию они получат от чтения вашего документа.