Основная цель поручительства за книгу покупок состоит в том, чтобы подтвердить, что каждый счет за покупку заносится в книгу покупок, а счета-фактуры, введенные в книгу покупок, соответствуют фактически полученным товарам, и за эти фактические покупки производится оплата.
Далее мы обсудим основные обязанности аудитора в отношении поручительства за покупки в кредит.
Внутренний контроль за покупками
Аудитор должен изучить адекватность системы внутреннего контроля в организации. Нормальная система внутреннего контроля за покупками приведена ниже —
-
Отдел, которому требуется материал или отдел магазина, отправит заявку в отдел закупок после того, как она будет подписана руководителем отдела. Качество и количество необходимого материала должны быть четко указаны в заявке.
-
После получения авторизованной заявки в магазине или другом отделе отдел закупок предложит расценки от разных поставщиков; Отдел закупок затем выберет лучшее ценовое предложение с продуктами высшего качества.
-
Заказ на поставку будет оформлен на поставщика товаров, который готов поставить товар на самых выгодных условиях. Один экземпляр заказа на поставку будет отправлен поставщику товаров, второй — в отдел магазина, третий — в бухгалтерию, а четвертый — в отдел приема товаров, а один экземпляр будет храниться в самом отделе закупок. ,
-
При получении товара накладная о получении материала (MRN) будет выдана отделом приема товара после проверки и проверки количества, цены и качества материала товара в заказе на покупку. Материал вместе с запиской о получении материала будет отправлен в отдел магазина, по одному экземпляру MRN будет отправлен в бухгалтерию и отдел закупок.
-
После проверки счета-фактуры и MRN, бухгалтерия передаст счет для оплаты, и оплата будет произведена бухгалтерией в соответствии с условиями оплаты.
Отдел, которому требуется материал или отдел магазина, отправит заявку в отдел закупок после того, как она будет подписана руководителем отдела. Качество и количество необходимого материала должны быть четко указаны в заявке.
После получения авторизованной заявки в магазине или другом отделе отдел закупок предложит расценки от разных поставщиков; Отдел закупок затем выберет лучшее ценовое предложение с продуктами высшего качества.
Заказ на поставку будет оформлен на поставщика товаров, который готов поставить товар на самых выгодных условиях. Один экземпляр заказа на поставку будет отправлен поставщику товаров, второй — в отдел магазина, третий — в бухгалтерию, а четвертый — в отдел приема товаров, а один экземпляр будет храниться в самом отделе закупок. ,
При получении товара накладная о получении материала (MRN) будет выдана отделом приема товара после проверки и проверки количества, цены и качества материала товара в заказе на покупку. Материал вместе с запиской о получении материала будет отправлен в отдел магазина, по одному экземпляру MRN будет отправлен в бухгалтерию и отдел закупок.
После проверки счета-фактуры и MRN, бухгалтерия передаст счет для оплаты, и оплата будет произведена бухгалтерией в соответствии с условиями оплаты.
Аудитор должен проверить всю систему внутреннего контроля, как указано выше.
Обязанности Аудитора
Аудитор должен проверить и подтвердить следующее:
-
Запись всех заказов на покупку.
-
Проверка количества, цены и условий оплаты счета на покупку с заказами на покупку.
-
Проверка того, действительно ли товар получен.
-
Подтверждение правильности записи счета покупки в книге покупок.
-
Покупка товаров должна осуществляться только для деловых целей, а не для личного использования какого-либо партнера, директора или должностного лица компании.
-
Аудитор должен проверить выписки со счетов поставщиков.
Запись всех заказов на покупку.
Проверка количества, цены и условий оплаты счета на покупку с заказами на покупку.
Проверка того, действительно ли товар получен.
Подтверждение правильности записи счета покупки в книге покупок.
Покупка товаров должна осуществляться только для деловых целей, а не для личного использования какого-либо партнера, директора или должностного лица компании.
Аудитор должен проверить выписки со счетов поставщиков.
Подтверждение возврата книги
Бывают случаи, когда из-за качества закупаемых товаров или из-за избыточных поставок заказанных товаров или по любым другим причинам, товары возвращаются обратно поставщику. Аудитор должен проверить следующие пункты —
-
Должна быть подготовлена дебетовая накладная или счет-фактура возврата покупки с указанием номера счета-фактуры покупки, количества, цены, применимых налогов и т. Д. Они должны соответствовать исходной накладной покупки, по которой был приобретен материал.
