Теперь, когда вы узнали, как структурировать свои мысли и упорядочить свои идеи, давайте узнаем, как сделать ваше письмо более профессиональным и четким.
У многих людей есть очень интересные идеи, и им даже удается воплотить их в жизнь. Тем не менее, их читательская аудитория не выходит за рамки определенного уровня, даже несмотря на то, что они пишут хорошо и мысли были должным образом упомянуты. Это потому, что в их письме отсутствует надлежащий подбор слов, или, возможно, использовалась пословица типа «пощипывать в зародыше», которую читатели могут не понять.
Давайте обсудим 15 вещей, которые вы должны иметь в виду при чтении корректуры и пересмотре написанного вами —
ясность
-
Ваше письмо должно быть понято при первом чтении. Избегайте технических жаргонов, незнакомых слов или формального языка.
Ваше письмо должно быть понято при первом чтении. Избегайте технических жаргонов, незнакомых слов или формального языка.
Формальное против Современного
-
Оплата была должным образом отмечена против . мы получили ваш чек.
-
Прилагается к против . пожалуйста, найдите в приложении
Оплата была должным образом отмечена против . мы получили ваш чек.
Прилагается к против . пожалуйста, найдите в приложении
Избегайте двусмысленности
-
Следует избегать слов с двойным значением или предложений, которые сбивают с толку читателей —
-
Съев рыбу, Киран поговорил с Караном. (У кого была рыба?)
Следует избегать слов с двойным значением или предложений, которые сбивают с толку читателей —
Съев рыбу, Киран поговорил с Караном. (У кого была рыба?)
Избегайте разговорных выражений
-
В двух словах против . короче
-
В этот день и возраст против . сегодня, сейчас
В двух словах против . короче
В этот день и возраст против . сегодня, сейчас
Избегайте использования многих слов
-
До мероприятия против . до
-
На данный момент времени против . сейчас
До мероприятия против . до
На данный момент времени против . сейчас
Избегайте ненужного повторения
-
Абсолютно необходимо
-
Объединить вместе
Абсолютно необходимо
Объединить вместе
Включить только соответствующую информацию
-
Опустить ненужную справочную информацию.
-
Сделайте предложения короткими и простыми — 17 слов или меньше.
Опустить ненужную справочную информацию.
Сделайте предложения короткими и простыми — 17 слов или меньше.
завершенность
-
Убедитесь, что вся информация, которая понадобится читателю, включена —
-
Кто? Какие? Куда? Когда? Зачем? Как?
Убедитесь, что вся информация, которая понадобится читателю, включена —
Кто? Какие? Куда? Когда? Зачем? Как?
правильность
-
Проверьте правильность грамматики и правописания имен людей и мест).
-
Он сделал это против он сделал это.
-
Это цвет исчез по сравнению с его цветом исчез.
Проверьте правильность грамматики и правописания имен людей и мест).
Он сделал это против он сделал это.
Это цвет исчез по сравнению с его цветом исчез.
Не полагайтесь на проверку орфографии
-
Ввод «нет / вкл», «затем / чем», «довольно / тихо», «потерять / потерять» не будет отображать ошибки.
Ввод «нет / вкл», «затем / чем», «довольно / тихо», «потерять / потерять» не будет отображать ошибки.
Конкретность
-
Дайте конкретные детали.
-
Ваш инвестиционный план заработает высокий процент.
-
Ваш инвестиционный план заработает 8%.
Дайте конкретные детали.
Ваш инвестиционный план заработает высокий процент.
Ваш инвестиционный план заработает 8%.
убедительный
-
Используйте язык, который правдоподобен. Избегайте преувеличений и превосходной степени.
-
Всегда против Обычно
-
Никогда против Редко
Используйте язык, который правдоподобен. Избегайте преувеличений и превосходной степени.
Всегда против Обычно
Никогда против Редко
учтивость
-
Покажите хорошие манеры в вашем письме. Пассивный голос должен использоваться при сообщении плохих новостей, чтобы избежать негативных тонов.
-
Мы не можем согласиться с условиями, изложенными в договоре.
-
Некоторое обсуждение относительно условий и положений должно быть сделано.
Покажите хорошие манеры в вашем письме. Пассивный голос должен использоваться при сообщении плохих новостей, чтобы избежать негативных тонов.
Мы не можем согласиться с условиями, изложенными в договоре.
Некоторое обсуждение относительно условий и положений должно быть сделано.
Пишите с мыслью читателя.
-
Сексист — председатель, бизнесмен
-
Снисходительность — «конечно», «очевидно»
Сексист — председатель, бизнесмен
Снисходительность — «конечно», «очевидно»
Использование маркеров
Сообщает ваше сообщение в простой и понятной форме
Подчеркивает наиболее важную информацию.