Навыки делового письма — Введение

Деловое письмо обращается к необходимости передать ясную и краткую коммуникацию в профессиональной жизни — имея дело с коллегами, пожилыми людьми и представителями других организаций. Деловое письмо играет жизненно важную роль в больших организациях, где четкое и прозрачное общение абсолютно необходимо для их функционирования. Следовательно, отправленные сообщения должны быть четкими, точными, основанными на фактах и ​​недвусмысленными.

Ясное и краткое профессиональное письмо имеет жизненно важное значение во многих областях, таких как юриспруденция, инженерия, технические руководства и маркировка продукции, где недоразумение может иметь серьезные последствия.

Почему эффективное письмо?

Многие профессионалы сегодня, особенно в начале своей карьеры, ищут руководства по навыкам, необходимым для формального делового письма, поскольку они борются с базовой грамматикой, орфографией и пунктуацией. Это серьезное ограничение, которое снижает их доверие и заставляет их сдерживаться, когда их просят документировать и представлять информацию.

С эффективными навыками письма они могут улучшить свое письменное общение и научиться высказывать идеи и идеи, которые они всегда имели, но никогда не умели представлять. Это повысит их уверенность и дальнейшие перспективы в компании тоже.

Как ваши сообщения изображают вас

Читатели всегда создают впечатление о вас и вашей компании в зависимости от того, как они интерпретируют ваши электронные письма. Цель Business Writing — обеспечить краткую коммуникацию, помня читателей, имидж вашей компании и ваш имидж. Слова, которые мы используем, и предложения, которые мы пишем, имеют решающее значение для формирования нашего восприятия в сознании читателя.

Распространенные ошибки в деловом письме

Когда дело доходит до делового письма, мандат — «меньше достаточно». Многие люди либо используют слишком много контента в своих письмах, либо предоставляют слишком мало и неполную информацию. Это довольно сложная задача — найти баланс между ними. Давайте обсудим наиболее часто встречающиеся ошибки, которые делают авторы —

• Многие используют большие, сложные слова, такие как « ссоры , громоздкие », для описания вещей, которые можно легко объяснить с помощью гораздо более простых слов, таких как « ссора , неуклюжая ». Эти слова не только сбивают с толку, они также расплывчаты, потому что они ничего не объясняют четко.

• Чрезмерно формальный стиль — предложения вроде «Мы бы хотели, чтобы из моих намерений вы чувствовали ваше присутствие», приходили и уходили вместе с колониальными правителями. « Мы будем рады, если вы приедете» . Выполняет ту же работу с половиной слов и без путаницы.

• Теперь давайте обратимся к основному виновнику — опечаткам и орфографическим ошибкам, таким как « спрайт , мясо , помощник » вместо « дух , знакомство , пользователь », не только изменяется весь смысл предложения, но и вызывает смущение. Представьте, что кто-то пишет: «Я скоро увижу вас»?

• Некоторые профессионалы идут в другую крайность и пишут очень короткие предложения, а иногда и фразы, которые не объясняют полное значение и не дают четких инструкций. Примеры такого письма: « Увидимся сегодня @ 5, Встречаемся завтра в 10 ».

Многие используют большие, сложные слова, такие как « ссоры , громоздкие », для описания вещей, которые можно легко объяснить с помощью гораздо более простых слов, таких как « ссора , неуклюжая ». Эти слова не только сбивают с толку, они также расплывчаты, потому что они ничего не объясняют четко.

Чрезмерно формальный стиль — предложения вроде «Мы бы хотели, чтобы из моих намерений вы чувствовали ваше присутствие», приходили и уходили вместе с колониальными правителями. « Мы будем рады, если вы приедете» . Выполняет ту же работу с половиной слов и без путаницы.

Теперь давайте обратимся к основному виновнику — опечаткам и орфографическим ошибкам, таким как « спрайт , мясо , помощник » вместо « дух , знакомство , пользователь », не только изменяется весь смысл предложения, но и вызывает смущение. Представьте, что кто-то пишет: «Я скоро увижу вас»?

Некоторые профессионалы идут в другую крайность и пишут очень короткие предложения, а иногда и фразы, которые не объясняют полное значение и не дают четких инструкций. Примеры такого письма: « Увидимся сегодня @ 5, Встречаемся завтра в 10 ».

Формула убедительного письма AIDA

Если вы когда-нибудь внимательно посмотрите на рекламу, вы заметите интересную картину — происходит нечто очень привлекательное или интересное, что сразу же привлекает ваше внимание. Описание фона добавляет к функциям и преимуществам продукта, которые начинают вызывать у вас интерес. Прежде чем вы это узнаете, привлекательная презентация и убедительный стиль создали бы внутри вас желание дать продукту хотя бы одну попытку, которая затем приведет вас к действию приобретения продукта.

Если у вас был подобный опыт, или вы знаете кого-то, кто это сделал, вы бы осознали всю мощь AIDA. В этом случае неудивительно, что он был изобретен маркетинговой индустрией для привлечения клиентов.

Сегодня методы AIDA используются в Business Writing с той же целью — чтобы привлечь внимание читателя своей презентацией и убеждением. Четыре шага AIDA — это

• Внимание — зацепите читателя предложением, привлекающим внимание.

• Интерес — Создайте интерес, упомянув преимущества того, что нравится читателю.

• Желание — используйте средние абзацы, чтобы побудить читателя к действию.

• Действие — действия, которые читатель должен предпринять, чтобы получить то, что он желает.

Внимание — зацепите читателя предложением, привлекающим внимание.

Интерес — Создайте интерес, упомянув преимущества того, что нравится читателю.

Желание — используйте средние абзацы, чтобы побудить читателя к действию.

Действие — действия, которые читатель должен предпринять, чтобы получить то, что он желает.

Целенаправленное письмо

Многие люди содрогаются при упоминании о написании рукописи или документа, который можно распространить в офисе. Причины очевидны. При написании чего-либо для бизнес-целей просто слишком много параметров, о которых нужно думать. Правильный выбор слов, структура предложений, грамматическая точность, правильное написание и использование, и, конечно, образ, который читатель о вас сформирует, — все это очень важные моменты, которые нужно помнить при написании для ваших коллег.

Теперь, как справиться с этой задачей? Существует старая поговорка: « Хорошее начало — это половина дела ». Мы должны реализовать эту философию и в нашем письме. Нам нужно выяснить цель нашего письма, которое прояснит наши мысли по следующим вопросам:

• Кто ваши читатели?

  Это поможет вам понять словарный запас и формирование предложения, которые будут подходить в зависимости от читателей.

• Какова цель вашего документа?

  Вам нужно понять причину, по которой вы что-то пишете.

• Почему читатели должны читать ваш документ?

  Другими словами, вы должны думать о послании для читателей внутри вашего документа.

• Какие результаты вы ожидаете?

  Каждое действие имеет равную и противоположную реакцию, поэтому для каждого написанного вами слова должна быть создана равная реакция (даже если не обязательно противоположная). Это означает, что если вы хотите получить желаемую реакцию или результат, ваши слова должны быть такими, чтобы они могли изобразить то, что вы хотите выразить четко.

Это поможет вам понять словарный запас и формирование предложения, которые будут подходить в зависимости от читателей.

Вам нужно понять причину, по которой вы что-то пишете.

Другими словами, вы должны думать о послании для читателей внутри вашего документа.

Каждое действие имеет равную и противоположную реакцию, поэтому для каждого написанного вами слова должна быть создана равная реакция (даже если не обязательно противоположная). Это означает, что если вы хотите получить желаемую реакцию или результат, ваши слова должны быть такими, чтобы они могли изобразить то, что вы хотите выразить четко.

Начать

Эксперты утверждают, что настоящей целью деловой переписки является немедленное или запоздалое действие со стороны ваших читателей. Помните технику AIDA? Это закончилось действием, и это достижение, на которое должен ориентироваться каждый фрагмент письма.

Письмо, отправленное Менеджером, читается членами его команды, и в зависимости от четкости инструкций в сочетании с индивидуальной интерпретацией каждого читателя, либо желаемое действие выполнено, либо остается несколько областей. Итак, давайте теперь сосредоточимся на самых важных вещах, которые нужно иметь в виду при разработке любого текста. При написании делового документа вы должны —

• Знай, что ты хочешь написать.
• Напишите, чего вы хотите достичь.