-
Соответствующее кредитное примечание должно быть получено от поставщика.
-
Следует вести отдельную книгу возврата товара.
-
Корректировка суммы счета на возврат товара должна производиться при осуществлении платежей поставщику.
Должна быть подготовлена дебетовая накладная или счет-фактура возврата покупки с указанием номера счета-фактуры покупки, количества, цены, применимых налогов и т. Д. Они должны соответствовать исходной накладной покупки, по которой был приобретен материал.
Соответствующее кредитное примечание должно быть получено от поставщика.
Следует вести отдельную книгу возврата товара.
Корректировка суммы счета на возврат товара должна производиться при осуществлении платежей поставщику.
Проверка товаров, отправленных на консигнационной основе
Рассмотрим следующие моменты для проверки товаров, отправленных на консигнационной основе:
-
Товары, отправленные на условиях консигнации своему агенту, не являются продажей.
-
Вступление в продажу должно быть сделано только тогда, когда товар фактически продан агентом.
-
Во время оценки основного запаса (Грузоотправитель) непроданные товары, находящиеся на складе агента (Грузополучателя), также должны рассматриваться как запас.
-
Отдельные книги для товаров, отправляемых на груз, должны храниться у грузоотправителя.
-
В конце года грузополучатель отправляет выписку с указанием полученных товаров, в течение года, проданных товаров и непроданных запасов на конец года.
-
Аудитор должен проверить счет-проформу, товарный регистр и т. Д.
Товары, отправленные на условиях консигнации своему агенту, не являются продажей.
Вступление в продажу должно быть сделано только тогда, когда товар фактически продан агентом.
Во время оценки основного запаса (Грузоотправитель) непроданные товары, находящиеся на складе агента (Грузополучателя), также должны рассматриваться как запас.
Отдельные книги для товаров, отправляемых на груз, должны храниться у грузоотправителя.
В конце года грузополучатель отправляет выписку с указанием полученных товаров, в течение года, проданных товаров и непроданных запасов на конец года.
Аудитор должен проверить счет-проформу, товарный регистр и т. Д.
Подтверждение продажи кредита
Большая часть продаж осуществляется в кредит, и система внутреннего контроля для них приведена ниже —
Внутренний контроль за продажей в кредит
-
Должен вестись отдельный реестр заказов на продажу, в котором указывается подробная информация о заказанных товарах, имя покупателя, номер заказа, заказанное количество, время доставки, цена, способ доставки, условия оплаты, особенности налогов и страховки. Заказ на продажу необходимо ввести в реестр, как только он будет получен.
-
Заказ на продажу отправим в диспетчерский отдел.
-
Диспетчерский отдел организует доставку материала клиенту.
-
На основании заказа на продажу и отправки Чаллан выставляется счет на продажу.
-
Счета-фактуры должны быть введены как в внешний реестр, так и в книгу продаж.
-
Оплата будет получена в соответствии с условиями оплаты.
Должен вестись отдельный реестр заказов на продажу, в котором указывается подробная информация о заказанных товарах, имя покупателя, номер заказа, заказанное количество, время доставки, цена, способ доставки, условия оплаты, особенности налогов и страховки. Заказ на продажу необходимо ввести в реестр, как только он будет получен.
Заказ на продажу отправим в диспетчерский отдел.
Диспетчерский отдел организует доставку материала клиенту.
На основании заказа на продажу и отправки Чаллан выставляется счет на продажу.
Счета-фактуры должны быть введены как в внешний реестр, так и в книгу продаж.
Оплата будет получена в соответствии с условиями оплаты.
Обязанности Аудитора
-
Аудитор должен проверить полную систему внутреннего контроля продаж, как описано выше.
-
Счет на продажу должен быть сверен с заказом на продажу.
-
Реестр продаж будет проверять счета на продажу.
-
Продажа средств производства не должна регистрироваться в счете продажи.
-
Расчет счета на продажу необходимо проверить в случае выставления счета вручную.
-
Учет налогов должен осуществляться на отдельном счете, таком как акциз, налог на обслуживание, НДС, центральный налог с продаж и т. Д.
-
Счет продажи не должен быть записан в книге продаж.
