Когда речь заходит о рассмотрении и пересмотре окончательного проекта, команда должна разработать стратегии, которые помогут им оценить и отредактировать тексты работы команды, такие как внедрение мер контроля качества, проведение периодических проверок и обмен отзывами. Отзывы должны быть о том, имеет ли письмо —
- Достигнута его основная цель — обратиться к читателям.
- Выявлены и решены все вопросы авторского права и редактирования.
- Пересмотрел и отредактировал все заключительные участки документа.
Поскольку эти встречи проводятся после того, как части документа были разработаны, команде придется предвидеть многие проблемы, которые могут возникнуть в процессе написания, такие как копирование, использование грамматики, проверка содержимого и т. Д.
После этого им нужно будет указать статус проекта, отметить отклонения, если таковые имеются, от первоначального плана и список действий, которые привели к разнице между первым планом действий и текущим. Этот процесс разделен на следующие два сегмента —
- Проект черновика
- Неофициальный отчет о проделанной работе
Дайте нам знать, обсудить эти два сегмента в деталях.
Проект черновика
В этом сегменте команда представит свой документ, отметив неполные разделы, и освободит место для них в проекте.
На более поздних этапах своей презентации они опишут, что будет упомянуто в этих местах.
Каждый член команды должен иметь полномочия проверять и оценивать других членов команды.
Отзывы должны быть краткими, точными и конкретными, чтобы члены могли действовать в ускоренном порядке.
Неофициальный отчет о проделанной работе
Неофициальный отчет о проделанной работе может быть структурирован как еженедельная записка, которая дает четкое представление о прогрессе команды. Члены команды должны сначала подписать отчеты о проделанной работе друг друга.
В записке должны быть указаны следующие вопросы:
- Кто присутствовал на встрече?
- Кто пропустил встречу и почему?
- Был ли обсужден список пунктов повестки дня?
- Какова была следующая последовательность планов действий?
- Каков статус участия и прогресса самого участника?
Эти отчеты о проделанной работе должны включать имена всех членов команды, их контактные номера, т.е. номера телефонов и адреса электронной почты для более удобного контакта.