В моем предыдущем посте я рассказал о том, как упорядочить файлы на вашем компьютере таким образом, чтобы они имели смысл и позволяли легко находить то, что вам нужно, когда вам это нужно. Эта статья будет содержать советы по использованию вашей новой системы и эффективному управлению ею, чтобы она продолжала работать для вас.
Удалить, Удалить, Удалить… или По крайней мере Архив
Поскольку вы управляете своими файлами на постоянной основе, вы должны удалять их свободно, но разумно. Если вы по своей природе стая крыса, вам придется приложить дополнительные усилия, чтобы побороть желание держать все «на всякий случай», но это единственный способ сохранить ваш компьютер без помех.
Как правило, я удаляю практически все, что загружаю за день — PDF-файлы, изображения, файлы для просмотра. Хорошей новостью является то, что если я скачаю его из Интернета, я, скорее всего, смогу найти его снова, если мне это понадобится. Если я скачал его из электронного письма, у меня все еще есть копия, хранящаяся в моем почтовом архиве (пост на другой день!), Так что ничто не будет потеряно навсегда.
Если есть определенные файлы, которые у вас просто нет времени подать или выяснить, действительно ли вам это нужно, вы можете создать «ожидающий» каталог и добавлять туда информацию, пока не сможете проползти. Но используйте эту папку с осторожностью! Слишком легко воспользоваться преимуществами такого каталога и создать огромный беспорядок, который займет у вас несколько часов, чтобы разобраться.
Использовать поиск
Даже если у вас идеальная файловая структура и вы всегда сохраняете то, что вам нужно, в том месте, куда это нужно, если у вас много документов, поиск на рабочем столе будет вашим лучшим другом. Возможность подключить ключевое слово или два и найти то, что вам нужно, намного быстрее, чем прокрутка экранов и экранов файлов.
Вы можете использовать функцию поиска, встроенную в вашу операционную систему, или загружаемое дополнение, такое как:
Сосредоточиться на органической последовательности
Важно, чтобы вы настроили свою систему так, чтобы это имело смысл для вас, иначе вы будете заставлять себя работать усерднее, чем нужно, чтобы поддерживать ее. Итак, с самого начала сфокусируйтесь на создании системы, которая кажется вам естественной.
Если вам нужно внедрить новый подход, к которому вы не привыкли, создайте шпаргалку, которая активирует вашу память и поможет вам изучить систему. Если вы продолжаете испытывать трудности с запоминанием того, где вы что-то подали, вам, вероятно, придется пересмотреть и пересмотреть свою систему.
Самым большим фактором, который приводит к хорошо организованному компьютеру, является последовательность. Если вы обязуетесь регулярно подавать документы и обновлять структуру файлов в соответствии с вашими текущими потребностями, ваша система будет намного проще в обслуживании и эффективном использовании.
Back It All Up
Само собой разумеется, что вы должны ежедневно резервировать все свои файлы, но я все равно это скажу. Если вы не копируете свои данные, не имеет смысла тратить время и силы на их организацию.
Планируйте день организации
Организация файлов — это одна из тех вещей, которую вам нужно делать снова и снова. Ожидается, что ваша файловая структура будет расти и изменяться по мере роста и изменения вашего бизнеса. И вы не сможете подать все сразу сразу. Clutter неизбежно будет накапливаться, поэтому планируйте несколько часов или полдня каждые несколько недель, чтобы проползти и очистить ваши файлы. Это поможет вам поддерживать работоспособность вашего компьютера.
И вот как я организую и управляю файлами на моем компьютере. Какая у вас система? Как вы остаетесь поверх файлов вашего компьютера?
Изображение предоставлено: florinf