-
Только продажи текущего года должны быть записаны для текущего года.
-
Отмененные счета должны храниться отдельно для проверки Аудитором.
-
Отдельная запись на торговую скидку не должна передаваться; это должно быть скорректировано в продажной стоимости.
Аудитор должен проверить полную систему внутреннего контроля продаж, как описано выше.
Счет на продажу должен быть сверен с заказом на продажу.
Реестр продаж будет проверять счета на продажу.
Продажа средств производства не должна регистрироваться в счете продажи.
Расчет счета на продажу необходимо проверить в случае выставления счета вручную.
Учет налогов должен осуществляться на отдельном счете, таком как акциз, налог на обслуживание, НДС, центральный налог с продаж и т. Д.
Счет продажи не должен быть записан в книге продаж.
Только продажи текущего года должны быть записаны для текущего года.
Отмененные счета должны храниться отдельно для проверки Аудитором.
Отдельная запись на торговую скидку не должна передаваться; это должно быть скорректировано в продажной стоимости.
Подтверждение возврата продаж
Может быть много причин возврата проданных товаров покупателями. Немногие из них — неправильная поставка материала, избыточное количество или качество ниже стандартного и т. Д. Аудитор должен тщательно проверить следующее:
-
Должен вестись отдельный регистр возврата продажи для возврата продажи.
-
Кредитная записка должна быть оформлена после получения соответствующего разрешения от ответственного сотрудника.
-
Товарный регистр должен быть проверен.
-
Причину возврата товара следует проанализировать.
-
Дата возврата товара должна быть подтверждена дебетовой или кредитной записью, товаром ввозной регистр.
-
Хранить записи следует проверять.
-
Счет клиента должен быть зачислен на сумму возврата продажи.
-
Во время оценки конечного запаса возвращенные товары должны оцениваться по «стоимости или рыночной цене, в зависимости от того, какая цена является низкой».
Должен вестись отдельный регистр возврата продажи для возврата продажи.
Кредитная записка должна быть оформлена после получения соответствующего разрешения от ответственного сотрудника.
Товарный регистр должен быть проверен.
Причину возврата товара следует проанализировать.
Дата возврата товара должна быть подтверждена дебетовой или кредитной записью, товаром ввозной регистр.
Хранить записи следует проверять.
Счет клиента должен быть зачислен на сумму возврата продажи.
Во время оценки конечного запаса возвращенные товары должны оцениваться по «стоимости или рыночной цене, в зависимости от того, какая цена является низкой».
Товары продаются на условиях продажи или возврата
Большинство интернет-магазинов делают свой бизнес на условиях продажи или возврата. Клиент заказывает свой онлайн-заказ, на основании заказа товары отправляются клиенту курьером или транспортом, клиент получает товар и производит оплату курьерскому мальчику, или он может вернуть товар сразу после вскрытия посылки в случае, если он не удовлетворен , Даже после принятия доставки товара и его оплаты клиенту обычно разрешается вернуть товар в оговоренный срок (в основном 15 дней), если он не удовлетворен качеством товара.
Аудитор должен тщательно проверить все процессы и документацию на основе вышеизложенного и рассмотреть следующие моменты —
-
Счет на продажу может быть выставлен только после получения подтверждения от клиента или по истечении установленного времени.
-
Товары, отправленные на условиях продажи или возврата, должны рассматриваться как закрытые запасы, если разрешение на продажу не получено или установленный срок не истек.
-
Копия счета на продажу будет отправлена клиенту.
Счет на продажу может быть выставлен только после получения подтверждения от клиента или по истечении установленного времени.
Товары, отправленные на условиях продажи или возврата, должны рассматриваться как закрытые запасы, если разрешение на продажу не получено или установленный срок не истек.
Копия счета на продажу будет отправлена клиенту.
Товары, проданные по системе покупки в рассрочку
Примите во внимание следующие моменты, ручаясь за продажу в рассрочку —
-
Товары продаются по цене покупки в рассрочку, которая является стоимостью + прибыль.
-
Оплата в рассрочку.
-
Прибыль от продажи в рассрочку может быть зарезервирована только исходя из фактически выпущенных взносов.
-
Резерв на получение прибыли в балансе должен производиться на основе незавершенных платежей.
-
Сумма такого резерва будет вычтена из счета должника.
