Front Office Management — Бухгалтерский учет

Бухгалтерский отдел любого предприятия или организации отслеживает, регистрирует и управляет финансовыми операциями бизнеса со своими клиентами и клиентами. Бухгалтерия управляет финансовым состоянием и отслеживает эффективность любого бизнеса напрямую. Руководству полезно принимать соответствующие решения.

Когда дело доходит до гостиничного бизнеса, бухгалтерия управляет расходами и доходами. Он предоставляет четкую информацию для гостей, тем самым избегая неприятных сюрпризов для гостей. Дайте нам знать больше о разделе счетов фронт-офиса.

Что такое Front Office Accounting?

Это систематический процесс, в котором сотрудники бухгалтерии определяют, регистрируют, измеряют, классифицируют, проверяют, обобщают, интерпретируют, систематизируют и передают финансовую информацию для гостиничного бизнеса.

В простейшей форме учетная запись фронт-офиса напоминает английский алфавит «Блок-Т».

В области бухгалтерии фронт-офиса сборы вводятся слева от буквы «Т». Они увеличивают баланс счета. Платежи вводятся справа от буквы «Т». Они уменьшают остаток на счете.

Основная формула бухгалтерского учета

Net Outstanding Balance = Previous Balance + Debit – Credit

Где дебет увеличивает непогашенный остаток, и кредит уменьшает его.

Большая часть современного гостиничного бизнеса использует автоматизированную систему учета.

Цели системы бухгалтерии Front Office

Задачами системы бухгалтерского учета являются —

• Точно обрабатывать сделки между гостями и отелем.
• Для отслеживания транзакций на протяжении всего пребывания гостей.
• Для контроля кредитного лимита гостя.
• Чтобы избежать возможности любого мошенничества.
• Организовать и сообщить транзакционную информацию.

Типы счетов

В гостиничном бизнесе существуют следующие типичные учетные записи клиентов:

• Гостевая учетная запись
• Не гость или городской аккаунт
• Управленческий аккаунт

Разница между гостевой и городской учетной записью

Вот некоторые заметные различия между гостем и учетной записью города.

Управленческий аккаунт

Некоторые отели позволяют менеджерам удовлетворять запросы или обиды гостей, или любую возможность получить деловую сделку за короткое взаимодействие с гостями. Например, если у гостя есть какие-то проблемы с политикой отеля, менеджер вызывает гостя для общения за чашкой кофе или напитком и пытается решить его. Расходы на это взаимодействие затем регистрируются на управленческом счете.

Фолио и типы

Фолио — это отчет обо всех транзакциях, совершенных в одном аккаунте.

Персонал фронт-офиса записывает все транзакции между гостем и отелем в фолио. Фолио открывается с нулевым начальным балансом. Баланс в фолио затем увеличивается или уменьшается в зависимости от транзакций. На момент оформления заказа баланс фолио должен возвращаться к нулю при оплате.

Типы Фолио

Существуют следующие основные типы фолио:

• Гость — назначается для отдельных гостей.

• Мастер — Назначенный сбор для группы / организации.

• Non-guest — Назначено для нерезидента.

• Сотрудник — Назначен для работника отеля, чтобы взимать плату за привилегии кафе.

Гость — назначается для отдельных гостей.

Мастер — Назначенный сбор для группы / организации.

Non-guest — Назначено для нерезидента.

Сотрудник — Назначен для работника отеля, чтобы взимать плату за привилегии кафе.

Проводки и типы

Процесс записи записей в фолио называется «Проводка» транзакций. Существует два основных типа сообщений:

• Кредит — они уменьшают непогашенный остаток гостя. Эти записи включают полную или частичную оплату или корректировки по токенам.

• Дебет — они увеличивают непогашенный остаток на гостевом счете. Дебетовые записи включают расходы по ресторану, обслуживанию в номерах, медицинскому центру / спа, прачечной, телефону и транспорту.

Кредит — они уменьшают непогашенный остаток гостя. Эти записи включают полную или частичную оплату или корректировки по токенам.

Дебет — они увеличивают непогашенный остаток на гостевом счете. Дебетовые записи включают расходы по ресторану, обслуживанию в номерах, медицинскому центру / спа, прачечной, телефону и транспорту.

Ваучеры и виды

Ваучеры — это подробные документальные подтверждения сделки. Он передает транзакцию из источника в фронт-офис. Ваучеры используются для уведомления стойки регистрации о покупках гостя или использовании любых услуг в отеле.

