Эффективное написание электронной почты

Электронная почта широко используется как форма недорогого, но очень эффективного инструмента делового общения. Электронные письма редко распечатываются и используются в качестве электронных копий, поскольку их легко архивировать и извлекать. Причиной его популярности является простота доступа, которую может использовать каждый в организации, начиная от генерального директора и заканчивая уборщиком.

Электронная почта — это эффективный способ донести информацию хорошо представленным, простым для чтения и профессионально соответствующим образом. Многие люди указывают на нехватку времени в качестве причины для пересылки некачественных электронных писем, которые варьируются от неполных до непонятных.

Многие люди путают электронные письма с текстовыми сообщениями, или, по крайней мере, их подход к написанию электронных писем говорит об этом. Учитывая это, давайте обсудим разницу между текстовым разговором и написанием электронной почты.

Беседа с текстовыми сообщениями. В беседе с текстовыми сообщениями два человека могут обмениваться информацией, делиться деталями, вносить исправления и запрашивать разъяснения в быстрой обратной связи.
Электронная почта — по сравнению с этим, электронные письма читают профессионалы, которые, в зависимости от их работы, могут получать от 20 до 200 электронных писем в день. Они не хотят участвовать в беседе «туда-сюда», и у них нет времени многократно запрашивать подробности. Они просто хотят понять содержание письма, прочитать инструкции, обработать информацию, выполнить задачу и очистить «непрочитанный» раздел папки «Входящие».

Беседа с текстовыми сообщениями. В беседе с текстовыми сообщениями два человека могут обмениваться информацией, делиться деталями, вносить исправления и запрашивать разъяснения в быстрой обратной связи.

Электронная почта — по сравнению с этим, электронные письма читают профессионалы, которые, в зависимости от их работы, могут получать от 20 до 200 электронных писем в день. Они не хотят участвовать в беседе «туда-сюда», и у них нет времени многократно запрашивать подробности. Они просто хотят понять содержание письма, прочитать инструкции, обработать информацию, выполнить задачу и очистить «непрочитанный» раздел папки «Входящие».

Имея это в виду, давайте обсудим некоторые уловки, чтобы написать эффективные электронные письма —

Запланируйте свое сообщение.
Используйте тему, чтобы привлечь внимание читателя.
Держите ваше сообщение коротким и ясным.
Не вводите все сообщение в нижнем регистре.
Вычитайте ваше сообщение перед отправкой и возьмите на себя ответственность.
Если вы сердитесь, уделите несколько минут, чтобы остыть, прежде чем отправлять электронное письмо.
Не вводите свое сообщение заглавными буквами. Столицы считаются криками.

Запланируйте свое сообщение.

Используйте тему, чтобы привлечь внимание читателя.

Держите ваше сообщение коротким и ясным.

Не вводите все сообщение в нижнем регистре.

Вычитайте ваше сообщение перед отправкой и возьмите на себя ответственность.

Если вы сердитесь, уделите несколько минут, чтобы остыть, прежде чем отправлять электронное письмо.

Не вводите свое сообщение заглавными буквами. Столицы считаются криками.

В определенных случаях электронные письма могут не подходить . Предпочитаю звонить кому-то, когда —

Вы должны обсудить личную, конфиденциальную или конфиденциальную информацию.
Вы собираетесь давать плохие новости.
Ваше сообщение является сложным и смысл может быть потерян в формулировках.
Вам нужен немедленный ответ.

Вы должны обсудить личную, конфиденциальную или конфиденциальную информацию.

Вы собираетесь давать плохие новости.

Ваше сообщение является сложным и смысл может быть потерян в формулировках.

Вам нужен немедленный ответ.

Правовые риски электронных писем

Электронная почта является предпочтительным способом общения для многих рабочих мест, и это означает, что они несут много информации, которая может быть конфиденциальной. Безопасность и конфиденциальность информации в электронных письмах является солидарной ответственностью как отправителя, так и получателя. Компании имеют строгие правила для защиты своих документов и их содержимого. Давайте обсудим некоторые из наиболее часто используемых руководящих принципов, чтобы предотвратить злоупотребление электронными письмами.

