Это было во вторник днем, и я оказался на очередном собрании руководящей веб-группы. Присутствие более 20 человек, я знал, что это будет долго. Со времени последней встречи две недели назад мне было мало что сообщить. Тем не менее, это не помешало бы затянуть встречу, тем более что я знал, что дизайн сайта стоит на повестке дня.
Конечно же, два часа спустя два директора все еще обсуждали, какой оттенок синего должен быть на сайте. В этот момент я поклялся никогда больше не посещать собрания.
Я уверен, что вы можете общаться с моими чувствами. Мы все сидели на собраниях, которые сосут твою душу. Но был ли я прав или реалист в своей клятве? Встречи это плохо?
Команда 37signals так думает. Их книга Rework описывает встречи как токсичные. И нет недостатка в людях, которые с ними согласны.
Во многих отношениях это совершенно понятно. Существуют серьезные проблемы с тем, как мы используем встречи.
Проблема со встречами
Самая большая проблема со встречами — насколько они разрушительны. Если вы не будете осторожны, ваш рабочий день станет фрагментированным. Прервана серия встреч. Это делает невозможным вмешиваться в вашу работу.
Это может стать дорогим для организации. Не только человеко-часы самой встречи, но и время, необходимое для того, чтобы потом вернуться к работе. Эти часы человек может сложить. Одночасовое совещание, в котором участвуют всего восемь человек, обходится организации в целый день продуктивной работы. Встреча, о которой я говорил в начале этого поста, стоила организации целую неделю продуктивности!
Частично проблема заключается в том, что на большинстве собраний отсутствует фокус. Это то, что заставляет их становиться такими длинными и растянутыми. Слишком много собраний не имеют повестки дня или четко определенного результата. Без этой структуры собрания блуждают, и это начинает стоить организации больших денег.
Мало того, что собрания слишком длинные, но их посещает слишком много людей. Это потому что у них нет фокуса. Организатор в конечном итоге приглашает любого, кто может быть заинтересован в неопределенной теме.
Результатом этого является то, что вы в конечном итоге на встрече обсуждаете проект с присутствующим главой ИТ. Что руководитель ИТ-отдела может внести вклад в дискуссию о брендинге?
Несмотря на то, что встречи могут быть провальной ямой для времени и денег, они не лишены своих достоинств. Некоторые типы встреч стоят усилий и затрат.
Некоторые встречи стоят усилий
В ответ на комментарии 37signals о встречах цифровое агентство Happy Cog написало пост в защиту их . В этом письме они упомянули четыре типа встреч, которые они сочли полезными. К ним относятся:
- Начало встречи . Happy Cog считает эту встречу жизненно важным инструментом для обеспечения правильного начала проекта. Они утверждают, что это может убрать другие встречи дальше по линии.
- Мозговые штурмы . Они считают, что объединение усилий для мозгового штурма может быть более эффективным, чем работа в одиночку.
- После смерти . Когда проект заканчивается, Happy Cog любит смотреть, как идут дела. Они чувствуют, что это помогает предотвратить повторение тех же ошибок в будущем.
- Критика Happy Cog считает, что обсуждение дизайна помогает ему стать более изысканным и ведет к созданию более качественных продуктов. Если ничего другого, это также помогает дизайнерам научиться оправдывать свою работу.
Я могу думать о многих других типах встреч, которые имеют свое место. От собеседований с заинтересованными сторонами до семинаров , в собраниях нет ничего плохого. Скорее проблема в том, как они работают.
Как провести хорошую встречу
Провести хорошую встречу не так сложно. Это просто нужно немного дисциплины, немного мысли и кого-то, чтобы взять под контроль.
Ниже приведены некоторые правила и запреты для проведения эффективных встреч. Если вы будете придерживаться этого, вы обнаружите, что встречи чувствуют себя намного менее злыми.
Есть ли повестка дня
Звонить на собрание без повестки дня просто лениво и показывает пренебрежение временем других людей. Заблаговременное получение повестки дня позволяет посетителям решить, участвовать или нет. Это также помогает гарантировать, что встреча остается на ходу.
