Учебники

Front Office Management – Ночной Аудит

Аудит – это не что иное, как проведение финансовой проверки организации. Для гостиничного бизнеса управление финансами начинается с фронт-офиса. Точная регистрация транзакций в гостевых фолио начинается с фронт-офиса, который затем переносится в бухгалтерию бэк-офиса. Гостевые учетные записи ежедневно проверяются во время аудита.

Эксперты рекомендуют руководству отеля ежедневно просматривать отчеты о ночном аудите, чтобы получить представление о занятости и финансах отеля.

Давайте посмотрим, что такое ночной одитинг, и подробности о том же.

Что такое ночной аудит?

Это процесс аудита, когда ночной аудитор проверяет всю финансовую деятельность отеля за один день.

Ночь аудит

Процесс аудита в течение дня обычно проводится в конце дня следующей ночью, отсюда и название «Ночной аудит». Это может быть выполнено обычным способом использования бумаг, квитанций, ваучеров, купонов и файлов. Но проводить аудит с использованием современных систем PMS легко, быстро и эффективно.

Основные мероприятия во время ночного аудита

Ночной аудитор выполняет следующие шаги во время ночного аудита –

  • Размещение размещения и взимание налога
  • Начисление сборов и платежей за обслуживание гостей
  • Урегулирование финансовой деятельности различных отделов
  • Расчет дебиторской задолженности
  • Запуск пробного баланса за день
  • Подготовка отчета о ночной проверке

Потребность в ночном аудите

Целью ночного аудита является оценка финансовой деятельности отеля. Ночной аудит не только проверяет учетные записи гостей, проверяя кредиты и дебеты, но также отслеживает кредитные лимиты гостей и прогнозируемые суммы и фактические продажи из различных отделов. Ночной аудит проверяет ежедневный поток денежных средств на счет отеля.

Ночной аудит имеет большое значение в гостиничном бизнесе. Орган управления направляет отчет о ночном аудите для планирования будущих целей и контроля расходов. Менеджеры могут немедленно реагировать на полученную информацию.

Обязанности Ночного Аудитора

Помимо основных видов аудита, перечисленных выше, ночной аудитор выполняет следующие обязанности:

  • Принятие с последней смены.
  • Регистрация заезда или отъезда гостей после 23:00 вечера.
  • Регистрация гостей.
  • Выделение жилья для вновь зарегистрированных гостей.
  • Расчет транзакций во вновь созданных гостевых аккаунтах.
  • Проверка гостевых фолио.
  • Проверка отчета о состоянии комнаты.
  • Балансировка всей документации с учетными записями в ПМС.
  • Остальная ответственность за безопасность помещений.
  • Обработка гостевых ключей размещения.
  • Принимая резервную копию сгенерированных отчетов PMS.
  • Составление списков ожидаемых гостей прибытия на следующий день.
  • Закрытие финансовой деятельности за день.
  • Начинаем финансовую деятельность на следующий день.
  • Получение и учет банковских вкладов.

Типы отчетов ночного аудита

Сегодня PMS помогает ночным аудиторам в значительной степени проводить аудит и создавать точные отчеты. Вот несколько типичных отчетов, сгенерированных во время ночного аудита –

  • Отчет о размещении в ночном аудите – в нем представлены снимки дней, в которые занято жилье, дней, когда жилье доступно, регистрации, выезда, незаезда и отмены. В этом отчете может быть показана дополнительная информация по любому из пунктов, перечисленных выше.

  • Счетчик ночного аудита – содержит подробную информацию о получении и снятии наличных и кредитных карт.

  • Отчет о доходах от ночного аудита – предоставляет информацию о доходах от размещения, аннулировании и выручке за показ, а также о других доходах от торговых точек. Доход генерируется через различные агентства и организации, такие как турагенты, корпоративные организации, интернет-бронирование. и т.д., также указан в этом отчете.

  • Отчет о налоговом аудите в ночное время – содержит всю налоговую информацию о доходах от бронирования и других доходах от продаж, таких как НДС, налог на роскошь и налог на обслуживание.

