Аудит — это не что иное, как проведение финансовой проверки организации. Для гостиничного бизнеса управление финансами начинается с фронт-офиса. Точная регистрация транзакций в гостевых фолио начинается с фронт-офиса, который затем переносится в бухгалтерию бэк-офиса. Гостевые учетные записи ежедневно проверяются во время аудита.
Эксперты рекомендуют руководству отеля ежедневно просматривать отчеты о ночном аудите, чтобы получить представление о занятости и финансах отеля.
Давайте посмотрим, что такое ночной одитинг, и подробности о том же.
Что такое ночной аудит?
Это процесс аудита, когда ночной аудитор проверяет всю финансовую деятельность отеля за один день.
Процесс аудита в течение дня обычно проводится в конце дня следующей ночью, отсюда и название «Ночной аудит». Это может быть выполнено обычным способом использования бумаг, квитанций, ваучеров, купонов и файлов. Но проводить аудит с использованием современных систем PMS легко, быстро и эффективно.
Основные мероприятия во время ночного аудита
Ночной аудитор выполняет следующие шаги во время ночного аудита —
- Размещение размещения и взимание налога
- Начисление сборов и платежей за обслуживание гостей
- Урегулирование финансовой деятельности различных отделов
- Расчет дебиторской задолженности
- Запуск пробного баланса за день
- Подготовка отчета о ночной проверке
Потребность в ночном аудите
Целью ночного аудита является оценка финансовой деятельности отеля. Ночной аудит не только проверяет учетные записи гостей, проверяя кредиты и дебеты, но также отслеживает кредитные лимиты гостей и прогнозируемые суммы и фактические продажи из различных отделов. Ночной аудит проверяет ежедневный поток денежных средств на счет отеля.
Ночной аудит имеет большое значение в гостиничном бизнесе. Орган управления направляет отчет о ночном аудите для планирования будущих целей и контроля расходов. Менеджеры могут немедленно реагировать на полученную информацию.
Обязанности Ночного Аудитора
Помимо основных видов аудита, перечисленных выше, ночной аудитор выполняет следующие обязанности:
- Принятие с последней смены.
- Регистрация заезда или отъезда гостей после 23:00 вечера.
- Регистрация гостей.
- Выделение жилья для вновь зарегистрированных гостей.
- Расчет транзакций во вновь созданных гостевых аккаунтах.
- Проверка гостевых фолио.
- Проверка отчета о состоянии комнаты.
- Балансировка всей документации с учетными записями в ПМС.
- Остальная ответственность за безопасность помещений.
- Обработка гостевых ключей размещения.
- Принимая резервную копию сгенерированных отчетов PMS.
- Составление списков ожидаемых гостей прибытия на следующий день.
- Закрытие финансовой деятельности за день.
- Начинаем финансовую деятельность на следующий день.
- Получение и учет банковских вкладов.
Типы отчетов ночного аудита
Сегодня PMS помогает ночным аудиторам в значительной степени проводить аудит и создавать точные отчеты. Вот несколько типичных отчетов, сгенерированных во время ночного аудита —
-
Отчет о размещении в ночном аудите — в нем представлены снимки дней, в которые занято жилье, дней, когда жилье доступно, регистрации, выезда, незаезда и отмены. В этом отчете может быть показана дополнительная информация по любому из пунктов, перечисленных выше.
-
Счетчик ночного аудита — содержит подробную информацию о получении и снятии наличных и кредитных карт.
-
Отчет о доходах от ночного аудита — предоставляет информацию о доходах от размещения, аннулировании и выручке за показ, а также о других доходах от торговых точек. Доход генерируется через различные агентства и организации, такие как турагенты, корпоративные организации, интернет-бронирование. и т.д., также указан в этом отчете.
-
Отчет о налоговом аудите в ночное время — содержит всю налоговую информацию о доходах от бронирования и других доходах от продаж, таких как НДС, налог на роскошь и налог на обслуживание.
