С тем, как мир развивался вокруг нас, каждый человек должен писать сегодня, независимо от его возраста, работы и назначения. Будь то для школьных заданий или подачи отчетов или подписания счетов — все пишут.
В то время как многие из тех, кому «приходится» писать, на самом деле любят писать, для многих есть письмо, которое является не более чем рутиной. Проблема этих людей в том, что они не дают себе времени подумать, как писать. В результате чего их стиль написания трудоемок, неточен и неудовлетворителен.
Так же, как есть шаги для решения вопроса об алгебре, есть несколько шагов, которые можно выполнить для лучшего письменного вывода. Здесь, в этой главе, мы обсудим, как вам следует начать процесс написания эффективного бизнес-документа.
Как начать
Из всех шагов самый хитрый (и самый разочаровывающий) — выяснить начало. Вот несколько советов, как быстро начать работу —
- Исследования, чтобы найти факты.
- Мозговой штурм, чтобы записать все случайные идеи.
- Обсудите черновик с коллегой.
- Сохраняйте дружелюбный, спокойный тон письма.
- Сопереживать с читателем.
- Проверьте это и спите на нем.
Планирование и структура
Компании регулярно выпускают документы, такие как годовые отчеты для акционеров, ежемесячные информационные бюллетени для клиентов и редакционные статьи для своих сотрудников. В зависимости от объема контента, который вы разрабатываете, вам может потребоваться упорядочить данные в три структуры:
- Основанная на времени структура
Эта структура используется, когда вы пишете повестки дня и протоколы, или отчеты, где задачи распределены, а результаты представлены в хронологической последовательности.
- Алфавитная структура
Эта структура используется, когда в документе имеется большое количество отдельных тем, которые необходимо расположить в определенном алфавитном порядке (A — Z). Примерами этого могут быть глоссарий слов или книга о фруктах и калориях, где названия фруктов перечислены в алфавитном порядке.
- Структура темы
Наиболее часто используемая структура — это разделение структуры по темам. Например, веб-сайт разработал свою страницу часто задаваемых вопросов таким образом, чтобы в ней было три темы на выбор — «статус доставки», «жалобы» и «оплата и возврат», причем в каждой теме было несколько вопросов по этой теме.
Эта структура используется, когда вы пишете повестки дня и протоколы, или отчеты, где задачи распределены, а результаты представлены в хронологической последовательности.
Эта структура используется, когда в документе имеется большое количество отдельных тем, которые необходимо расположить в определенном алфавитном порядке (A — Z). Примерами этого могут быть глоссарий слов или книга о фруктах и калориях, где названия фруктов перечислены в алфавитном порядке.
Наиболее часто используемая структура — это разделение структуры по темам. Например, веб-сайт разработал свою страницу часто задаваемых вопросов таким образом, чтобы в ней было три темы на выбор — «статус доставки», «жалобы» и «оплата и возврат», причем в каждой теме было несколько вопросов по этой теме.
Эффективные шаги для организации контента
Есть несколько эффективных шагов, которые помогут вам упорядочить содержимое в правильной структуре и заполнить детали в логическом потоке, чтобы весь документ выглядел синхронизированным и полным. Это —
-
Документ должен иметь логическое начало, середину и конец.
-
Организовать текст вашего сообщения в кратких и небольших (не более 4–5) параграфах.
-
Измените контент в соответствии с вашими читателями.
-
Никогда не теряйте фокус и желаемый результат письма при написании.
-
Не исправляйте себя во время написания, редактируйте только после мозгового штурма.
-
Возьмите некоторое время перед началом редактирования.
Документ должен иметь логическое начало, середину и конец.
Организовать текст вашего сообщения в кратких и небольших (не более 4–5) параграфах.
Измените контент в соответствии с вашими читателями.
Никогда не теряйте фокус и желаемый результат письма при написании.
Не исправляйте себя во время написания, редактируйте только после мозгового штурма.
Возьмите некоторое время перед началом редактирования.
Прежде всего, необходимо всегда следовать логической последовательности при написании бизнес-документа, чтобы гарантировать, что документ передает правильное сообщение.