SAP MM — Процесс закупок

Каждая организация приобретает материалы или услуги для удовлетворения своих деловых потребностей. Процесс покупки материалов и получения услуг от продавцов или дилеров называется закупками. Заготовка должна осуществляться таким образом, чтобы материалы заказывались в правильном количестве, с надлежащей стоимостью в нужное время. Он подразделяется на следующие части —

• Основные закупки
• Специальные закупки

Основные закупки

Основные закупки — это процесс приобретения товаров или услуг в нужном количестве, по правильной цене и в нужное время. Однако очень важно поддерживать правильный баланс между количеством, ценой и временем. Рассмотрим следующий пример —

• Организации стараются поддерживать минимальный уровень запасов из-за цен, связанных с высоким уровнем запасов; в то же время может быть вредно останавливать производство из-за нехватки сырья.

• Получение минимальной цены на продукт или услугу часто бывает необходимо, однако не менее важно поддерживать баланс между доступностью продукта, его качеством и отношениями с продавцом (продавцом).

Организации стараются поддерживать минимальный уровень запасов из-за цен, связанных с высоким уровнем запасов; в то же время может быть вредно останавливать производство из-за нехватки сырья.

Получение минимальной цены на продукт или услугу часто бывает необходимо, однако не менее важно поддерживать баланс между доступностью продукта, его качеством и отношениями с продавцом (продавцом).

Жизненный цикл закупок

Закупки в большинстве современных организаций следуют за некоторыми последовательными шагами, которые описаны ниже —

Требования и сбор информации

Процесс закупки начинается со сбора информации о товаре и его количестве. Затем для получения необходимых продуктов и услуг необходимо искать поставщиков, которые могут удовлетворить требования.

Связаться с поставщиком

После сбора требований, ищется поставщиков, которые могут выполнить эти требования. Исходя из этого, запросы предложений или информации отправляются поставщикам или с ними напрямую связываются.

Фоновый обзор

Как только поставщик известен, проверяется качество продукта / услуги и исследуются любые потребности в таких услугах, как параметры установки, гарантии и обслуживания. Некоторые образцы продукции могут быть получены для проверки качества.

Переговоры

Проводятся некоторые переговоры с поставщиками относительно цены, доступности и графика поставки товаров / услуг. После этого подписывается договор, который является обязательным юридическим документом между поставщиком и заказчиком. Контракт будет включать всю необходимую информацию, такую ​​как цена и количество материала, дата поставки и т. Д.

Выполнение заказа

Заказанный материал отгружается, доставляется заказчику, и поставщику оплачивается соответственно. Обучение и установка продукта или услуг также могут быть включены.

Расход, техническое обслуживание и утилизация

Поскольку продукты / услуги потребляются, оценивается эффективность продуктов или услуг и анализируется любая последующая сервисная поддержка, если требуется.

Продление контракта

Как только продукты или услуги потребляются, или истекает срок действия контракта и его необходимо продлевать, или продукт или услугу необходимо переупорядочивать, опыт работы с поставщиками и поставщиками услуг пересматривается. Если товары или услуги должны быть переупорядочены, компания решает, следует ли заказать у предыдущего поставщика или подумать о новых поставщиках.

Основные закупочные мероприятия

Следующий рисунок иллюстрирует последовательность основных закупочных операций —

Краткое введение в закупочную деятельность приводится ниже —

Определение требования

Это логическое подразделение, где определяется, какие материалы или услуги требуются, и какой поставщик может выполнить требования.

Создание заявки

Это этап, на котором отдел закупок информируется о потребности в товарах или услугах. Заявка является внутренним документом.

Создание заказа на поставку

Это фаза, когда заказ создается из заявки, и он утверждается и присваивается поставщику.

Поступление товара / полученный счет

Это фаза получения материала компанией и проверки его состояния и качества. На этом этапе счет поступает от продавца (продавца).

Подтверждение счета / Оплата Поставщиком

Это фаза, на которой продавцу (продавцу) платят от компании, и выполняется сверка счета-фактуры и заказа на поставку.

Тип основных закупок

Есть два типа основных закупок —

• Заготовка для запасов против потребления

• Внешние и внутренние закупки

Заготовка для запасов против потребления

Внешние и внутренние закупки

Заготовка для запасов против потребления

Следующие пункты показывают разницу между заготовкой на складе и потреблением —

• Заготовка для склада — запас материала — это материал, который хранится на складе. Эти материалы хранятся на складе после получения от поставщика. Запас этого материала продолжает увеличиваться или уменьшаться в зависимости от количества полученного или выданного количества. Чтобы заказать материал для запаса, материал должен иметь основную запись в системе.

• Заготовка для прямого потребления. Когда заготовка предназначена для непосредственного потребления, т. Е. Она будет потреблена сразу после ее получения, пользователь должен указать цель потребления. Чтобы заказать материал для потребления, материал может иметь основную запись в системе.