Знание этих двух вещей поможет определить правильное направление в подходе к любому контенту, и один из наиболее эффективных способов найти правильный подход — это мозговой штурм .

мозговая атака

Мозговой штурм — это техника написания любых идей, которые приходят вам в голову, не слишком заботясь о каком-либо логическом порядке, последовательности, пунктуации и написании. Во время мозгового штурма не нужно беспокоиться о порядке мыслей и правильном использовании слов. Вместо этого следует сосредоточиться на сборе как можно большего количества идей и данных по этому конкретному вопросу.

Не торопитесь, чтобы думать о теме. Соберите свои мысли и начните записывать их в случайном порядке. Позвольте одной идее свободно привести вас к другой связанной идее и так далее. Этот сбор информации медленно даст вам подход к содержанию. Через некоторое время будет сформировано несколько альтернативных подходов. Чем больше вы продолжаете смотреть на потоки мыслей, которые вы положили на бумагу, тем больше идей будет формироваться.

Теперь попробуйте организовать эти идеи в логическом потоке. Не начинайте проверять грамматику еще. Просто попробуйте получить равномерный поток. Теперь все ваши идеи будут упорядочены. После этого выполните необходимое редактирование, например, заменив определенные слова более подходящими, проверив грамматику, употребление слов, орфографию и пунктуацию.

Эффективное сочинение

С тем, как мир развивался вокруг нас, каждый человек должен писать сегодня, независимо от его возраста, работы и назначения. Будь то для школьных заданий или подачи отчетов или подписания счетов — все пишут.

В то время как многие из тех, кому «приходится» писать, на самом деле любят писать, для многих есть письмо, которое является не более чем рутиной. Проблема этих людей в том, что они не дают себе времени подумать, как писать. В результате чего их стиль написания трудоемок, неточен и неудовлетворителен.

Так же, как есть шаги для решения вопроса об алгебре, есть несколько шагов, которые можно выполнить для лучшего письменного вывода. Здесь, в этой главе, мы обсудим, как вам следует начать процесс написания эффективного бизнес-документа.

Как начать

Из всех шагов самый хитрый (и самый разочаровывающий) — выяснить начало. Вот несколько советов, как быстро начать работу —

• Исследования, чтобы найти факты.
• Мозговой штурм, чтобы записать все случайные идеи.
• Обсудите черновик с коллегой.
• Сохраняйте дружелюбный, спокойный тон письма.
• Сопереживать с читателем.
• Проверьте это и спите на нем.

Планирование и структура

Компании регулярно выпускают документы, такие как годовые отчеты для акционеров, ежемесячные информационные бюллетени для клиентов и редакционные статьи для своих сотрудников. В зависимости от объема контента, который вы разрабатываете, вам может потребоваться упорядочить данные в три структуры:

• Основанная на времени структура

  Эта структура используется, когда вы пишете повестки дня и протоколы, или отчеты, где задачи распределены, а результаты представлены в хронологической последовательности.

• Алфавитная структура

  Эта структура используется, когда в документе имеется большое количество отдельных тем, которые необходимо расположить в определенном алфавитном порядке (A — Z). Примерами этого могут быть глоссарий слов или книга о фруктах и ​​калориях, где названия фруктов перечислены в алфавитном порядке.

• Структура темы

  Наиболее часто используемая структура — это разделение структуры по темам. Например, веб-сайт разработал свою страницу часто задаваемых вопросов таким образом, чтобы в ней было три темы на выбор — «статус доставки», «жалобы» и «оплата и возврат», причем в каждой теме было несколько вопросов по этой теме.

Эта структура используется, когда вы пишете повестки дня и протоколы, или отчеты, где задачи распределены, а результаты представлены в хронологической последовательности.

Эта структура используется, когда в документе имеется большое количество отдельных тем, которые необходимо расположить в определенном алфавитном порядке (A — Z). Примерами этого могут быть глоссарий слов или книга о фруктах и ​​калориях, где названия фруктов перечислены в алфавитном порядке.

Наиболее часто используемая структура — это разделение структуры по темам. Например, веб-сайт разработал свою страницу часто задаваемых вопросов таким образом, чтобы в ней было три темы на выбор — «статус доставки», «жалобы» и «оплата и возврат», причем в каждой теме было несколько вопросов по этой теме.

Эффективные шаги для организации контента

Есть несколько эффективных шагов, которые помогут вам упорядочить содержимое в правильной структуре и заполнить детали в логическом потоке, чтобы весь документ выглядел синхронизированным и полным. Это —

• Документ должен иметь логическое начало, середину и конец.

• Организовать текст вашего сообщения в кратких и небольших (не более 4–5) параграфах.

• Измените контент в соответствии с вашими читателями.

• Никогда не теряйте фокус и желаемый результат письма при написании.

• Не исправляйте себя во время написания, редактируйте только после мозгового штурма.

• Возьмите некоторое время перед началом редактирования.

Документ должен иметь логическое начало, середину и конец.

Организовать текст вашего сообщения в кратких и небольших (не более 4–5) параграфах.

Измените контент в соответствии с вашими читателями.

Никогда не теряйте фокус и желаемый результат письма при написании.

Не исправляйте себя во время написания, редактируйте только после мозгового штурма.

Возьмите некоторое время перед началом редактирования.

Прежде всего, необходимо всегда следовать логической последовательности при написании бизнес-документа, чтобы гарантировать, что документ передает правильное сообщение.

Требования к читателям

Деловые документы имеют аудиторию и конкретную цель. Поэтому очень важно иметь в виду требования читателей, прежде чем писать деловой документ. По этой причине почти все письма начинаются с адреса получателя документа.

Прежде чем начать писать, узнайте причину, по которой вы пишете, и какие действия вы хотите предпринять или совершить, прочитав это письмо.

Чего хотят читатели

Идея состоит в том, чтобы писать, помня читателя, которому вы его отправляете. Для того, чтобы любой письменный документ был всеобъемлющим, есть несколько вопросов, которые вы должны задать себе на протяжении всего —

• Кто твой читатель?
• Что он хочет знать?
• Что ему нужно знать?
• Что он уже знает о теме?
• Какое ожидаемое время для отправки документа?

Скажите читателям заранее о преимуществах, которые они получат при чтении вашего документа, упомяните ожидаемые от них действия / достижения и какую другую информацию они получат от чтения вашего документа.

Написание документа

Письмо похоже на начало задания. Вы должны быть хорошо спланированы, подготовлены, сосредоточены, преданы делу и, самое главное, увлечены своим делом. Если вы реализуете все упомянутые пункты, шансы на написание хорошо оцененного текста будут в вашу пользу.

Ключевые моменты при написании документа

Прежде всего, давайте примем тот факт, что очень немногие, почти никто, не могут написать документ так, как они хотели, чтобы поместить его на бумаге, с самой первой попытки. Идеи и воспоминания часто приходят, когда их меньше всего ожидают, и эти новые идеи постоянно меняют ваш документ с каждым последующим вводом.

Как только вы изложите свои идеи на бумаге, следующим шагом будет представление их в простой, логичной, связной и понятной форме. Это требует планирования и подготовки, для которых есть определенные шаги, которые вы можете выполнить —

• Соответствующий язык
• Простой английский (без жаргона)
• Простые предложения
• Соответствующее содержание
• Использование маркеров
• сжатость
• Постоянное улучшение

Исследование

Исследование на любую тему является очень важным шагом перед написанием. Ваши источники должны быть надежными и общепринятыми. Прежде чем вы определите и разработаете свою тему, вы должны найти контекст и справочную информацию по вашей теме. Это может быть сделано путем ссылки на книги, статьи, журналы, источники новостей и журналы. Люди в наши дни тоже используют видео и звукозаписи. Следующие шаги помогут вам —

• Обратите внимание на важные и актуальные детали.

• Оцените каждый пункт в отношении темы и цели вашего документа.

• Запишите детали ваших ресурсов и ссылок (например, автор, название и публикация)

• Расположите содержимое в логическом порядке под соответствующими заголовками и подзаголовками.

Обратите внимание на важные и актуальные детали.

Оцените каждый пункт в отношении темы и цели вашего документа.

Запишите детали ваших ресурсов и ссылок (например, автор, название и публикация)

Расположите содержимое в логическом порядке под соответствующими заголовками и подзаголовками.

