Вы пишете одни и те же ответы или освещаете одни и те же темы день за днем? Вы знаете их; гоняться за клиентами за материалами, отвечать на новые запросы бизнеса, гоняться за платежами от непокорных клиентов и, возможно, отвечать на вопросы о вакансиях кандидатов.
Ну, около пяти лет назад, я попробовал проверенный способ, которым прямые маркетологи пользуются с рассвета почтовых услуг; Я использую шаблоны.
Это верно — если вы когда-либо получали от меня электронное письмо о теме, которую я неоднократно освещал снова и снова, то есть вероятность, что письмо было получено из шаблона. Почему, я слышал, вы спрашиваете, буду ли я когда-либо использовать шаблоны электронной почты? Разве это не безлично и неэффективно? Наоборот! Есть много веских причин для этого.
Экономьте драгоценное время
Чем меньше времени вы пишете по электронной почте, тем больше времени вы тратите на то, над чем вы действительно должны работать, если, конечно, ваша должность не называется «человек по электронной почте»! Вы будете отвечать на запросы быстрее. Поскольку вы тратите меньше времени на написание одного и того же материала снова и снова, вы можете быстрее отвечать на эти срочные электронные письма.
Экономьте время получателя
Если вы убедитесь, что ваша электронная почта действительно отвечает на следующие запросы, это сэкономит кучу времени, о которой ваш получатель обычно должен будет написать.
Это не безлично
Я не предлагаю писать всю электронную почту и буквально просто менять первую строку; есть много производительности и экономия времени даже в электронных письмах, которые только на 60% повторяют содержание.
С чего начать? Вот что я делаю.
Я начинаю с просмотра того, какие электронные письма я постоянно пишу. Я имею в среднем более 120 писем в день, многие из которых ожидают ответа, а многие ожидают очень похожего ответа. Итак, я начал с написания списка тем, о которых меня регулярно спрашивают.
Следующим шагом было написание основных пунктов письма и использование его в качестве начала. Например, электронное письмо с обновлением проекта может иметь вид:
- Задачи только что выполнены
- Задачи, которые должны быть выполнены в следующем
- Материалы нам нужны от клиента
- Любые сроки / бюджетные проблемы
Затем я начал писать электронные письма, в которых освещались эти вопросы, и приводил в них все детали, которые, по моему мнению, нужны получателю. Со временем я просмотрел ответы на эти электронные письма и обнаружил ряд повторяющихся вопросов (например, ответы на мою электронную почту выше относительно поставки изображений «В каком формате я должен отправлять эти изображения?»), И я убедился, что моя электронная почта охватывает их тоже, сохранив и я, и получатель читаем ответы.
Я храню эти шаблоны в папке в моей почтовой программе с темой, обозначающей общую тему, поэтому у меня есть электронные письма с темой «Следите за последними цитатами» и тому подобное.
Затем я вырезаю и вставляю текст из этих шаблонов электронной почты в свои ответы или, в некоторых случаях, в новые электронные письма, а затем персонализирую и переписываю части, требующие пересмотра. Таким образом, электронная почта действительно адаптирована для получателя и не выглядит «консервированной».
Попробуйте этот метод — я уверен, вы найдете все виды писем, которые вы можете написать заранее, и уделите себе дополнительное время для более важной работы каждый день. Наслаждайтесь этим дополнительным временем!
Отправить изображение по электронной почте через Shutterstock