Регистрация гостей — это не что иное, как запись информации о гостях в официальных целях. Во время бронирования персонал стойки регистрации просит гостей ввести свои личные данные в GRC.
Регистрация активности обязательна для обоих; гость с зарезервированным жильем, а также для гостя. Во время регистрации гость должен ввести важную информацию о GRC, такую как имя гостя, контактный номер, цель пребывания в отеле, а также паспорт и виза в случае иностранного гостя. Сотрудники фронт-офиса несут ответственность за то, чтобы не разглашать информацию о гостях посторонним лицам.
Давайте узнаем больше о регистрации.
Процедура предварительной регистрации
В этой процедуре предполагаемые гости спрашивают о наличии желаемого типа жилья. Регистрация также может быть проведена заранее до прибытия. Это может быть сделано посредством телефонного разговора в случае частых гостей, VIP-персон или групповых гостей.
В случае нового гостя предварительная регистрация отсутствует, поскольку нет предварительного взаимодействия между гостем и отелем. Предварительная регистрация ускоряет фактический процесс регистрации, где желаемое жилье помечается как зарезервированное.
Проверка личности гостя
После терактов 11 сентября гостиницы обязательны для проверки личности гостей. Персонал сначала проверяет личность гостя, вежливо спрашивая его имя. Затем сотрудник просит показать удостоверение личности с фотографией, например, водительские права или действительное удостоверение личности, из известной организации, где работает гость. Если гости из другой страны, персонал просит показать паспорт. Сотрудник имеет право вежливо задавать любые проверочные вопросы.
Подлинные копии паспорта или удостоверения личности создаются для проверки личности гостя и для подготовки базы данных гостей.
Типовой формат регистрационной карты
Ниже приведен типичный формат регистрационной карты —
| Регистрационная карта | ||
| Дата: | ||
| Номер брони: | ||
| Название гостиницы: | ||
| Адрес гостиницы: | ||
| Контактный номер: |
Эл. адрес: Факс: |
|
| Имя гостя: | ||
| Адрес: | ||
| Мобильный номер: | Номер наземной линии связи: | |
| Организация: | ||
| Прибыл из: | ||
| Паспортные данные: | Детали визы: | |
| Дата выдачи: | Дата выдачи: | |
| Дата истечения срока: | Дата истечения срока: | |
| Место выдачи: | Место выдачи: | |
| Тип визы: | ||
| Вариант оплаты: Наличные Карта Проверять | ||
| Тип карты: Visa Мастер Другой | ||
|
Реквизиты карты: Номер карты: Дата истечения срока: |
||
| Порядок проживания в отеле: | ||
| Подпись гостя Фронт-офис Подпись | ||
Эл. адрес:
Факс:
Реквизиты карты:
Номер карты:
Дата истечения срока:
Создание регистрационной записи
Когда гости прибывают в отель, персонал стойки регистрации передает GRC гостю для заполнения информации. В случае VIP-персон персонал вводит информацию на карту и получает подпись гостя.
Затем персонал создает регистрационную запись гостя, подписывает его, прикрепляет подлинные копии паспорта или других удостоверений личности и записывает этот набор в файл истории гостя. Запись бронирования гостя создается как запись регистрации в программной системе.
Установление способа оплаты
Гости могут оплатить заранее или во время регистрации отъезда. Те, кто внес предоплату, попадают в список «Оплачено заранее» (PIA). Существуют различные способы оплаты, из которых режим, который предпочитает гость, записывается во время регистрации. Доступны следующие способы оплаты —
- Оплата наличными (в том числе денежный перевод, дорожный чек).
- Оплата кредитной картой / дебетовой картой (принимаются только в том случае, если срок действия карт не истек).
- Оплата чеком (если чеки с датой не принимаются).
- Прямой биллинг.
- Специальный платеж, например, подарочная карта и ваучер.
- Гостям необходимо выбрать один из вариантов оплаты при регистрации.
Назначение размещения
Персонал фронт-офиса назначает жилье для гостей только после завершения регистрации. Сотрудник записывает номер размещения в ПМС и кратко описывает его положительные характеристики.
Сотрудники отдела бронирования также информируют колокольня о том, что он должен взять багаж гостя.
Выдача ключей от номера или кода доступа
После назначения помещения сотрудники стойки регистрации выдают ключи или компьютерные секретные кодовые ключи для доступа в помещение.
Обычной практикой является не говорить что-либо о номере комнаты или компьютеризированном ключе во время передачи гостю. Затем дежурный звонок помогает гостям с доставкой багажа в апартаменты и разъясняет особенности проживания. Затем дежурный дает ключи гостю, здоровается с гостями и покидает помещение, закрывая дверь.
Обработка особых запросов
Если гость не удовлетворен жильем по каким-либо неудовлетворительным или неприятным причинам, звонящий может сообщить об этом персоналу стойки регистрации. Кроме того, если у гостя есть особые требования, такие как колыбель для ребенка или сумка с горячей водой или набор для бритья, и тому подобное, персонал стойки регистрации обязан выполнить запрос вовремя.