-
Отчет кассира — это подробный список кассира операций с притоком и выводом денежных средств, кредитных карт и итоговых сумм PMS. Отчет кассира является очень важной частью системы финансового контроля отеля. Менеджер фронт-офиса проверяет ночной аудит и ищет любые расхождения между фактической суммой и итоговой суммой PMS.
-
Отчет менеджера — это статистический список занятости предыдущего дня. Он включает в себя информацию о доступных номерах, занятых номерах, проданных и освобожденных номерах, тарифах стойки, количестве гостей в отеле, количестве неявок и так далее.
-
Отчет генерального директора — каждый отдел отеля должен ежедневно отправлять отчет о продажах в фронт-офис. Используя их информацию, создается общий ведомственный отчет для оценки генерального директора. Генеральный директор определяет прибыльные отделы и оценивает успех продаж и маркетинга.
-
Отчет о высоком балансе — это подробный отчет о гостях, которые превысили кредитный лимит, установленный администрацией отеля.
-
Сводный отчет по сальдо главной книги — отображает начальные и конечные сальдо для книги авансовых депозитов, гостевой книги и книги города.
-
Аудиторский отчет о стоимости номера — в нем перечислены все тарифы, которые применяются к каждому гостю, а также разница с тарифом стойки с заранее заданным кодом стойки.
Отчет о размещении в ночном аудите — в нем представлены снимки дней, в которые занято жилье, дней, когда жилье доступно, регистрации, выезда, незаезда и отмены. В этом отчете может быть показана дополнительная информация по любому из пунктов, перечисленных выше.
Счетчик ночного аудита — содержит подробную информацию о получении и снятии наличных и кредитных карт.
Отчет о доходах от ночного аудита — предоставляет информацию о доходах от размещения, аннулировании и выручке за показ, а также о других доходах от торговых точек. Доход генерируется через различные агентства и организации, такие как турагенты, корпоративные организации, интернет-бронирование. и т.д., также указан в этом отчете.
Отчет о налоговом аудите в ночное время — содержит всю налоговую информацию о доходах от бронирования и других доходах от продаж, таких как НДС, налог на роскошь и налог на обслуживание.
Отчет кассира — это подробный список кассира операций с притоком и выводом денежных средств, кредитных карт и итоговых сумм PMS. Отчет кассира является очень важной частью системы финансового контроля отеля. Менеджер фронт-офиса проверяет ночной аудит и ищет любые расхождения между фактической суммой и итоговой суммой PMS.
Отчет менеджера — это статистический список занятости предыдущего дня. Он включает в себя информацию о доступных номерах, занятых номерах, проданных и освобожденных номерах, тарифах стойки, количестве гостей в отеле, количестве неявок и так далее.
Отчет генерального директора — каждый отдел отеля должен ежедневно отправлять отчет о продажах в фронт-офис. Используя их информацию, создается общий ведомственный отчет для оценки генерального директора. Генеральный директор определяет прибыльные отделы и оценивает успех продаж и маркетинга.
Отчет о высоком балансе — это подробный отчет о гостях, которые превысили кредитный лимит, установленный администрацией отеля.
Сводный отчет по сальдо главной книги — отображает начальные и конечные сальдо для книги авансовых депозитов, гостевой книги и книги города.
Аудиторский отчет о стоимости номера — в нем перечислены все тарифы, которые применяются к каждому гостю, а также разница с тарифом стойки с заранее заданным кодом стойки.
Балансировка ночных отчетов
Вот некоторые формулы, используемые для баланса ночного аудита —
Формула для балансирования банковского депозита
Формула для балансирования банковского вклада —
Total Bank Deposits - Total Cash Sales - Credit card received A/R – Cash received A/R = 0
Формула для балансировки гостевой книги
Формула для балансировки гостевой книги —
Total Revenue - Paid-outs and non-collect sales = Daily revenue - Total cash income - Today’s outstanding A/R income = 0
Формула для Балансировки Городской книги
Формула для балансировки главной книги города —