Цель

Знание вашей аудитории окажет большую помощь в определении содержания и того, как вы должны подходить к нему. Если вы не знаете о своей аудитории, пишите с учетом демографической, то есть целевой группы для вашей рецензии, как это делают авторы онлайн-статей или блогеры.

Прежде чем вы начнете писать, постарайтесь всегда понимать, в чем ваша причина написания. Это может быть любой из нижеперечисленных —

• Предоставление информации
• Применяя убеждение
• Представлять ваше мнение
• Предлагать идеи
• Отправка отчетов
• рекомендации
• Желаемое действие
• Достижение достижения

Например, если вы намереваетесь продать продукт или заставить кого-то подписаться на услугу, которую вы предоставляете, или продвигаете причину, задайте себе такие вопросы, как —

• Кто мои потенциальные читатели?

• Каков фон моей предполагаемой целевой аудитории?

• Где они живут и сколько им лет?

• Каковы их интересы и приоритеты?

Кто мои потенциальные читатели?

Каков фон моей предполагаемой целевой аудитории?

Где они живут и сколько им лет?

Каковы их интересы и приоритеты?

Эти вопросы определят цель вашего письма.

Написание документов

После того, как вы определили свою аудиторию, постарайтесь предвидеть информацию, которую ваш читатель может счесть необходимой, и включайте ее в свой документ при написании. Это можно сделать, задав себе «WH-вопросы».

• Ответьте на вопросы WH — Ответ «Кто? Какие? Зачем? Куда? Когда? Кому? Как? »Даст вам представление о содержании написанного.

• Определите начало и окончание — собрав все возможные идеи по этой теме, вы можете просмотреть их и отклонить несколько, которые не будут иметь смысла в вашей статье. После этого найдите идею, которая окажет максимальное влияние на ее чтение, и включите ее в начало статьи. Конец должен иметь идею, которая обобщает все идеи в четкой и четкой форме.

• Получите мнение от второго лица — Всегда проверяйте ваш письменный текст кем-либо перед его отправкой. Это дает объективную, объективную перспективу обзору и мешает вашим эмоциям и поблажкам мешать. Не делайте этого, если контент является конфиденциальным и не подлежит разглашению.

• Обсудите предложения и внесите улучшения. После того, как ваши друзья предложили некоторые изменения, внесите те, которые вы считаете актуальными.

Ответьте на вопросы WH — Ответ «Кто? Какие? Зачем? Куда? Когда? Кому? Как? »Даст вам представление о содержании написанного.

Определите начало и окончание — собрав все возможные идеи по этой теме, вы можете просмотреть их и отклонить несколько, которые не будут иметь смысла в вашей статье. После этого найдите идею, которая окажет максимальное влияние на ее чтение, и включите ее в начало статьи. Конец должен иметь идею, которая обобщает все идеи в четкой и четкой форме.

Получите мнение от второго лица — Всегда проверяйте ваш письменный текст кем-либо перед его отправкой. Это дает объективную, объективную перспективу обзору и мешает вашим эмоциям и поблажкам мешать. Не делайте этого, если контент является конфиденциальным и не подлежит разглашению.

Обсудите предложения и внесите улучшения. После того, как ваши друзья предложили некоторые изменения, внесите те, которые вы считаете актуальными.

Три шага составления

Написание первого черновика

Обдумайте ваши идеи вслух, прежде чем записывать их, чтобы мысли были четко выражены. Получив первоначальный черновик, заполните соответствующие недостающие данные в соответствии со стандартной структурой документа. Напишите в соответствии с вашим контентом содержания, используя маркеры и отступы для заголовков, подзаголовков и второстепенных заголовков.

Переписывание

После завершения первого черновика подождите несколько дней, прежде чем редактировать его. Улучшите черновик, оценивая каждое слово, предложение и параграф с целью разработки краткого и правильного содержания.

• Включите любые пропущенные необходимые детали.

• Делайте предложения жестче и понятнее.

• Убедитесь, что время соответствует.

• Исправьте орфографию, грамматику и пунктуацию.

• Используйте активный голос и от первого лица, когда это уместно.

• Переставьте последовательность предложений или абзацев и проверьте последовательность.

Включите любые пропущенные необходимые детали.

Делайте предложения жестче и понятнее.

Убедитесь, что время соответствует.

Исправьте орфографию, грамматику и пунктуацию.

Используйте активный голос и от первого лица, когда это уместно.

Переставьте последовательность предложений или абзацев и проверьте последовательность.

Написание финального проекта

Напишите несколько черновиков, каждый из которых является улучшением последнего. Продолжайте пересматривать окончательный вариант, пока не будете удовлетворены окончательным результатом. Покажите это коллегам и получите их отзывы. Обсудите предложения и внесите необходимые исправления или изменения.

Написание финальной копии

• Введите окончательную копию документа.

• Вычитайте слово за словом и цифру за цифрой.

• Подпишите и / или введите свое имя или инициалы в конце документа.

• Отправьте документ читателю.

Введите окончательную копию документа.

Вычитайте слово за словом и цифру за цифрой.

Подпишите и / или введите свое имя или инициалы в конце документа.

Отправьте документ читателю.

Адаптация контента

Адаптируя контент в соответствии с потребностями клиентов и читателей, вы должны стараться избегать технических терминов, аббревиатур и сокращений. Это не только сбивает с толку читателей, предлагая им угадать смысл, что приводит к неоднозначным толкованиям того, что упоминалось. Еще несколько таких моментов обсуждаются ниже.

Чтобы адаптировать содержание, тон и язык ваших документов в соответствии с требованиями читателей, вы должны выполнить следующие простые шаги:

• Используйте «вы» больше, чем «я» или «мы».

• Пишите с точки зрения читателей.

• Сосредоточьтесь на их преимуществах.

• Ваш язык не должен быть конкретным для любого пола, расы, возраста и инвалидности.

• Используйте профессиональный, но дружелюбный тон, чтобы создать формальное, но приятное впечатление.

• Используйте позитивные слова, которые вежливы, просты и точны

Используйте «вы» больше, чем «я» или «мы».

Пишите с точки зрения читателей.

Сосредоточьтесь на их преимуществах.

Ваш язык не должен быть конкретным для любого пола, расы, возраста и инвалидности.

Используйте профессиональный, но дружелюбный тон, чтобы создать формальное, но приятное впечатление.

Используйте позитивные слова, которые вежливы, просты и точны

Использование местоимений от второго лица везде, где это возможно, вместо «я, мы» дает позитивный тон и заставляет читателя думать, что вы сочувствуете ему. Это позволяет ему командовать, поскольку он понимает это как эксклюзивный разговор, а не фрагмент текста, нацеленный на общую толпу.

15 вещей, которые нужно помнить при написании

Теперь, когда вы узнали, как структурировать свои мысли и упорядочить свои идеи, давайте узнаем, как сделать ваше письмо более профессиональным и четким.

У многих людей есть очень интересные идеи, и им даже удается воплотить их в жизнь. Тем не менее, их читательская аудитория не выходит за рамки определенного уровня, даже несмотря на то, что они пишут хорошо и мысли были должным образом упомянуты. Это потому, что в их письме отсутствует надлежащий подбор слов, или, возможно, использовалась пословица типа «пощипывать в зародыше», которую читатели могут не понять.

Давайте обсудим 15 вещей, которые вы должны иметь в виду при чтении корректуры и пересмотре написанного вами —

ясность

• Ваше письмо должно быть понято при первом чтении. Избегайте технических жаргонов, незнакомых слов или формального языка.

Ваше письмо должно быть понято при первом чтении. Избегайте технических жаргонов, незнакомых слов или формального языка.

Формальное против Современного

• Оплата была должным образом отмечена против . мы получили ваш чек.

• Прилагается к против . пожалуйста, найдите в приложении

Оплата была должным образом отмечена против . мы получили ваш чек.

Прилагается к против . пожалуйста, найдите в приложении

Избегайте двусмысленности

• Следует избегать слов с двойным значением или предложений, которые сбивают с толку читателей —

• Съев рыбу, Киран поговорил с Караном. (У кого была рыба?)

Следует избегать слов с двойным значением или предложений, которые сбивают с толку читателей —

Съев рыбу, Киран поговорил с Караном. (У кого была рыба?)

