Деловое письмо обращается к необходимости передать ясную и краткую коммуникацию в профессиональной жизни — имея дело с коллегами, пожилыми людьми и представителями других организаций. Деловое письмо играет жизненно важную роль в больших организациях, где четкое и прозрачное общение абсолютно необходимо для их функционирования. Следовательно, отправленные сообщения должны быть четкими, точными, основанными на фактах и недвусмысленными.
Ясное и краткое профессиональное письмо имеет жизненно важное значение во многих областях, таких как юриспруденция, инженерия, технические руководства и маркировка продукции, где недоразумение может иметь серьезные последствия.
Почему эффективное письмо?
Многие профессионалы сегодня, особенно в начале своей карьеры, ищут руководства по навыкам, необходимым для формального делового письма, поскольку они борются с базовой грамматикой, орфографией и пунктуацией. Это серьезное ограничение, которое снижает их доверие и заставляет их сдерживаться, когда их просят документировать и представлять информацию.
С эффективными навыками письма они могут улучшить свое письменное общение и научиться высказывать идеи и идеи, которые они всегда имели, но никогда не умели представлять. Это повысит их уверенность и дальнейшие перспективы в компании тоже.
Как ваши сообщения изображают вас
Читатели всегда создают впечатление о вас и вашей компании в зависимости от того, как они интерпретируют ваши электронные письма. Цель Business Writing — обеспечить краткую коммуникацию, помня читателей, имидж вашей компании и ваш имидж. Слова, которые мы используем, и предложения, которые мы пишем, имеют решающее значение для формирования нашего восприятия в сознании читателя.
Распространенные ошибки в деловом письме
Когда дело доходит до делового письма, мандат — «меньше достаточно». Многие люди либо используют слишком много контента в своих письмах, либо предоставляют слишком мало и неполную информацию. Это довольно сложная задача — найти баланс между ними. Давайте обсудим наиболее часто встречающиеся ошибки, которые делают авторы —
-
Многие используют большие, сложные слова, такие как « ссоры , громоздкие », для описания вещей, которые можно легко объяснить с помощью гораздо более простых слов, таких как « ссора , неуклюжая ». Эти слова не только сбивают с толку, они также расплывчаты, потому что они ничего не объясняют четко.
-
Чрезмерно формальный стиль — предложения вроде «Мы бы хотели, чтобы из моих намерений вы чувствовали ваше присутствие», приходили и уходили вместе с колониальными правителями. « Мы будем рады, если вы приедете» . Выполняет ту же работу с половиной слов и без путаницы.
-
Теперь давайте обратимся к основному виновнику — опечаткам и орфографическим ошибкам, таким как « спрайт , мясо , помощник » вместо « дух , знакомство , пользователь », не только изменяется весь смысл предложения, но и вызывает смущение. Представьте, что кто-то пишет: «Я скоро увижу вас»?
-
Некоторые профессионалы идут в другую крайность и пишут очень короткие предложения, а иногда и фразы, которые не объясняют полное значение и не дают четких инструкций. Примеры такого письма: « Увидимся сегодня @ 5, Встречаемся завтра в 10 ».
Многие используют большие, сложные слова, такие как « ссоры , громоздкие », для описания вещей, которые можно легко объяснить с помощью гораздо более простых слов, таких как « ссора , неуклюжая ». Эти слова не только сбивают с толку, они также расплывчаты, потому что они ничего не объясняют четко.
Чрезмерно формальный стиль — предложения вроде «Мы бы хотели, чтобы из моих намерений вы чувствовали ваше присутствие», приходили и уходили вместе с колониальными правителями. « Мы будем рады, если вы приедете» . Выполняет ту же работу с половиной слов и без путаницы.
Теперь давайте обратимся к основному виновнику — опечаткам и орфографическим ошибкам, таким как « спрайт , мясо , помощник » вместо « дух , знакомство , пользователь », не только изменяется весь смысл предложения, но и вызывает смущение. Представьте, что кто-то пишет: «Я скоро увижу вас»?
Некоторые профессионалы идут в другую крайность и пишут очень короткие предложения, а иногда и фразы, которые не объясняют полное значение и не дают четких инструкций. Примеры такого письма: « Увидимся сегодня @ 5, Встречаемся завтра в 10 ».
Формула убедительного письма AIDA
Если вы когда-нибудь внимательно посмотрите на рекламу, вы заметите интересную картину — происходит нечто очень привлекательное или интересное, что сразу же привлекает ваше внимание. Описание фона добавляет к функциям и преимуществам продукта, которые начинают вызывать у вас интерес. Прежде чем вы это узнаете, привлекательная презентация и убедительный стиль создали бы внутри вас желание дать продукту хотя бы одну попытку, которая затем приведет вас к действию приобретения продукта.