Заготовка для склада — запас материала — это материал, который хранится на складе. Эти материалы хранятся на складе после получения от поставщика. Запас этого материала продолжает увеличиваться или уменьшаться в зависимости от количества полученного или выданного количества. Чтобы заказать материал для запаса, материал должен иметь основную запись в системе.

Заготовка для прямого потребления. Когда заготовка предназначена для непосредственного потребления, т. Е. Она будет потреблена сразу после ее получения, пользователь должен указать цель потребления. Чтобы заказать материал для потребления, материал может иметь основную запись в системе.

Внешние и внутренние закупки

Следующие пункты показывают разницу между внешними и внутренними закупками —

• Внешние закупки — это процесс закупки товаров или услуг у внешних поставщиков. Существуют три основные формы внешних закупок, которые обычно поддерживаются компонентом закупок ИТ-системы.

• Одноразовые заказы обычно используются для материалов и услуг, которые заказываются нерегулярно.

• Долгосрочные контракты с последующим выпуском заказов на выпуск — Для материалов, которые заказываются регулярно и в больших количествах, мы можем договориться о сделке с продавцом (продавцом) по ценам или условиям и записать их в контракт. В договоре вы также указываете срок действия.

• Долгосрочные соглашения о поставках и графики поставки. Если материал заказывается на ежедневной основе и должен доставляться в соответствии с точным графиком, то вы устанавливаете соглашение о поставках .

• Внутренние закупки. Крупные корпоративные организации могут иметь несколько отдельных предприятий или компаний. Внутренние закупки — это процесс получения материалов и услуг из одной и той же компании. Таким образом, каждая из этих компаний поддерживает полную систему бухгалтерского учета с отдельными отчетами о балансе, прибылях и убытках, так что когда торговля происходит между ними, она будет регистрироваться.

Внешние закупки — это процесс закупки товаров или услуг у внешних поставщиков. Существуют три основные формы внешних закупок, которые обычно поддерживаются компонентом закупок ИТ-системы.

Одноразовые заказы обычно используются для материалов и услуг, которые заказываются нерегулярно.

Долгосрочные контракты с последующим выпуском заказов на выпуск — Для материалов, которые заказываются регулярно и в больших количествах, мы можем договориться о сделке с продавцом (продавцом) по ценам или условиям и записать их в контракт. В договоре вы также указываете срок действия.

Долгосрочные соглашения о поставках и графики поставки. Если материал заказывается на ежедневной основе и должен доставляться в соответствии с точным графиком, то вы устанавливаете соглашение о поставках .

Внутренние закупки. Крупные корпоративные организации могут иметь несколько отдельных предприятий или компаний. Внутренние закупки — это процесс получения материалов и услуг из одной и той же компании. Таким образом, каждая из этих компаний поддерживает полную систему бухгалтерского учета с отдельными отчетами о балансе, прибылях и убытках, так что когда торговля происходит между ними, она будет регистрироваться.

Специальные закупки

Специальные акции — это акции, которые управляются по-разному, так как эти акции не принадлежат компании. Специальные запасы хранятся в определенном месте. Специальные заготовки и особые виды запасов делятся на следующие категории —

Консигнационные запасы

Консигнационные запасы — это те материалы, которые есть в наличии в нашем магазине, однако они все еще принадлежат поставщику (продавцу) материала. Если вы используете материал из консигнационных запасов, вам придется заплатить поставщику.

Сторонняя обработка

При сторонней обработке компания передает заказ на продажу ассоциированному внешнему поставщику (продавцу), который отправляет товары непосредственно покупателю. Заказ на продажу обрабатывается не компанией, а продавцом (продавцом). Сторонние товары могут быть введены в заявки, заказы на покупку и заказы на продажу.

Обработка трубопровода

При обработке трубопроводов компании не нужно заказывать или хранить материал. Его можно получить по мере необходимости через трубопровод (например, нефть или воду) или кабель другого типа (например, электричество). Материал, который потребляется, рассчитывается с продавцом (продавцом) на регулярной основе.

Возвратный транспортный запас

Компания заказывает товар у продавца (продавца). Товары доставляются с возвратной транспортной упаковкой (поддоны, контейнеры), принадлежащей продавцу (продавцу) и хранящейся на территории клиента до момента его возврата компании.

субподряда

Поставщик (субподрядчик) получает компоненты от заказчика, с помощью которого он производит продукт. Продукт заказывается вашей компанией через заказ на покупку. Компоненты, необходимые продавцу (продавцу) для изготовления заказанного продукта, перечислены в заказе на поставку и предоставлены субподрядчику.

Перемещение запаса с использованием заказа на перемещение запаса

Товары закупаются и поставляются внутри компании. Один завод заказывает товары на внутреннем рынке у другого завода (принимающий завод / завод-эмитент). Товары закупаются по особому типу заказа на поставку — заказ на перемещение запаса. Вы сможете запрашивать и контролировать передачу товара с помощью заказа на перемещение запаса.