Не приглашайте слишком много людей
Если у вас есть четкая повестка дня, это поможет решить, кого пригласить. Чем больше людей вы приглашаете, тем больше вы стоите своей организации. Также, чем дольше будет продолжаться встреча. Сосредоточив обсуждение на одной или двух областях, вы можете пригласить минимальное количество людей. Нет ничего хуже, чем сидеть на собрании, пока люди обсуждают то, о чем ты ничего не знаешь.
Есть цель
Повестка дня отличная, но знайте, какие результаты вы желаете. Имея четкую цель, которую вы хотите достичь, встреча будет гораздо более продуктивной. Это также поможет вам оставаться в курсе, когда люди уходят от темы.
Не иметь спонтанных встреч
Когда возникает проблема, возникает соблазн собрать группу людей и провести встречу, чтобы обсудить ее. Хотя это может помочь вам, это мешает другим людям. Запланируйте свои встречи по крайней мере на один день заранее, чтобы люди могли планировать свой рабочий день вокруг него.
Имейте четкое время окончания и придерживайтесь его
Встречи имеют тенденцию терять фокус, если нет четкой конечной точки. Решения принимаются намного быстрее, когда наступает крайний срок. Также важно уважать время и график людей.
Не планируйте повторяющиеся встречи
Обычной практикой является планирование повторяющихся собраний для таких вещей, как «руководящий веб-комитет». Люди заняты и их забронировали, поэтому имеет смысл заблокировать часть своего времени.
Проблема в том, что вы часто проводите собрания ради этого. Или эти встречи затягиваются, потому что вы запланировали час, но есть только один пункт для обсуждения на этой неделе.
Звоните на собрание только при необходимости. Планирование встречи до того, как у вас есть повестка дня, контрпродуктивно.
Ведите учет следующих действий и решений
Большинству встреч не нужны официальные протоколы. Никто никогда не читает их так или иначе. Но вам нужна запись следующих действий и ключевых решений.
Сосредоточьте встречи на следующих шагах. Назначьте эти шаги конкретным людям и, по возможности, установите крайний срок.
Также важно записывать ключевые решения. Это потому, что восприятие решений людьми может быть различным. Запись этого помогает внести ясность.
Не распространяйте встречи в течение дня
Группируя встречи вместе, вы экономите людям много времени. Время было потрачено впустую, пытаясь вернуться к своей работе, до очередной встречи.
Некоторые организации говорят, что встречи должны быть в начале или в конце дня. Другие говорят, что определенные дни недели должны оставаться свободными. Как бы вы к этому не подходили, попробуйте и групповые встречи вместе.
Не использовать календарь по умолчанию
По умолчанию большинство приложений календаря назначают встречи часом. Большинство встреч не должны проходить так долго. Если у вас есть четкая повестка дня и вы не пригласили слишком много людей, то встреча не должна длиться до часа.
Следуя этим советам, качество встреч улучшится. Но я также считаю, что традиционные встречи становятся все менее актуальными в цифровом секторе.
Выходя за пределы встречи
Есть две тенденции, которые уводят нас от традиционных встреч.
Во-первых, веб-дизайн становится все более совместным . Веб-дизайнеры и разработчики работают вместе над проектами. Многие веб-профессионалы теперь даже работают на месте с клиентом, чтобы они могли работать над проектами вместе.
Дни управления водопадом сокращаются, так как цифровые команды работают более гибко и совместно. Это уменьшает потребность во встречах.
Кроме того, растет понимание того, что комитеты не работают как способ управления цифровыми технологиями . Для начала они встречаются слишком редко, чтобы принимать решения в быстро меняющемся мире Интернета.
Другая проблема с комитетами заключается в широком характере цифровых технологий. Требуется так много разных навыков, влияющих на весь бизнес. Это означает, что многие веб-комитеты становятся слишком раздутыми. Неправильные люди оказываются на собраниях, обсуждая неправильные вещи. Это тратит впустую время каждого.
Вместо этого многие организации принимают матрицу RACI . Этот более гибкий подход гарантирует, что правильные люди принимают правильные решения в нужное время. Это также уменьшает потребность во встречах.
Все это заставляет меня поверить, что число посещаемых нами заседаний должно уменьшиться в течение следующих нескольких лет. Но у них все еще есть свое место. Вот почему так важно, чтобы мы стали более эффективными в том, как мы их управляем.