Избегайте разговорных выражений

• В двух словах против . короче

• В этот день и возраст против . сегодня, сейчас

В двух словах против . короче

В этот день и возраст против . сегодня, сейчас

Избегайте использования многих слов

• До мероприятия против . до

• На данный момент времени против . сейчас

До мероприятия против . до

На данный момент времени против . сейчас

Избегайте ненужного повторения

• Абсолютно необходимо

• Объединить вместе

Абсолютно необходимо

Объединить вместе

Включить только соответствующую информацию

• Опустить ненужную справочную информацию.

• Сделайте предложения короткими и простыми — 17 слов или меньше.

Опустить ненужную справочную информацию.

Сделайте предложения короткими и простыми — 17 слов или меньше.

завершенность

• Убедитесь, что вся информация, которая понадобится читателю, включена —

• Кто? Какие? Куда? Когда? Зачем? Как?

Убедитесь, что вся информация, которая понадобится читателю, включена —

Кто? Какие? Куда? Когда? Зачем? Как?

правильность

• Проверьте правильность грамматики и правописания имен людей и мест).

• Он сделал это против он сделал это.

• Это цвет исчез по сравнению с его цветом исчез.

Проверьте правильность грамматики и правописания имен людей и мест).

Он сделал это против он сделал это.

Это цвет исчез по сравнению с его цветом исчез.

Не полагайтесь на проверку орфографии

• Ввод «нет / вкл», «затем / чем», «довольно / тихо», «потерять / потерять» не будет отображать ошибки.

Ввод «нет / вкл», «затем / чем», «довольно / тихо», «потерять / потерять» не будет отображать ошибки.

Конкретность

• Дайте конкретные детали.

• Ваш инвестиционный план заработает высокий процент.

• Ваш инвестиционный план заработает 8%.

Дайте конкретные детали.

Ваш инвестиционный план заработает высокий процент.

Ваш инвестиционный план заработает 8%.

убедительный

• Используйте язык, который правдоподобен. Избегайте преувеличений и превосходной степени.

• Всегда против Обычно

• Никогда против Редко

Используйте язык, который правдоподобен. Избегайте преувеличений и превосходной степени.

Всегда против Обычно

Никогда против Редко

учтивость

• Покажите хорошие манеры в вашем письме. Пассивный голос должен использоваться при сообщении плохих новостей, чтобы избежать негативных тонов.

• Мы не можем согласиться с условиями, изложенными в договоре.

• Некоторое обсуждение относительно условий и положений должно быть сделано.

Покажите хорошие манеры в вашем письме. Пассивный голос должен использоваться при сообщении плохих новостей, чтобы избежать негативных тонов.

Мы не можем согласиться с условиями, изложенными в договоре.

Некоторое обсуждение относительно условий и положений должно быть сделано.

Пишите с мыслью читателя.

• Сексист — председатель, бизнесмен

• Снисходительность — «конечно», «очевидно»

Сексист — председатель, бизнесмен

Снисходительность — «конечно», «очевидно»

Использование маркеров

• Сообщает ваше сообщение в простой и понятной форме

• Подчеркивает наиболее важную информацию.

Сообщает ваше сообщение в простой и понятной форме

Подчеркивает наиболее важную информацию.

Эффективное написание электронной почты

Электронная почта широко используется как форма недорогого, но очень эффективного инструмента делового общения. Электронные письма редко распечатываются и используются в качестве электронных копий, поскольку их легко архивировать и извлекать. Причиной его популярности является простота доступа, которую может использовать каждый в организации, начиная от генерального директора и заканчивая уборщиком.

Электронная почта — это эффективный способ донести информацию хорошо представленным, простым для чтения и профессионально соответствующим образом. Многие люди указывают на нехватку времени в качестве причины для пересылки некачественных электронных писем, которые варьируются от неполных до непонятных.

Многие люди путают электронные письма с текстовыми сообщениями, или, по крайней мере, их подход к написанию электронных писем говорит об этом. Учитывая это, давайте обсудим разницу между текстовым разговором и написанием электронной почты.

• Беседа с текстовыми сообщениями. В беседе с текстовыми сообщениями два человека могут обмениваться информацией, делиться деталями, вносить исправления и запрашивать разъяснения в быстрой обратной связи.

• Электронная почта — по сравнению с этим, электронные письма читают профессионалы, которые, в зависимости от их работы, могут получать от 20 до 200 электронных писем в день. Они не хотят участвовать в беседе «туда-сюда», и у них нет времени многократно запрашивать подробности. Они просто хотят понять содержание письма, прочитать инструкции, обработать информацию, выполнить задачу и очистить «непрочитанный» раздел папки «Входящие».

Беседа с текстовыми сообщениями. В беседе с текстовыми сообщениями два человека могут обмениваться информацией, делиться деталями, вносить исправления и запрашивать разъяснения в быстрой обратной связи.

Электронная почта — по сравнению с этим, электронные письма читают профессионалы, которые, в зависимости от их работы, могут получать от 20 до 200 электронных писем в день. Они не хотят участвовать в беседе «туда-сюда», и у них нет времени многократно запрашивать подробности. Они просто хотят понять содержание письма, прочитать инструкции, обработать информацию, выполнить задачу и очистить «непрочитанный» раздел папки «Входящие».

Имея это в виду, давайте обсудим некоторые уловки, чтобы написать эффективные электронные письма —

• Запланируйте свое сообщение.

• Используйте тему, чтобы привлечь внимание читателя.

• Держите ваше сообщение коротким и ясным.

• Не вводите все сообщение в нижнем регистре.

• Вычитайте ваше сообщение перед отправкой и возьмите на себя ответственность.

• Если вы сердитесь, уделите несколько минут, чтобы остыть, прежде чем отправлять электронное письмо.

• Не вводите свое сообщение заглавными буквами. Столицы считаются криками.

Запланируйте свое сообщение.

Используйте тему, чтобы привлечь внимание читателя.

Держите ваше сообщение коротким и ясным.

Не вводите все сообщение в нижнем регистре.

Вычитайте ваше сообщение перед отправкой и возьмите на себя ответственность.

Если вы сердитесь, уделите несколько минут, чтобы остыть, прежде чем отправлять электронное письмо.

Не вводите свое сообщение заглавными буквами. Столицы считаются криками.

В определенных случаях электронные письма могут не подходить . Предпочитаю звонить кому-то, когда —

• Вы должны обсудить личную, конфиденциальную или конфиденциальную информацию.

• Вы собираетесь давать плохие новости.

• Ваше сообщение является сложным и смысл может быть потерян в формулировках.

• Вам нужен немедленный ответ.

Вы должны обсудить личную, конфиденциальную или конфиденциальную информацию.

Вы собираетесь давать плохие новости.

Ваше сообщение является сложным и смысл может быть потерян в формулировках.

Вам нужен немедленный ответ.

Правовые риски электронных писем

Электронная почта является предпочтительным способом общения для многих рабочих мест, и это означает, что они несут много информации, которая может быть конфиденциальной. Безопасность и конфиденциальность информации в электронных письмах является солидарной ответственностью как отправителя, так и получателя. Компании имеют строгие правила для защиты своих документов и их содержимого. Давайте обсудим некоторые из наиболее часто используемых руководящих принципов, чтобы предотвратить злоупотребление электронными письмами.

Вы и ваша компания будете нести ответственность за многочисленные судебные иски, если —

• Вы отправляете или пересылаете электронные письма с оскорбительным содержанием.

• Вы отправляете вложение с вирусом.

• Вы пересылаете электронное письмо отправителя другому лицу без разрешения.

• Вы пытаетесь подделать чужие электронные письма или отправлять электронные письма с чужих учетных записей.

• Вы пытаетесь скрыть свою личность от получателей при отправке электронной почты.

• Вы копируете сообщение, принадлежащее другому лицу без разрешения.

Вы отправляете или пересылаете электронные письма с оскорбительным содержанием.

Вы отправляете вложение с вирусом.

Вы пересылаете электронное письмо отправителя другому лицу без разрешения.

Вы пытаетесь подделать чужие электронные письма или отправлять электронные письма с чужих учетных записей.

Вы пытаетесь скрыть свою личность от получателей при отправке электронной почты.

Вы копируете сообщение, принадлежащее другому лицу без разрешения.

Формат Формат электронной почты

Хотя большинство из нас отправляет неформальные электронные письма друзьям, в которых могут содержаться грамматические ошибки, это не относится к письмам коллегам, особенно когда мы хотим произвести хорошее впечатление, поскольку в этот раз мы должны быть более осторожными и дипломатичными. Вот несколько общих советов о правильном формате электронной почты —

Фон

Белый фон по умолчанию должен использоваться для всех электронных писем. Цветные фоны или узоры прокрутки считаются непрофессиональными и отвлекающими.

