Первая пятница каждого месяца — всегда интересный день для меня. Я просматриваю все табели и счета за предыдущий месяц, утверждаю платежную ведомость, инициирую электронные переводы для оплаты услуг оффшорных поставщиков и получаю четкое представление о том, как развивались дела в течение предыдущего месяца. Я также посмотрю, как обстоят дела в следующем месяце, и поищу способы избежать любых неизбежных проблем или конфликтов.
Мне было приятно узнать, что и декабрь, и январь, вероятно, будут рекордными месяцами для нашей группы разработчиков шельфа, при этом выручка увеличится на 100% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Это потрясающая новость, но это не так просто, как кажется. Во-первых, наши ресурсы распределяются на 100% на следующие 12 недель. Это хорошо для получения прибыли, но также создает риск того, что клиенту с неотложной потребностью придется сказать «нет», или если клиенты неделями ждут простых услуг. Мы упорно трудились, чтобы завоевать доверие наших клиентов, так как из этих вариантов является непривлекательным.
Что еще сложнее, мы с женой проводим январь у нас в Юго-Восточной Азии, и там почти нет подключения к Интернету (или даже телефону). Это означает, что, если что-то пойдет не так после Рождества, моей команде, возможно, придется обработать детали в мое отсутствие. У меня есть большая уверенность в моей команде, но мое отсутствие доступности только увеличивает риск чрезмерного расширения.
Итак, кажется, что мы сталкиваемся с этой классической проблемой разработчика: нехватка ресурсов.
На первый взгляд, это звучит как легкая проблема — полная пластинка сочной клиентской работы и достаточное количество программистов для ее решения. Однако опыт говорит нам, что этот сценарий рискован и требует немедленного внимания. В конце концов, что произойдет, если один из моих разработчиков заболеет? Хуже того, что если кто-то уйдет или его уволят? Что, если одному из наших главных клиентов потребуется дополнительная работа как можно скорее? Что, если неожиданное случается, как это всегда кажется.
Я был в этой ситуации слишком много раз, и я знаю, как легко все облажается. Но не в этот раз, потому что я собираюсь применить некоторые из простых уроков, которые я выучил «трудным путем» за эти годы. Вот план:
- Составьте список всех клиентов, у которых есть рабочие места, запланированные в течение следующих 10 недель (или которые, вероятно, будут нуждаться в услугах в течение этого времени). Отправьте каждому из них персональное электронное письмо, объясняющее, что январь будет напряженным месяцем с ограниченной доступностью для разработчиков, и попросите их заранее запланировать любую работу. Это самая важная вещь — клиенты любят прозрачность и оценят, что у нас будет напряженный месяц! Это также предотвратит их удивление, если они попросят работу, и мы попросим их подождать 3 недели, и поэтому это самый вежливый подход. Планируя наш «напряженный месяц» заранее, у клиентов все равно будет впечатление, что мы организованы и стабильны.
- Отправьте электронное письмо всем менеджерам проектов, разработчикам и т. Д. И попросите их представить свои окончательные графики отпуска. С такими ограниченными ресурсами я хочу точно знать, кто и когда будет доступен. Я также объясню всем, что мы вступаем в кризисный период, и каждый должен быть преданным и гибким.
- Проведите встречу с основными руководителями проектов и руководителями, чтобы убедиться, что они четко определили приоритеты. Например, я знаю, что клиент A — старый друг и терпелив, в то время как клиент B легко утомлен. Итак, я поручаю своей команде расставить приоритеты для клиента B, если это необходимо, и т. Д. Я также позабочусь о том, чтобы у всех была правильная контактная информация для всех остальных, и чтобы у них были все инструменты, необходимые для их эффективной работы.
- В конце концов, именно сотрудники позволяют мне проводить месяц на солнечном пляже каждый год, и они заслуживают вознаграждения. С этим напряженным временем наступает рекордная прибыль, поэтому я предлагаю бонус нового модного iPod для всех, если мы сможем достичь 1 февраля без происшествий. Это дорого, но стоит каждой копейки, чтобы иметь надежную и квалифицированную команду.
Всего несколько лет назад я мог бы просто «пойти на это» и, возможно, пройти сезон без проблем. Закон Мерфи в полной мере, однако, и я был сожжен раньше. На этот раз я собираюсь покрыть все свои базы, прежде чем покинуть город, подготовив своих клиентов и команду к тяжелому (но прибыльному) сезону.
Пожелай мне удачи! Теперь ваша очередь — что вы делаете, когда чувствуете, что наступает «время кризиса»?