Если у вас был подобный опыт, или вы знаете кого-то, кто это сделал, вы бы осознали всю мощь AIDA. В этом случае неудивительно, что он был изобретен маркетинговой индустрией для привлечения клиентов.
Сегодня методы AIDA используются в Business Writing с той же целью — чтобы привлечь внимание читателя своей презентацией и убеждением. Четыре шага AIDA — это
-
Внимание — зацепите читателя предложением, привлекающим внимание.
-
Интерес — Создайте интерес, упомянув преимущества того, что нравится читателю.
-
Желание — используйте средние абзацы, чтобы побудить читателя к действию.
-
Действие — действия, которые читатель должен предпринять, чтобы получить то, что он желает.
Внимание — зацепите читателя предложением, привлекающим внимание.
Интерес — Создайте интерес, упомянув преимущества того, что нравится читателю.
Желание — используйте средние абзацы, чтобы побудить читателя к действию.
Действие — действия, которые читатель должен предпринять, чтобы получить то, что он желает.
Целенаправленное письмо
Многие люди содрогаются при упоминании о написании рукописи или документа, который можно распространить в офисе. Причины очевидны. При написании чего-либо для бизнес-целей просто слишком много параметров, о которых нужно думать. Правильный выбор слов, структура предложений, грамматическая точность, правильное написание и использование, и, конечно, образ, который читатель о вас сформирует, — все это очень важные моменты, которые нужно помнить при написании для ваших коллег.
Теперь, как справиться с этой задачей? Существует старая поговорка: « Хорошее начало — это половина дела ». Мы должны реализовать эту философию и в нашем письме. Нам нужно выяснить цель нашего письма, которое прояснит наши мысли по следующим вопросам:
- Кто ваши читатели?
Это поможет вам понять словарный запас и формирование предложения, которые будут подходить в зависимости от читателей.
- Какова цель вашего документа?
Вам нужно понять причину, по которой вы что-то пишете.
- Почему читатели должны читать ваш документ?
Другими словами, вы должны думать о послании для читателей внутри вашего документа.
- Какие результаты вы ожидаете?
Каждое действие имеет равную и противоположную реакцию, поэтому для каждого написанного вами слова должна быть создана равная реакция (даже если не обязательно противоположная). Это означает, что если вы хотите получить желаемую реакцию или результат, ваши слова должны быть такими, чтобы они могли изобразить то, что вы хотите выразить четко.
Это поможет вам понять словарный запас и формирование предложения, которые будут подходить в зависимости от читателей.
Вам нужно понять причину, по которой вы что-то пишете.
Другими словами, вы должны думать о послании для читателей внутри вашего документа.
Каждое действие имеет равную и противоположную реакцию, поэтому для каждого написанного вами слова должна быть создана равная реакция (даже если не обязательно противоположная). Это означает, что если вы хотите получить желаемую реакцию или результат, ваши слова должны быть такими, чтобы они могли изобразить то, что вы хотите выразить четко.
Начать
Эксперты утверждают, что настоящей целью деловой переписки является немедленное или запоздалое действие со стороны ваших читателей. Помните технику AIDA? Это закончилось действием, и это достижение, на которое должен ориентироваться каждый фрагмент письма.
Письмо, отправленное Менеджером, читается членами его команды, и в зависимости от четкости инструкций в сочетании с индивидуальной интерпретацией каждого читателя, либо желаемое действие выполнено, либо остается несколько областей. Итак, давайте теперь сосредоточимся на самых важных вещах, которые нужно иметь в виду при разработке любого текста. При написании делового документа вы должны —
- Знай, что ты хочешь написать.
- Напишите, чего вы хотите достичь.
Знание этих двух вещей поможет определить правильное направление в подходе к любому контенту, и один из наиболее эффективных способов найти правильный подход — это мозговой штурм .
мозговая атака
Мозговой штурм — это техника написания любых идей, которые приходят вам в голову, не слишком заботясь о каком-либо логическом порядке, последовательности, пунктуации и написании. Во время мозгового штурма не нужно беспокоиться о порядке мыслей и правильном использовании слов. Вместо этого следует сосредоточиться на сборе как можно большего количества идей и данных по этому конкретному вопросу.
Не торопитесь, чтобы думать о теме. Соберите свои мысли и начните записывать их в случайном порядке. Позвольте одной идее свободно привести вас к другой связанной идее и так далее. Этот сбор информации медленно даст вам подход к содержанию. Через некоторое время будет сформировано несколько альтернативных подходов. Чем больше вы продолжаете смотреть на потоки мыслей, которые вы положили на бумагу, тем больше идей будет формироваться.
Теперь попробуйте организовать эти идеи в логическом потоке. Не начинайте проверять грамматику еще. Просто попробуйте получить равномерный поток. Теперь все ваши идеи будут упорядочены. После этого выполните необходимое редактирование, например, заменив определенные слова более подходящими, проверив грамматику, употребление слов, орфографию и пунктуацию.