Шрифт

Предпочтительными шрифтами являются Times New Roman или Arial, размер шрифта 12.

Цвет шрифта

Шрифт должен быть только темно-синего или черного цвета.

Контактная информация

Официальные контактные данные, такие как имя, наименование, идентификатор электронной почты, контактный номер, логотип компании и адрес корреспонденции, должны быть указаны в области подписи. Личные заявления лучше избегать.

Имя и фамилия

Они должны быть упомянуты тем же шрифтом, который используется в теле письма, только на два размера больше. Курсивные шрифты не рекомендуются.

Подпись

Следующая информация должна быть предоставлена ​​в том же шрифте и размере, что и тело письма.

• обозначение
• отдел
• Название компании и адрес
• Ориентир и почтовый индекс.
• Контактный номер
• Адрес электронной почты
• Телефон компании
• Номер факса компании
• URL компании
• URL компании

Пример —

   Vineet Nanda
   Lead, Learning & Development
   Soft Skills
   Tutorialspoint Pvt. LTD.
   Jubilee Hills, Hyderabad
   Beside UCO Bank, 500033
   Ph: 91 40 23542835
   Fax: 91 40 23542836
   [email protected]
   http://www.tutorialspoint.com/

Отказ от ответственности (с примером)

Используйте заявление об отказе от ответственности в конце своей электронной подписи стандартным шрифтом, размер 8 —

ВЫ ДОЛЖНЫ ПРОЧИТАТЬ ЭТОТ УВЕДОМЛЕНИЕ

Информация, содержащаяся в этом письме и любых вложениях, является конфиденциальной и может быть защищена авторским правом или другой защитой интеллектуальной собственности. Вы не имеете права использовать или раскрывать эту информацию, кроме как с явного согласия отправителя.

Пример электронной почты

На <[email protected]>

Копия <[email protected]>

Тема : Ответить на интерьер декора | Окончательная дата и время встречи

Уважаемый господин

Я получил твое письмо с инструкциями, чтобы связаться с фирмой интерьера. Соответственно, я связался с Hasta La ‘Vista, одной из наиболее известных организаций, среди прочего, в области обучения поведенческим навыкам, оценки моды, психометрического анализа.

Они ответили на мою электронную почту и рады перспективе совместной работы. Они попросили меня назначить встречу для своих представителей, чтобы они могли посетить нас и лично объяснить остальные детали. Я отправил вам свои Условия использования в виде PDF-файла с названием « Условия» к этому письму. Просьба пройти через это и ответить.

С нетерпением ждем от вас в ближайшее время. Спасибо. Хорошего дня.

С уважением

Написание деловых писем

Деловые письма написаны, чтобы выразить хорошие новости, плохие новости, благодарность, подтверждение, приглашение, запрос, проблему, отказ или жалобы. Обычно он отправляется по электронной почте и имеет фирменный бланк.

Деловое письмо делится на три части —

• Введение. Открывается приветствиями и / или ссылками на предыдущие письма.

• Середина — содержит детали и добавленную информацию.

• Заключение — предлагает или упоминает действие, которое необходимо предпринять, и окончание.

Введение. Открывается приветствиями и / или ссылками на предыдущие письма.

Середина — содержит детали и добавленную информацию.

Заключение — предлагает или упоминает действие, которое необходимо предпринять, и окончание.

Формат делового письма

Деловое письмо обычно содержит следующие элементы:

• печатный бланк
• Название организации
• Адрес
• Номер телефона
• Дата
• Имя читателя (предпочтительная позиция)
• Адрес
• Уважаемый г-н / г-жа. [имя читателя]
• Ваш реф. идентификатор (если используется) и тема
• Вступление
• тело
• Заключение
• С уважением
• Подпись писателя
• название
• Позиция

Пример — деловое письмо

Tutorialspoint Pvt. LTD.

Адрес — 388-А, дорога № 22.

Юбилейные холмы, Хайдарабад, AP

500033, тел .: 91 40 23542835

Дата — 23/04/2015

к

Менеджер

Hasta La Vista Café Pvt. LTD

Адрес — 318-W, дорога № 12

Юбилейные холмы, Хайдарабад, AP

500033, тел .: 91 40 23542836

Уважаемый Шри

Идентификатор ссылки: <IBDFC172187323: Подтверждение вызова>

Тема: <Записаться на прием, чтобы обсудить декор интерьера>

Привет из Tutorialspoint

Мы являемся образовательной организацией в Хайдарабаде и являемся одной из самых быстрорастущих фирм в мире онлайн-обучения. Ваша фирма была передана нам одной из наших ассоциированных фирм и похвалила вашу похвальную работу.

Мы хотели бы воспользоваться вашими услугами для внутренней отделки наших офисных помещений. Мы хотели бы встретиться с вашими представителями, поэтому, пожалуйста, сообщите нам дату и время встречи, чтобы мы обсудили детали.

С нетерпением ждем от вас в ближайшее время. Хорошего дня.

С уважением

(Вставить подпись)

Винит Нанда

Руководство, обучение и развитие

Soft Skills, Tutorialspoint Pvt. LTD.

Написание мемо

Основная цель написания меморандума заключается в поддержке принятия решений путем документирования ссылки для будущего использования. Это также помогает в передаче информации, представлении неофициального отчета и предложении решения проблемы.

Деловое напоминание целесообразно использовать при создании объявлений компании, таких как встречи с сотрудниками, продвижение по службе и изменения в политике компании.

Формат памятки

Записка обычно включает в себя следующие элементы —

• Название организации — на бланке.

• Название заметки — вверху страницы.

• Приложения — документы, прикрепленные к памятке для справки.

• Краткое содержание — помещается в начале заметки, должно содержать тему до пяти или десяти строк. Он не должен содержать жаргон или очень технический язык.

• To — полное имя читателя (включая почетные звания, но не используйте общие названия, такие как «Mr.», «Ms.»). Строка «To» отменяет использование приветствий, таких как «Dear».

Название организации — на бланке.

Название заметки — вверху страницы.

Приложения — документы, прикрепленные к памятке для справки.

Краткое содержание — помещается в начале заметки, должно содержать тему до пяти или десяти строк. Он не должен содержать жаргон или очень технический язык.

To — полное имя читателя (включая почетные звания, но не используйте общие названия, такие как «Mr.», «Ms.»). Строка «To» отменяет использование приветствий, таких как «Dear».

• Если число читателей превышает пять, укажите их в конце заметки в разделе «Список рассылки» и укажите в строке «Кому». Например — Кому: см. Список рассылки на стр. 14.

• От — Имя и наименование отправителя указаны здесь. Он отменяет бесплатные закрытия, такие как «С уважением».

• Дата — упоминание даты помогает отслеживать записку.

• Предмет — Упомяните тему в нескольких словах (5-6), но в ней должно быть четко указано назначение.

• Сообщение — Этот раздел содержит Введение, Обсуждение (содержит 2-3 средних абзаца с указанием деталей) и Заключение.

• Введение — указывается цель и сфера действия меморандума. В случае хороших новостей, плохих новостей, отказа, отклонения или одобрения, короткое сообщение упоминается здесь, прежде чем предоставить подробности в разделе для обсуждения.

• Обсуждение. Здесь подробно описывается проблема, подход к ее решению, анализ, оценка и рекомендации.

• Вывод — округляет основные моменты и обеспечивает необходимые действия и указания для читателей.

• Список рассылки — имена в списке рассылки обычно набираются в алфавитном порядке. Однако, если один из людей явно опережает других, поместите это имя первым.

• Инициалы писателя. Записка заполняется инициалами автора, а не его / ее подписью, сразу после последнего предложения.

Если число читателей превышает пять, укажите их в конце заметки в разделе «Список рассылки» и укажите в строке «Кому». Например — Кому: см. Список рассылки на стр. 14.

От — Имя и наименование отправителя указаны здесь. Он отменяет бесплатные закрытия, такие как «С уважением».

Дата — упоминание даты помогает отслеживать записку.

Предмет — Упомяните тему в нескольких словах (5-6), но в ней должно быть четко указано назначение.

Сообщение — Этот раздел содержит Введение, Обсуждение (содержит 2-3 средних абзаца с указанием деталей) и Заключение.

