Основная цель написания меморандума заключается в поддержке принятия решений путем документирования ссылки для будущего использования. Это также помогает в передаче информации, представлении неофициального отчета и предложении решения проблемы.
Деловое напоминание целесообразно использовать при создании объявлений компании, таких как встречи с сотрудниками, продвижение по службе и изменения в политике компании.
Формат памятки
Записка обычно включает в себя следующие элементы —
-
Название организации — на бланке.
-
Название заметки — вверху страницы.
-
Приложения — документы, прикрепленные к памятке для справки.
-
Краткое содержание — помещается в начале заметки, должно содержать тему до пяти или десяти строк. Он не должен содержать жаргон или очень технический язык.
-
To — полное имя читателя (включая почетные звания, но не используйте общие названия, такие как «Mr.», «Ms.»). Строка «To» отменяет использование приветствий, таких как «Dear».
Название организации — на бланке.
Название заметки — вверху страницы.
Приложения — документы, прикрепленные к памятке для справки.
Краткое содержание — помещается в начале заметки, должно содержать тему до пяти или десяти строк. Он не должен содержать жаргон или очень технический язык.
To — полное имя читателя (включая почетные звания, но не используйте общие названия, такие как «Mr.», «Ms.»). Строка «To» отменяет использование приветствий, таких как «Dear».
-
Если число читателей превышает пять, укажите их в конце заметки в разделе «Список рассылки» и укажите в строке «Кому». Например — Кому: см. Список рассылки на стр. 14.
-
От — Имя и наименование отправителя указаны здесь. Он отменяет бесплатные закрытия, такие как «С уважением».
-
Дата — упоминание даты помогает отслеживать записку.
-
Предмет — Упомяните тему в нескольких словах (5-6), но в ней должно быть четко указано назначение.
-
Сообщение — Этот раздел содержит Введение, Обсуждение (содержит 2-3 средних абзаца с указанием деталей) и Заключение.
-
Введение — указывается цель и сфера действия меморандума. В случае хороших новостей, плохих новостей, отказа, отклонения или одобрения, короткое сообщение упоминается здесь, прежде чем предоставить подробности в разделе для обсуждения.
-
Обсуждение. Здесь подробно описывается проблема, подход к ее решению, анализ, оценка и рекомендации.
-
Вывод — округляет основные моменты и обеспечивает необходимые действия и указания для читателей.
-
Список рассылки — имена в списке рассылки обычно набираются в алфавитном порядке. Однако, если один из людей явно опережает других, поместите это имя первым.
-
Инициалы писателя. Записка заполняется инициалами автора, а не его / ее подписью, сразу после последнего предложения.
Если число читателей превышает пять, укажите их в конце заметки в разделе «Список рассылки» и укажите в строке «Кому». Например — Кому: см. Список рассылки на стр. 14.
От — Имя и наименование отправителя указаны здесь. Он отменяет бесплатные закрытия, такие как «С уважением».
Дата — упоминание даты помогает отслеживать записку.
Предмет — Упомяните тему в нескольких словах (5-6), но в ней должно быть четко указано назначение.
Сообщение — Этот раздел содержит Введение, Обсуждение (содержит 2-3 средних абзаца с указанием деталей) и Заключение.
Введение — указывается цель и сфера действия меморандума. В случае хороших новостей, плохих новостей, отказа, отклонения или одобрения, короткое сообщение упоминается здесь, прежде чем предоставить подробности в разделе для обсуждения.
Обсуждение. Здесь подробно описывается проблема, подход к ее решению, анализ, оценка и рекомендации.
Вывод — округляет основные моменты и обеспечивает необходимые действия и указания для читателей.
Список рассылки — имена в списке рассылки обычно набираются в алфавитном порядке. Однако, если один из людей явно опережает других, поместите это имя первым.
Инициалы писателя. Записка заполняется инициалами автора, а не его / ее подписью, сразу после последнего предложения.
Пример памятки
Название памятки : <Встреча с Хастой Ла Вистой для декора интерьера>
Приложения : <Брошюра о компании и список предложений>
Резюме — Встреча представителей Hasta La Vista с целью оформления интерьера наших офисных помещений.
Кому : <Мохтахсим М., Киран К. Паниграхи, Гопал К Верма, Маниша Шейвал, Анаади>
От : <Винет Нанда>
Дата : 23/04/2015
Тема : Встреча с Хастой Ла Вистой сегодня в 18:00 в зале заседаний — 1
В соответствии с нашим предыдущим обсуждением от 12/01/2015, мы планировали обновить интерьер нашего офиса. Решение, принятое в конце этой встречи, заключалось в том, чтобы связаться с фирмой по внутреннему убранству.
Hasta La Vista — это организация, занимающаяся интерьером в Хайдарабаде, и одна из самых быстрорастущих компаний в бизнесе.
Мы планируем нанять их услуги с целью оформления интерьера наших офисных помещений. Мы встретимся с их представителями сегодня в 18:00 в зале заседаний-1.
С нетерпением ждем вашего активного участия. Спасибо.
В.Н.