Вы и ваша компания будете нести ответственность за многочисленные судебные иски, если —

Вы отправляете или пересылаете электронные письма с оскорбительным содержанием.
Вы отправляете вложение с вирусом.
Вы пересылаете электронное письмо отправителя другому лицу без разрешения.
Вы пытаетесь подделать чужие электронные письма или отправлять электронные письма с чужих учетных записей.
Вы пытаетесь скрыть свою личность от получателей при отправке электронной почты.
Вы копируете сообщение, принадлежащее другому лицу без разрешения.

Вы отправляете или пересылаете электронные письма с оскорбительным содержанием.

Вы отправляете вложение с вирусом.

Вы пересылаете электронное письмо отправителя другому лицу без разрешения.

Вы пытаетесь подделать чужие электронные письма или отправлять электронные письма с чужих учетных записей.

Вы пытаетесь скрыть свою личность от получателей при отправке электронной почты.

Вы копируете сообщение, принадлежащее другому лицу без разрешения.

Формат Формат электронной почты

Хотя большинство из нас отправляет неформальные электронные письма друзьям, в которых могут содержаться грамматические ошибки, это не относится к письмам коллегам, особенно когда мы хотим произвести хорошее впечатление, поскольку в этот раз мы должны быть более осторожными и дипломатичными. Вот несколько общих советов о правильном формате электронной почты —

Фон

Белый фон по умолчанию должен использоваться для всех электронных писем. Цветные фоны или узоры прокрутки считаются непрофессиональными и отвлекающими.

Шрифт

Предпочтительными шрифтами являются Times New Roman или Arial, размер шрифта 12.

Цвет шрифта

Шрифт должен быть только темно-синего или черного цвета.

Контактная информация

Официальные контактные данные, такие как имя, наименование, идентификатор электронной почты, контактный номер, логотип компании и адрес корреспонденции, должны быть указаны в области подписи. Личные заявления лучше избегать.

Имя и фамилия

Они должны быть упомянуты тем же шрифтом, который используется в теле письма, только на два размера больше. Курсивные шрифты не рекомендуются.

Подпись

Следующая информация должна быть предоставлена в том же шрифте и размере, что и тело письма.

обозначение
отдел
Название компании и адрес
Ориентир и почтовый индекс.
Контактный номер
Адрес электронной почты
Телефон компании
Номер факса компании
URL компании
URL компании

Пример —

   Vineet Nanda
   Lead, Learning & Development
   Soft Skills
   Tutorialspoint Pvt. LTD.
   Jubilee Hills, Hyderabad
   Beside UCO Bank, 500033
   Ph: 91 40 23542835
   Fax: 91 40 23542836
   [email protected]
   http://www.tutorialspoint.com/

Отказ от ответственности (с примером)

Используйте заявление об отказе от ответственности в конце своей электронной подписи стандартным шрифтом, размер 8 —

ВЫ ДОЛЖНЫ ПРОЧИТАТЬ ЭТОТ УВЕДОМЛЕНИЕ

Информация, содержащаяся в этом письме и любых вложениях, является конфиденциальной и может быть защищена авторским правом или другой защитой интеллектуальной собственности. Вы не имеете права использовать или раскрывать эту информацию, кроме как с явного согласия отправителя.

Пример электронной почты

На <[email protected]>

Копия <[email protected]>

Тема : Ответить на интерьер декора | Окончательная дата и время встречи

Уважаемый господин

Я получил твое письмо с инструкциями, чтобы связаться с фирмой интерьера. Соответственно, я связался с Hasta La ‘Vista, одной из наиболее известных организаций, среди прочего, в области обучения поведенческим навыкам, оценки моды, психометрического анализа.

Они ответили на мою электронную почту и рады перспективе совместной работы. Они попросили меня назначить встречу для своих представителей, чтобы они могли посетить нас и лично объяснить остальные детали. Я отправил вам свои Условия использования в виде PDF-файла с названием « Условия» к этому письму. Просьба пройти через это и ответить.

С нетерпением ждем от вас в ближайшее время. Спасибо. Хорошего дня.

С уважением