  • Отчет кассира – это подробный список кассира операций с притоком и выводом денежных средств, кредитных карт и итоговых сумм PMS. Отчет кассира является очень важной частью системы финансового контроля отеля. Менеджер фронт-офиса проверяет ночной аудит и ищет любые расхождения между фактической суммой и итоговой суммой PMS.

  • Отчет менеджера – это статистический список занятости предыдущего дня. Он включает в себя информацию о доступных номерах, занятых номерах, проданных и освобожденных номерах, тарифах стойки, количестве гостей в отеле, количестве неявок и так далее.

  • Отчет генерального директора – каждый отдел отеля должен ежедневно отправлять отчет о продажах в фронт-офис. Используя их информацию, создается общий ведомственный отчет для оценки генерального директора. Генеральный директор определяет прибыльные отделы и оценивает успех продаж и маркетинга.

  • Отчет о высоком балансе – это подробный отчет о гостях, которые превысили кредитный лимит, установленный администрацией отеля.

  • Сводный отчет по сальдо главной книги – отображает начальные и конечные сальдо для книги авансовых депозитов, гостевой книги и книги города.

  • Аудиторский отчет о стоимости номера – в нем перечислены все тарифы, которые применяются к каждому гостю, а также разница с тарифом стойки с заранее заданным кодом стойки.

Отчет о размещении в ночном аудите – в нем представлены снимки дней, в которые занято жилье, дней, когда жилье доступно, регистрации, выезда, незаезда и отмены. В этом отчете может быть показана дополнительная информация по любому из пунктов, перечисленных выше.

Счетчик ночного аудита – содержит подробную информацию о получении и снятии наличных и кредитных карт.

Отчет о доходах от ночного аудита – предоставляет информацию о доходах от размещения, аннулировании и выручке за показ, а также о других доходах от торговых точек. Доход генерируется через различные агентства и организации, такие как турагенты, корпоративные организации, интернет-бронирование. и т.д., также указан в этом отчете.

Отчет о налоговом аудите в ночное время – содержит всю налоговую информацию о доходах от бронирования и других доходах от продаж, таких как НДС, налог на роскошь и налог на обслуживание.

Отчет кассира – это подробный список кассира операций с притоком и выводом денежных средств, кредитных карт и итоговых сумм PMS. Отчет кассира является очень важной частью системы финансового контроля отеля. Менеджер фронт-офиса проверяет ночной аудит и ищет любые расхождения между фактической суммой и итоговой суммой PMS.

Отчет менеджера – это статистический список занятости предыдущего дня. Он включает в себя информацию о доступных номерах, занятых номерах, проданных и освобожденных номерах, тарифах стойки, количестве гостей в отеле, количестве неявок и так далее.

Отчет генерального директора – каждый отдел отеля должен ежедневно отправлять отчет о продажах в фронт-офис. Используя их информацию, создается общий ведомственный отчет для оценки генерального директора. Генеральный директор определяет прибыльные отделы и оценивает успех продаж и маркетинга.

Отчет о высоком балансе – это подробный отчет о гостях, которые превысили кредитный лимит, установленный администрацией отеля.

Сводный отчет по сальдо главной книги – отображает начальные и конечные сальдо для книги авансовых депозитов, гостевой книги и книги города.

Аудиторский отчет о стоимости номера – в нем перечислены все тарифы, которые применяются к каждому гостю, а также разница с тарифом стойки с заранее заданным кодом стойки.

Балансировка ночных отчетов

Вот некоторые формулы, используемые для баланса ночного аудита –

Формула для балансирования банковского депозита

Формула для балансирования банковского вклада –

Total Bank Deposits
   - Total Cash Sales
   - Credit card received A/R
   – Cash received A/R
= 0

Формула для балансировки гостевой книги

Формула для балансировки гостевой книги –

Total Revenue
   - Paid-outs and non-collect sales
= Daily revenue
   - Total cash income
   - Today’s outstanding A/R income
= 0

Формула для Балансировки Городской книги

Формула для балансировки главной книги города –