Работа с внештатными сотрудниками довольно схожа с работой с внутренними сотрудниками, но у нее есть свои отличия. Недостаток общения — частая проблема, и я уверен, что вы испортили один или два проекта.
Если вы хотите, чтобы работа была выполнена, вам нужно убедиться, что и вы, и ваши внештатные сотрудники находятся на одной странице. Вот некоторые основные принципы коммуникации, которые облегчают эффективную работу с фрилансерами.
1. Разработайте правила общения
Если вы работали с определенным фрилансером в течение некоторого времени, у вас более или менее есть представление об их коммуникативных навыках и привычках. Однако, если вы работаете с кем-то новым, вы можете избавить себя от множества проблем, если разработаете некоторые правила общения.
Укажите вашу доступность. Никто не ожидает, что вы будете доступны 24/7, но если вы не установили никаких ожиданий, у вас возникнут проблемы.
Вот почему лучше договориться о часах, когда вы оба будете доступны онлайн / по телефону. Таким образом, вы оба знаете, когда другая сторона доступна.
Разница во времени — это то, что важно учитывать. Например, я в Европе, а большинство моих клиентов — в Штатах. Большинство моих клиентов знают, что я доступен утром, а для меня, в зависимости от того, в каком они состоянии, они доступны днем / вечером.
До этого было несколько случаев «Почему вы не отвечаете на мои звонки / электронные письма?!?!?! Я ждал! », Потому что, когда клиенты не знают, что я в Европе, а не в Калифорнии, они предполагают, что я доступен в рабочее время.
Вам также необходимо договориться о приемлемой задержке при ответе на электронные письма — т.е. 12 часов, 24 часа и т. Д. В приведенном выше примере я просто объяснил клиентам, что не могу ответить сразу, даже если я не сплю в данный момент. К счастью, из-за моей задержки ни одна жизнь не была потеряна, но я согласен, что неприятно, когда вы сидите у телефона / компьютера в ожидании ответа.
2. Общайтесь в письменной форме как можно больше
Годы работы фрилансером и с фрилансерами научили меня тому, что пишут правила общения. Да, требуется много времени, чтобы все изложить в письменном виде, но по крайней мере для важных решений, касающихся проекта, это необходимо.
Это намного быстрее, когда вы говорите, но преимущества устного общения на этом заканчиваются. Часто возникает языковой барьер, и вы никогда не можете быть уверены, что то, что вы пытаетесь сообщить, воспринимается другой стороной так, как вы этого хотели. При устном общении недопонимание очень легко!
Пока вы разговариваете по телефону, все может показаться очень понятным. В тот момент, когда вы кладете трубку, вы просто забываете то, что обсуждали по телефону. Кроме того, если другая сторона нечестна, они могут легко улизнуть под предлогом, что вы не сказали это и это. Когда у вас есть это в письменной форме, эти проблемы исчезли.
3. Нет необходимости полного контроля
Если вы работали с сотрудниками, которым все время требуется полный контроль для выполнения какой-либо работы, вы можете попробовать этот подход и с фрилансерами. По сути, этот подход не работает в любой ситуации — вы тратите слишком много времени и усилий на контроль — но особенно для фрилансеров это абсолютно обречено.
Фрилансерам обычно нравится иметь больше свободы, поэтому будьте готовы дать им задание и получать от них информацию раз в день или около того. Если вы чувствуете, что вам необходимо осуществлять полный контроль над сотрудником — фрилансером или штатным сотрудником — тогда вы либо наняли не того сотрудника, либо ваши управленческие навыки требуют некоторой работы.
Конечно, если проект требует этого, вам может потребоваться работать в тесном контакте. Например, у фрилансера могут быть специфичные для проекта вопросы, на которые может ответить только вы, и тогда вам придется довольно часто касаться базы.
4. Не тратьте время на бессмысленное общение
Когда я говорю, что общение жизненно важно, я хочу сказать, что значимое общение жизненно важно. Мы все знаем, что проектная коммуникация может занимать много времени, поэтому не надо останавливаться на достигнутом и общаться, когда в этом нет необходимости.
Не звоните по скайпу просто ради этого. Фрилансеры обычно ориентированы на эффективность; они не корпоративные рабы, которые будут проводить многочасовое собрание только потому, что их босс чувствует, что такое собрание. Эти длинные бессмысленные звонки — пустая трата времени.
Для фрилансера время действительно деньги. В одном проекте я потратил гораздо больше времени на Skype в бесплодных разговорах, чем на разработку самого сайта. Я все это время не выставлял счета, но, может быть, мне следовало это сделать — это сильно сократило бы разговорчивость клиента 🙂
5. Установить основные этапы и правила отчетности о прогрессе
Основные этапы и отчеты о проделанной работе — это здравый смысл в управлении проектами. Это предотвращает неприятные сюрпризы незадолго до истечения срока.
Если ваш проект небольшой, он может вам и не понадобиться, но для больших проектов слишком рискованно начинать без этапов и правил для отчетов о проделанной работе. Прежде чем начать, установите вехи — это должны быть логические разбивки задач, например, завершение модуля.
Что касается правил отчетности о проделанной работе, вы можете устанавливать их с любым интервалом, который подходит вам и проекту — например, в конце каждого дня, недели или двух недель. Старайтесь не делать период настолько коротким, чтобы он замедлял прогресс, но не слишком длительным, чтобы вы теряли след того, что происходит. Это прекрасный баланс, поэтому вы можете настроить его по ходу. Правильно установленные правила отчетности о прогрессе устраняют многие задержки и помогают заблаговременно диагностировать потенциальные проблемы.
6. Хорошо спланируйте
Когда вы собираетесь работать с фрилансерами, вы должны быть хорошо подготовлены, чтобы начать работу над проектом, прежде чем нанимать. Когда вы нанимаете фрилансеров и не предоставляете им работу, это неоплачиваемое время простоя, и вы не должны удивляться, если они уйдут.
Кроме того, имейте в виду, что фрилансер не всегда может быть доступен в нужный момент, поэтому планируйте это. Эффективное общение с потенциальным фрилансером относительно ваших ожиданий относительно сроков и вопроса о доступности может решить проблемы доступности с самого начала.
Вывод
Работа с фрилансерами может быть очень полезной, если вы знаете, как это сделать, и если вы находите нужных людей. К сожалению, это также может быть полной катастрофой, и нередко можно услышать, как кто-то говорит, что он больше никогда не хочет работать с фрилансерами.
Чтобы избежать разочарований, потерянного времени и потерянных денег, вам необходимо знать, как эффективно общаться с фрилансерами. Советы, которые я привел, не относятся к области ракетостроения, и как только вы встанете на правильный путь, вы увидите истинные преимущества работы с фрилансерами.