Товары продаются по цене покупки в рассрочку, которая является стоимостью + прибыль.
Оплата в рассрочку.
Прибыль от продажи в рассрочку может быть зарезервирована только исходя из фактически выпущенных взносов.
Резерв на получение прибыли в балансе должен производиться на основе незавершенных платежей.
Сумма такого резерва будет вычтена из счета должника.
Форвард продажа
Если между продавцом и покупателем существует договоренность о продаже определенного количества товара на будущую дату, это называется форвардной продажей. Аудитор должен проверить, что продажа не может быть забронирована до этой даты и без отправки товара покупателю. В случае частичной поставки прибыль может быть зарегистрирована частично на основе фактической продажи.
Продажа побочных продуктов
Побочный продукт автоматически производится во время изготовления, или производство любого основного продукта называется побочным продуктом. Например, горчичный пирог является побочным продуктом горчичного масла. Продажа может рассматриваться отдельно, если объем продажи побочных продуктов высок или может быть уменьшен от стоимости продукта. В зависимости от характера и объема деятельности аудитор может установить интеллектуальную программу аудита после обсуждения с руководством.
Продажа лома
Лом производится при изготовлении продукта в нормальном режиме производства. Лом является товаром, который продается и продается продавцу, который занимается этим. Аудитор должен проверить условия хранения, объем фактически произведенного лома, расценки от поставщиков лома, проданное количество, применимые налоги и полученную оплату.
Подтверждение Журнала
В дополнение к кассовой книге, книге покупок, книге продаж, возврату покупок и возврату продаж в журнальную книгу заносятся следующие записи:
- Открытие и закрытие записей
- Различные положения по налогам и сомнительным долгам
- Резерв на амортизацию
- Проценты полученные и проценты выплаченные
- Перенос записей и корректировочных записей
- Распределение акций, списание акций, конфискация и переоформление утраченных акций
- Продажа и покупка активов
- Записи векселей к получению, векселей к оплате и бесчестия векселей
Есть много шансов совершить мошенничество любым высокопоставленным должностным лицом с помощью этих записей, поэтому аудитор должен быть очень осторожен при проверке журнальных транзакций и должен запрашивать все документальные доказательства, когда и когда он потребует во время аудита.
Другие важные аспекты
Аудитор должен всегда быть осторожным при аудите торговой транзакции. Следующие пункты должны быть рассмотрены для того же —
Запас товаров
Корректность и проверка наличия на складе имеет большое значение в любой отрасли. Конечный запас года становится начальным запасом следующего года, поэтому его постоянная проверка очень важна. Начальный запас + покупка — продажа должна быть равна конечному запасу. Это уравнение может быть верным, если есть какая-либо разница по какой-либо причине, Аудитор должен проверить и подтвердить причину этого. Следующие пункты должны быть учтены при проверке и проверке акций в торговле.
-
Образец для клиента и потеря запасов при обработке, погрузке, разгрузке, пожаре и утечке и т. Д.
-
Продажа или покупка в пути.
-
Возврат продажи по-прежнему исключен на складе и возврат покупки на складе.
-
Не корректировка товаров, полученных или отправленных на основе продажи или возврата.
Образец для клиента и потеря запасов при обработке, погрузке, разгрузке, пожаре и утечке и т. Д.
Продажа или покупка в пути.
Возврат продажи по-прежнему исключен на складе и возврат покупки на складе.
Не корректировка товаров, полученных или отправленных на основе продажи или возврата.
Запасы оцениваются на основе физической проверки в конце года и должны быть согласованы с бухгалтерским балансом. Должна быть эффективная система внутреннего контроля для контроля за акциями в торговле.
Статьи капитала и доходов
Аудитор должен всегда соблюдать осторожность в отношении различий между статьями капитала и выручки, в противном случае прибыль концерна будет переоценена или недооценена, а финансовые результаты не будут отражать правдивое и объективное мнение об организации.
Текущие активы и фиктивные активы
Переоценка оборотных активов будет означать более высокую прибыль и наоборот; например, включение проблемной задолженности в учетную запись должника. Вымышленные активы, не имеющие ценности, должны списываться как патенты или торговые марки, которые не используются.
Аудитор должен обеспечить, чтобы текущие активы и фиктивные активы оценивались по фактической стоимости, в противном случае прибыль будет занижена или завышена.