Введение — указывается цель и сфера действия меморандума. В случае хороших новостей, плохих новостей, отказа, отклонения или одобрения, короткое сообщение упоминается здесь, прежде чем предоставить подробности в разделе для обсуждения.

Обсуждение. Здесь подробно описывается проблема, подход к ее решению, анализ, оценка и рекомендации.

Вывод — округляет основные моменты и обеспечивает необходимые действия и указания для читателей.

Список рассылки — имена в списке рассылки обычно набираются в алфавитном порядке. Однако, если один из людей явно опережает других, поместите это имя первым.

Инициалы писателя. Записка заполняется инициалами автора, а не его / ее подписью, сразу после последнего предложения.

Пример памятки

Название памятки : <Встреча с Хастой Ла Вистой для декора интерьера>

Приложения : <Брошюра о компании и список предложений>

Резюме — Встреча представителей Hasta La Vista с целью оформления интерьера наших офисных помещений.

Кому : <Мохтахсим М., Киран К. Паниграхи, Гопал К Верма, Маниша Шейвал, Анаади>

От : <Винет Нанда>

Дата : 23/04/2015

Тема : Встреча с Хастой Ла Вистой сегодня в 18:00 в зале заседаний — 1

В соответствии с нашим предыдущим обсуждением от 12/01/2015, мы планировали обновить интерьер нашего офиса. Решение, принятое в конце этой встречи, заключалось в том, чтобы связаться с фирмой по внутреннему убранству.

Hasta La Vista — это организация, занимающаяся интерьером в Хайдарабаде, и одна из самых быстрорастущих компаний в бизнесе.

Мы планируем нанять их услуги с целью оформления интерьера наших офисных помещений. Мы встретимся с их представителями сегодня в 18:00 в зале заседаний-1.

С нетерпением ждем вашего активного участия. Спасибо.

В.Н.

Протокол встречи

Протокол, также известный как протокол или примечание , является записью в реальном времени встречи. Они включают в себя список участников, поднятые вопросы, соответствующие ответы и окончательные решения, принятые для решения проблем. Их цель — записать, какие действия были назначены кому, наряду с достижениями и сроками.

Формат протокола собрания

Протокол встречи обычно включает следующие элементы:

• Название компании — в верхнем левом углу страницы.

• Дата — в верхнем правом углу страницы.

• Тема — после двух ключей возврата; Центр выровнен.

• Участники — Наименование и обозначение (2 столбца таблицы).

• Отсутствующие — имя, роли, причины невыхода на работу. (3 колонки)

• Повестка дня под рукой — тема для обсуждения.

• Поднятые вопросы — вместе с именами докладчиков.

• Предложения — вносятся вместе с именами докладчиков.

• Решение — итог встречи.

• Список задач — задача, выделенная и соответствующая сторона.

• Будущие встречи — дата и тема следующей встречи.

Название компании — в верхнем левом углу страницы.

Дата — в верхнем правом углу страницы.

Тема — после двух ключей возврата; Центр выровнен.

Участники — Наименование и обозначение (2 столбца таблицы).

Отсутствующие — имя, роли, причины невыхода на работу. (3 колонки)

Повестка дня под рукой — тема для обсуждения.

Поднятые вопросы — вместе с именами докладчиков.

Предложения — вносятся вместе с именами докладчиков.

Решение — итог встречи.

Список задач — задача, выделенная и соответствующая сторона.

Будущие встречи — дата и тема следующей встречи.

Пример — протокол встречи

Дата — 23/04/2015

Tutorialspoint Pvt. LTD.

Адрес — 388-А, дорога № 22.

Юбилейные холмы, Хайдарабад, AP

500033, тел .: 91 40 23542835

Тема — Встреча с представителями Hasta La Vista в 18:00.

Присутствовали:

название	обозначение
Мохтахим М.	Управляющий директор
Киран Кумар Паниграхи	Старший технический писатель
Гопал К Верма	Технический менеджер
Маниша Шейвал	Технический писатель

прогульщиков:

название	обозначение	причина
Анаади Шарма	Старший тренер	Проведение онлайн обучения .NET

Повестка дня — встреча с представителями Hasta La Vista

Поднятые вопросы — высокая стоимость, длительность, почасовой способ оплаты.

Предложения:

название	Предложения
Мохтахим М.	Альтернативная компания
Киран Кумар Паниграхи	Переговорный режим оплаты
Гопал К Верма	Переговоры о рабочих часах
Маниша Шейвал	Отсрочка плана

Решение — Представителям было предложено проконсультироваться со своим руководством и представить отчет.

Список заданий:

Гопал К Верма	Принимая обновления от Hasta La Vista
Маниша Шейвал	Ищу альтернативную компанию

Будущие встречи — 30 апреля 2015 года в 16:30 в зале заседаний-1.

Написание повестки дня

Повестка дня, также называемая списком или расписанием , представляет собой список действий в том порядке, в котором они должны выполняться, с начала и до закрытия. Повестка дня помогает подготовиться к встрече, предоставляя список пунктов и четкий набор тем, целей и сроков, которые необходимо обсудить.

Формат повестки дня

Повестка дня обычно включает в себя следующие элементы —

• Название повестки дня собрания — вверху; предпочтительно по центру

• Информация о собрании — описание цели

• Цель — описание повестки дня

• Дата — для ведения записей корреспонденции

• Место — место встречи

• Время — фактическое время начала встречи

• Тип встречи — мозговой штурм или обсуждение или оценка

• Время прибытия — время начала встречи

• Время отложения — время окончания встречи

• Участники — количество присутствующих людей с их именами

• Подготовка к встрече —

• Пожалуйста, прочитайте — инструкции, которые необходимо соблюдать

• Пожалуйста, принесите — вещи, которые должны быть в тот день

• Предметы действия —

Последнее действие	Ответственный орган	Срок оплаты
Новое Действие	Ответственный орган	Срок оплаты

• Другие примечания — другая инструкция или информация, которая должна быть снята.

Название повестки дня собрания — вверху; предпочтительно по центру

Информация о собрании — описание цели

Цель — описание повестки дня

Дата — для ведения записей корреспонденции

Место — место встречи

Время — фактическое время начала встречи

Тип встречи — мозговой штурм или обсуждение или оценка

Время прибытия — время начала встречи

Время отложения — время окончания встречи

Участники — количество присутствующих людей с их именами

Подготовка к встрече —

Пожалуйста, прочитайте — инструкции, которые необходимо соблюдать

Пожалуйста, принесите — вещи, которые должны быть в тот день

Предметы действия —

Другие примечания — другая инструкция или информация, которая должна быть снята.

Пример — Написание повестки дня

Обновление после встречи с представителями Hasta La Vista

Информация о встрече — Обновление после встречи с представителями Hasta La Vista.

Задача — с целью оформления интерьера наших офисных помещений.

Дата — 23 апреля 2015 г.

Расположение — Конференц-зал-1

Время — 16:30

Тип встречи — Обсуждение

Время прибытия — 18:00

Время отложения — 8:30 вечера

Участники — Мохтахим М., Киран К. Паниграхи, Гопал К Верма, Маниша Шейвал

Подготовка к встрече :

Пожалуйста, прочитайте — брошюра компании Hasta La Vista, цитатный документ

Пожалуйста, принесите — предложение компании-конкурента, анализ почасовых ставок

Элементы действий :

Должное действие :

Обновления от Hasta la Vista	Гопал К Верма	30 апреля 2015 г.
Найти конкурента Хаста ла Виста	Маниша Шейвал	30 апреля 2015 г.

Новое Действие:

Отправить письмо их начальнику отдела маркетинга

Маниша Шейвал

5 мая 2015 г.

Другие примечания — Товары для покупки для интерьера.

Написание бизнес-кейса

Целью бизнес-кейса или предложения является определение требований организации и предложение стратегий для их удовлетворения. Он также используется для оценки результатов для достижения оптимального успеха. Экономическое обоснование — это документ, который написан, чтобы убедить лицо, принимающее решение, одобрить действие, предложенное в этом деле.