Следующие типовые ваучеры используются в отеле —

• Квитанция кассового чека
• Комиссионный ваучер
• Ваучер
• Мелкий кассовый чек
• Льготный ваучер
• Заказ на прочие расходы (MCO)
• Оплаченный ваучер (ВПО)
• Трансферный ваучер

Вот несколько типичных ваучеров.

Мелкий кассовый чек

Платежный ваучер

Главная книга и типы

Главные книги — это группа счетов. В передних офисных ручках есть две бухгалтерские книги.

• Гостевая книга — набор всех гостевых учетных записей, в настоящее время проживающих в отеле.

• Не гостевая книга — набор всех неустановленных, удаленных гостевых учетных записей.

Гостевая книга — набор всех гостевых учетных записей, в настоящее время проживающих в отеле.

Не гостевая книга — набор всех неустановленных, удаленных гостевых учетных записей.

В отеле используются два других типа бухгалтерских книг. Оба типа бухгалтерских книг используются разделом учета бэк-офиса, как указано ниже:

• Книга дебиторской задолженности . Бухгалтерия бэк-офиса отправляет счета и выписки гостям после их отъезда, не оплачивая счета, и обеспечивает оплату предоставленных услуг.

• Платежная книга . Персонал обрабатывает суммы, уплаченные авансом от имени гостя в отель для будущего потребления товаров и услуг.

Книга дебиторской задолженности . Бухгалтерия бэк-офиса отправляет счета и выписки гостям после их отъезда, не оплачивая счета, и обеспечивает оплату предоставленных услуг.

Платежная книга . Персонал обрабатывает суммы, уплаченные авансом от имени гостя в отель для будущего потребления товаров и услуг.

Расчеты по счетам

Существуют различные вопросы, связанные с расчетом счета —

Ориентация расчета счета

By Guest — Гость оплачивает свой счет наличными / кредитной картой / чеком.

По организации — Организация оплачивает гостевой счет, перечисляя деньги на счет отеля.

Методы расчета счета

Существуют следующие популярные методы расчета счета —

Расчет по счету в местной валюте . Гость может оплатить в местной валюте, если оплата не взимается с комиссионных за конвертацию.

Расчет счета в иностранной валюте — если гость предпочитает платить в иностранной валюте, услуга банка по оплате взимается в размере от 3% до 6% от общей суммы к оплате.

Расчет счета с использованием дорожных чеков — дорожные чеки, предварительно напечатанные чеки с номиналом основных мировых валют, являются хорошим вариантом для оплаты наличными.

Дебетовая карта — сегодня использование магнитных карт для оплаты по счету является наиболее распространенным. Оплата дебетовыми картами так же хороша, как оплата наличными, так как сумма денег мгновенно переводится с банковского счета гостя на банковский счет отеля.

В случае расчета с помощью кредитной карты сотрудники бухгалтерии высылают подписанные гостями ваучеры на оплату кредитной картой; желательно в течение указанного времени. Затем компания кредитной карты производит расчет гостевого счета путем перечисления денег на него.

Расчеты по кредитам по организациям. Многие национальные, международные, частные или общественные организации направляют своих сотрудников или студентов для участия в семинарах, семинарах или совещаниях. Такие организации связываются с гостиницей для оплаты счетов своих сотрудников в кредит. Организации резервируют жилье в зависимости от количества комнатных ночей (количество комнат × количество ночей, которые должны занять представители). Это широко известно как Расчет счета с использованием прямого выставления счетов.

При прямом расчете с расчетным счетом сотрудники фронт-офиса проверяют гостевые фолио и переводят гостевой аккаунт на не гостевой или городской аккаунт. Бухгалтерия бэк-офиса отеля проверяет гостевые фолио и несет ответственность за получение суммы прямого выставления счета от прямого платежного агентства, такого как посольство, университет или организации.

Раздел бухгалтерии также уведомляет гостей, что если прямое платежное агентство не сможет или откажется оплатить сборы, то гости должны оплатить счет, оплатив их из своего кармана.

Комбинированное урегулирование счета — гость может рассчитать счет, заплатив частичную сумму наличными и оставшуюся сумму в кредит. Сотрудники фронт-офиса должны подготовить подтверждающий документ для такого рода оплаты и передать его на счета бэк-офиса.