Формат бизнес-кейса

Бизнес-кейс обычно включает в себя следующие элементы:

• Business Case Title — тема предложения

• Резюме — описание предложения

• Текущий процесс — процедуры в настоящее время в эксплуатации

• Причина изменения — прибыль, которую принесут изменения

• Риски — факторы, которые компания должна остерегаться

Business Case Title — тема предложения

Резюме — описание предложения

Текущий процесс — процедуры в настоящее время в эксплуатации

Причина изменения — прибыль, которую принесут изменения

Риски — факторы, которые компания должна остерегаться

• Параметры — любые альтернативные процедуры, которые могут быть реализованы

• Сравнение опций — анализ рисков и прибыли всех опций

• Рекомендация — окончательный вариант реализации после изменений

• Действие — необходимые шаги для реализации изменений

• Требуется одобрение — какие действия требуют одобрения от кого

Параметры — любые альтернативные процедуры, которые могут быть реализованы

Сравнение опций — анализ рисков и прибыли всех опций

Рекомендация — окончательный вариант реализации после изменений

Действие — необходимые шаги для реализации изменений

Требуется одобрение — какие действия требуют одобрения от кого

Пример — написание бизнес-кейса

Отзыв о декоре интерьера от Hasta La Vista

Резюме :

Мы передали задачу ремонта интерьера нашего офиса компании Hasta La Vista, известной организации интерьера в Хайдарабаде.

Текущий процесс

В настоящее время мы выплачиваем Hasta La Vista почасовое вознаграждение в размере 22 000 индийских рупий за их 350-часовой бизнес-интерьер. Это включает в себя пять часов отделки и перепланировки офисных помещений. Дни работы — семь дней в неделю, а часы работы — пять часов с 11:00 до 16:00.

Причина изменения :

Выход не в соответствии с требованиями клиента. Использованы чрезмерные материалы для декора и много потрачено впустую.

Риски — новый дизайнер декораций может переустановить предыдущее состояние и отменить все обновления.

Опции — Просить новую компанию по декору продолжить проектирование по тому же шаблону и не применять новый дизайн.

Сравнение вариантов — потеря энтузиазма новой компании может привести к падению производительности, но фиксированная ежемесячная компенсация и большее количество ежедневных часов будут уравновешивать производительность.

Рекомендация — расторгнуть контракт с Hasta La Vista. Свяжитесь с Rye’s Décor.

Действие — Позвоните представителям и техническим специалистам Rye ‘Décor, позвольте им осмотреть помещения и представить окончательный отчет с оценкой.

Требуется утверждение :

• Calling Rye’s Décor — требуется разрешение от HR, Admin

• Встреча с представителями Rye’s Décor — требуется одобрение от MD

• Завершение предложения по обновлению — утверждение от HR, Счета.

Calling Rye’s Décor — требуется разрешение от HR, Admin

Встреча с представителями Rye’s Décor — требуется одобрение от MD

Завершение предложения по обновлению — утверждение от HR, Счета.

Написание пресс-релизов

Пресс-релиз, также известный как пресс-релиз , пресс-релиз или заявление для прессы , представляет собой письменное или записанное сообщение, адресованное представителям новостных СМИ с целью объявления чего-то интересного для публики.

Формат медиа-релиза

Пресс-релиз обычно содержит следующие элементы:

• Логотип и адрес компании — указаны на бланке

• Дата — дата пресс-релиза

• Сроки — время события

• Дата выпуска — дата упомянутого события

• Заголовок — краткое однострочное описание события

• Место — место события

• Введение — описание события и причины.

• Что — что это за событие?

• Почему — почему было организовано мероприятие?

• Когда — когда организовано мероприятие?

• Кто — кто люди, посещающие мероприятие?

• О компании — краткое описание компании

• Контактная информация — где связаться для получения дополнительной информации

Логотип и адрес компании — указаны на бланке

Дата — дата пресс-релиза

Сроки — время события

Дата выпуска — дата упомянутого события

Заголовок — краткое однострочное описание события

Место — место события

Введение — описание события и причины.

Что — что это за событие?

Почему — почему было организовано мероприятие?

Когда — когда организовано мероприятие?

Кто — кто люди, посещающие мероприятие?

О компании — краткое описание компании

Контактная информация — где связаться для получения дополнительной информации

Пример — пресс-релиз

Дата проведения — 23 апреля 2015 г.

Время проведения мероприятия — 16:00.

Дата выхода прессы — 30 апреля 2015 г.

Торжественное открытие Tutorialspoint Pvt. LTD.

Место проведения:

Tutorialspoint Pvt. LTD.

Адрес — 388-А, дорога № 22.

Юбилейные холмы, Хайдарабад, AP

500033, тел .: 91 40 23542835

Введение — Tutorialspoint Pvt. ООО будет работать после ремонта, и мы приглашаем всех вас увидеть новый облик нашего рабочего места.

• Что — Внутренний Декор Tutorialspoint Pvt. LTD.

• Почему — приветствовать людей, чтобы засвидетельствовать наши новые улучшенные помещения.

• Когда — 30 апреля 2015 года с 16:00 на территории компании.

• Кто — сотрудники со своими семьями, СМИ, гости, Prince Dance Group

Что — Внутренний Декор Tutorialspoint Pvt. LTD.

Почему — приветствовать людей, чтобы засвидетельствовать наши новые улучшенные помещения.

Когда — 30 апреля 2015 года с 16:00 на территории компании.

Кто — сотрудники со своими семьями, СМИ, гости, Prince Dance Group

О компании — tutorialspoint.com — это специализированный веб-сайт, на котором можно получить качественное онлайн-образование в областях компьютерных технологий, информационных технологий, компьютерных языков и управления. Этот веб-сайт создан выпускником AMU, г-ном Мохташимом, с запуском единого учебника по HTML в 2006 году. В настоящее время этот веб-сайт разработан и поддерживается Tutorials Point (I) Pvt. ООО, созданная 12 июня 2014 года.

Контактная информация:

Адрес : 388-A, дорога № 22, Jubilee Hills, Хайдарабад Телангана, ИНДИЯ-500033

Резюме написание

Резюме — это документ, используемый для представления опыта и навыков заявителя при подаче заявления на новую работу. Это краткое изложение опыта работы кандидата и образования.

Формат резюме

Хотя шаблоны резюме варьируются от профессии к профессии, мы обсудим наиболее широко принятый формат здесь, который состоит из —

• Имя — полное имя заявителя без общих приветствий, таких как г-н, г-жа

• Адрес — постоянный адрес

• Цель — цель вашей профессиональной жизни

• Образование — ваша академическая квалификация

• Навыки — области знаний в вашей профессии

• Языки программирования — если есть

• Программные инструменты — программные инструменты, которые вы используете в своей профессии (MS Word, Excel)

• Платформы операционной системы — используемая вами операционная система (Windows, Mac)

• Система управления базами данных — если есть

• Личные навыки — мягкие навыки

• Разбивка опыта — подробное объяснение вашего опыта

• Достижения и интересы — Хобби. Достижения в профессиональной жизни

• Декларация — указание всей предоставленной информации о заявителе как достоверной

Имя — полное имя заявителя без общих приветствий, таких как г-н, г-жа

Адрес — постоянный адрес

Цель — цель вашей профессиональной жизни

Образование — ваша академическая квалификация

Навыки — области знаний в вашей профессии

Языки программирования — если есть

Программные инструменты — программные инструменты, которые вы используете в своей профессии (MS Word, Excel)

Платформы операционной системы — используемая вами операционная система (Windows, Mac)

Система управления базами данных — если есть

Личные навыки — мягкие навыки

Разбивка опыта — подробное объяснение вашего опыта

Достижения и интересы — Хобби. Достижения в профессиональной жизни

Декларация — указание всей предоставленной информации о заявителе как достоверной

ПРИМЕЧАНИЕ. — Поля, отмеченные ( e, f, i ), будут меняться в зависимости от области знаний кандидата. Точки ( g, h ) в настоящее время считаются частями общего шаблона, поскольку почти все компании сейчас ожидают, что кандидат обладает базовыми навыками работы с компьютером по какому-либо конкретному программному инструменту (MS Word, MS Excel и т. Д.).

Образец резюме

Составление резюме

Биографическая справка (CV) — это письменный обзор опыта данного лица и других квалификаций, которые потенциальный работодатель ищет в отношении ищущих работу, и предполагается, что его несут штатные соискатели, ищущие смену работы.

Резюме и резюме — в чем разница?

Резюме можно легко принять за резюме , однако есть заметная разница. Предполагается, что резюме должно осуществляться кандидатами, не имеющими соответствующего профессионального опыта или опыта. С другой стороны, резюме должны нести кандидаты с соответствующим опытом.

Формат резюме

Как и в резюме, мы будем обсуждать широко принятый шаблон. Резюме обычно включает в себя следующие элементы —

• Имя — полное имя заявителя без общих приветствий, таких как г-н, г-жа

• Адрес — постоянный адрес.

• Резюме — краткое описание того, чего вы достигли в своей профессии.

• Академическая квалификация — ваша академическая квалификация

• Дополнительные знания — навыки, которые вы приобрели за пределами вашей профессии.

• Приобретенные навыки — Мягкие навыки

• Языки программирования — если есть

• Программные инструменты — программные инструменты, которые вы используете в своей профессии (MS Word, Excel)

• Платформы операционной системы — используемая вами операционная система (Windows, Mac)

• Система управления базами данных — если есть

• Личные навыки — мягкие навыки

• Разбивка опыта — подробное объяснение вашего опыта

• Достижения и интересы — Хобби. Достижения в профессиональной жизни

• Декларация — указание всей предоставленной информации о заявителе как достоверной.

Имя — полное имя заявителя без общих приветствий, таких как г-н, г-жа

Адрес — постоянный адрес.

Резюме — краткое описание того, чего вы достигли в своей профессии.

Академическая квалификация — ваша академическая квалификация

Дополнительные знания — навыки, которые вы приобрели за пределами вашей профессии.

Приобретенные навыки — Мягкие навыки

Языки программирования — если есть

Программные инструменты — программные инструменты, которые вы используете в своей профессии (MS Word, Excel)

Платформы операционной системы — используемая вами операционная система (Windows, Mac)

Система управления базами данных — если есть

Личные навыки — мягкие навыки

Разбивка опыта — подробное объяснение вашего опыта

Достижения и интересы — Хобби. Достижения в профессиональной жизни

Декларация — указание всей предоставленной информации о заявителе как достоверной.

ПРИМЕЧАНИЕ. — Поля, отмеченные (e, g, j), будут меняться в зависимости от области знаний заявителя. Точки (h, i) в настоящее время считаются частью общего шаблона, поскольку почти все компании теперь ожидают, что кандидаты будут иметь базовые знания компьютера по какому-либо конкретному программному инструменту (MS Word, MS Excel и т. Д.).

Образец резюме

Доклад

Бизнес-отчет в основном используется для передачи подробной информации по определенной теме, в отличие от письма, которое передает сообщения в обобщенной форме.

Отчеты часто пишутся в хронологическом порядке от одного отчетного периода к другому, чтобы можно было сравнить информацию, опубликованную в последующих отчетах. Отчет может быть опубликован или отправлен лицам за пределами компании.

Формат бизнес-отчета

Официальный бизнес-отчет обычно содержит следующие элементы:

• Раздел заголовка — включает в себя содержание и определения используемых терминов. Дополнительные детали, такие как имя и дата автора, могут быть упомянуты.

• Резюме — обзор всей соответствующей информации по основным пунктам, выводам и рекомендациям. Хорошей практикой будет написать это в конце, чтобы включить все последние изменения.

• Введение — указывает причину, по которой был написан отчет, и проблему, к которой он относится; как правило, это первая страница отчета.

Раздел заголовка — включает в себя содержание и определения используемых терминов. Дополнительные детали, такие как имя и дата автора, могут быть упомянуты.

Резюме — обзор всей соответствующей информации по основным пунктам, выводам и рекомендациям. Хорошей практикой будет написать это в конце, чтобы включить все последние изменения.

Введение — указывает причину, по которой был написан отчет, и проблему, к которой он относится; как правило, это первая страница отчета.

• Основная часть — основной раздел отчета; это включает в себя отраслевой жаргон. Информация размещена по разделам в порядке убывания важности.

• Заключение — это, наряду с Резюме, наиболее читаемый раздел отчета, поэтому язык должен быть простым и конкретным.

• Рекомендации — действия, которые необходимо выполнять в порядке возрастания приоритета.

• Приложения — технические детали и отраслевые факты, подтверждающие ваши выводы.

Основная часть — основной раздел отчета; это включает в себя отраслевой жаргон. Информация размещена по разделам в порядке убывания важности.

Заключение — это, наряду с Резюме, наиболее читаемый раздел отчета, поэтому язык должен быть простым и конкретным.

Рекомендации — действия, которые необходимо выполнять в порядке возрастания приоритета.

Приложения — технические детали и отраслевые факты, подтверждающие ваши выводы.

Пример написания отчета

Оглавление
Вступление	1
Краткая история нашей бизнес-модели	3
Достижения в последнее десятилетие	5
Миссия за прошлый год	9

Резюме :

Введение :

Учебное пособие Point возникло из идеи, что существует класс читателей, которые лучше реагируют на онлайн-контент.

Краткая история нашей бизнес-модели :

15 миллионов читателей читают 35 миллионов страниц каждый месяц. Наш контент и ресурсы находятся в свободном доступе, и мы предпочитаем держать его таким.

Достижения за последнее десятилетие

Путешествие началось с одного учебника по HTML в 2006 году и воодушевленного полученным ответом, мы работали над добавлением новых учебников в наш репозиторий.

Тело :

Контент на сайте создан высококвалифицированными специалистами. Ряд фрилансеров помог нам в росте содержания.

Вывод :

Наша миссия состоит в том, чтобы предоставлять Easy Easy Learning с четким, четким и актуальным контентом по широкому кругу технических и нетехнических предметов.

Рекомендации :

Дизайн улучшенного контента.

Упражнение усилий на сети.

Приложения :

Информационная политика: сборник положений, принципов, уставов и других соответствующих заявлений «. Коалиция за сетевую информацию. Получено 24 июня 2013 г.

Визуализация данных

Визуализация данных используется для четкой и эффективной передачи информации пользователям с использованием графической информации, такой как таблицы и диаграммы. Это помогает пользователям анализировать большое количество данных более простым способом. Это делает сложные данные более доступными, понятными и полезными.

Таблицы используются там, где пользователи должны видеть шаблон определенного параметра, тогда как диаграммы используются для отображения шаблонов или взаимосвязей в данных для одного или нескольких параметров.

Советы, которым нужно следовать при визуальном представлении данных —

• Пронумеруйте все диаграммы
• Разметить все диаграммы
• Убедитесь, что единицы измерения на осях четко обозначены
• Поместите любую пояснительную информацию в сноски под визуальным
• Проверьте макеты, чтобы обеспечить максимальную ясность

Плюсы и минусы визуализации данных

Вот некоторые плюсы и минусы визуального представления данных —

Pros

• Доступ к нему может быть быстро доступен широкой аудитории.

• Он передает много информации в небольшом пространстве.

• Это делает ваш отчет более визуально привлекательным.

Доступ к нему может быть быстро доступен широкой аудитории.

Он передает много информации в небольшом пространстве.

Это делает ваш отчет более визуально привлекательным.

Cons

• Это может исказить информацию — если сделано неправильное визуальное представление.

• Это может отвлекать — если визуальные данные искажены или используются чрезмерно.

Это может исказить информацию — если сделано неправильное визуальное представление.

Это может отвлекать — если визуальные данные искажены или используются чрезмерно.

Типичные ошибки макета

Деловой документ по определению должен быть четким и точным. Это должно быть представлено в макете, который является строго профессиональным. Мы перечислили здесь несколько распространенных ошибок компоновки, которых следует избегать при подготовке делового документа.

Избегайте ненужных элементов

Не заполняйте все пустые места фотографиями и цитатами, если они не являются абсолютно необходимыми.

Остерегайтесь чрезмерного содержания

Используйте короткие и четкие предложения. Избегайте цветов и изображений, если они не имеют отношения к тексту.

Не злоупотребляйте симметрией

Симметрично расположенные таблицы через некоторое время выглядят скучно. Используйте картинки различной формы, чтобы нарушить симметрию. Выровненный по левому краю текст более читабелен, чем центральный.

Обратите внимание на однородность

Поддерживайте единый шрифт, размер шрифта, цвет шрифта и форматирование по всему документу.

Пишите с иерархией

Начните с самой важной информации в начале и продолжайте в порядке убывания важности.

Избегайте чрезмерного мультимедиа

При неправильном использовании анимация, видео и звук могут отвлекать читателей, а не привлекать их к тексту. Будь проще.

Общие Сокращения