В своей простейшей форме бухгалтерия отслеживает ваши деньги. Большинство в той или иной степени делают это для своих личных финансов — даже если это всего лишь проверка баланса, прежде чем снимать деньги через банкомат. Это не ХОРОШАЯ бухгалтерия, но вы поняли идею.
Ведра
Бухгалтерия начинается с плана счетов. Думайте об этом как о ведрах, в которые вы кладете свои деньги. Есть несколько разных видов ведер. Мы могли бы дать им технические названия и поговорить об уравнении бухгалтерского учета, но это не обязательно для ежедневной бухгалтерии. Давайте назовем их Плюс Ковши и Минус Ковши. К плюсам относятся такие вещи, как банковские счета (включая кредитные карты), счета / продажи или активы. Минусом ведра являются кредиты или расходы. В конце года налоговый инспектор хочет узнать, сколько вы вынули из своих «Ведерок плюс» и положили в «минус ведра». Большинство из этих минусовых ведер являются отчислениями на ваш доход.
Содержание ваших ведер
Лучший способ отслеживать ваши ведра с помощью бухгалтерского программного обеспечения. Там так много программ. Лучшие из них не бесплатны, но любая бухгалтерская программа лучше, чем электронная таблица. Электронные таблицы — это много работы, и им требуется несколько записей одних и тех же транзакций, чтобы получить ту же информацию, которую вы получаете с бухгалтерским программным обеспечением. Мой личный фаворит — Xero; это легко для непрофессионала, но он добавил дополнительные функции для финансового консультанта, а Xero имеет отличную поддержку клиентов.
По большей части, обычно есть только несколько плюсовых ведер. Счета к получению или продажи, банковские счета и, возможно, кредитная карта или два. Есть много, много минусов. Именно эти сегменты больше всего интересуют ваш налоговый орган, поскольку именно эти сегменты вы можете использовать для вычета своего дохода. Вы определенно хотите вычесть из своего дохода как можно больше по закону.
Создание привычек
Хорошая бухгалтерия — это создание привычек. Если вы создадите привычки, которые я перечислю здесь, вы едва заметите время, которое вы тратите на книги, и ваш денежный поток и производительность улучшатся.
№ 1 — пять минут в день
Делать книги каждый день полезно во многих отношениях:
- У вас нет времени, чтобы забыть, что вы купили или чьи деньги вы вносили;
- Вы можете ловить ошибки по мере их возникновения. В некоторых случаях у вас есть ограничение по времени для оспаривания транзакции или исправления ошибки, поэтому чем раньше, тем лучше;
- Это экономит время в конце месяца;
- Он будет напоминать вам о расходах или расходах, которые необходимо передать клиенту, чтобы вы могли возместить стоимость и заработать больше денег.
В какой-то момент вашего дня, предпочтительно в один и тот же момент вашей рутины каждый день, загружайте или вводите свои транзакции в свою бухгалтерскую программу. Такие программы, как Xero и QuickBooks Online, автоматически загружают ваши транзакции ежедневно из большинства банков, поэтому все, что вам нужно сделать, это просмотреть их (QuickBooks не работает с PayPal). Просмотрите каждый и поместите его в ведро. Это называется категоризацией или расходованием.
Какое бы имя ни было, это ведро. Большинство бухгалтерских программ имеют автоматический набор сегментов, но их можно изменить в соответствии с вашими потребностями. При необходимости свяжите расходы с клиентом или, если это невозможно, создайте черновой счет-фактуру с этими расходами для использования позже, когда вы будете готовы выставить счет за свое время. Если вы делаете это ежедневно, выверка выписки по счету будет проще простого.
Используйте неоплачиваемое время
Большинство бухгалтерских программ теперь имеют приложения для смартфонов или планшетов. Вам не нужно использовать время, которое вы обычно работаете, чтобы вести ежедневную бухгалтерию. Я сверяю свои банковские счета на своем iPhone, когда смотрю телевизор или жду в очереди. Пришло время я не могу выставить счет за все равно, я мог бы также сделать это чего-то стоящего. С моим приложением Xero я могу создать счет на своем телефоне, и он может даже быть оплачен, прежде чем я вернусь к своему столу!
№ 2 — пять минут в месяц
Если вы выставляете счет за свое время ежемесячно, то есть примерно через две недели после того, как ваши ежемесячные счета выставляются, отправьте выписки любому клиенту, который еще не заплатил. Если ваши счета подлежат оплате через 30 дней после получения, измените график на пять недель. Поскольку вы отслеживаете свои пять минут в день, вы будете точно знать, кто заплатил, а кто нет.
Люди забывчивы. Они говорят себе, что оплатят этот счет на следующей неделе, и тогда он полностью сойдет им с ума. Простое заявление по электронной почте напоминает им, и многие заплатят быстро после получения заявления. Большинство бухгалтерских программ позволяет создавать и отправлять отчеты очень быстро и легко. Это увеличит ваш денежный поток и уменьшит вашу дебиторскую задолженность.
В качестве дополнительного примечания, я надеюсь, что вы отправляете больше, если не все свои счета по электронной почте. Это не только дешевле, но и быстрее без поездки в почтовый ящик или почтовое отделение. Клиенты обычно платят быстрее без задержки почты улитки.
№ 3 — десять минут в месяц
В начале каждого месяца используйте бухгалтерское программное обеспечение для составления отчета о прибылях и убытках или отчета о прибылях и убытках (то же самое) за предыдущий месяц. В этом заявлении вы увидите, сколько вы заработали и как вы потратили свои деньги. Здесь вы можете решить, что вам нужно сократить определенные расходы или что у вас есть деньги, чтобы совершить крупную покупку, которую вы рассматривали. Десять минут обзора дадут вам гораздо лучший взгляд на здоровье вашего бизнеса. По мере продвижения вперед вы можете сравнивать месяц к месяцу или год к году.
№ 4 — Квитанции
Налоговик любит квитанции! Если вы не храните свои квитанции или только случайно храните свои квитанции, вы играете с огнем. Метод «обувной коробки» работает (он выбрасывает их все в обувную коробку, помеченную годами), но он грязный. Я предпочитаю электронное хранилище для квитанций. Всякий раз, когда я покупаю что-то, связанное с бизнесом, прежде чем выйти из магазина, я делаю снимок с помощью приложения для смартфона. Если я делаю покупку онлайн, я пересылаю квитанцию по электронной почте своему приложению. Это займет, может быть, 20 секунд, но моя квитанция у меня навсегда, и в моем офисе, машине, сумочке или кошельке не будет маленьких кусочков бумаги, пока они не дойдут до своего последнего дома. Как только я сделал снимок, квитанция отправляется прямо в корзину.
Мое личное предпочтение для квитанций — Банк Чеков; он не только прост в использовании, но и интегрируется с Xero, поэтому я могу видеть транзакцию и квитанцию в одном месте (как и налоговый инспектор). Однако существует множество отличных продуктов для хранения чеков, которые интегрируются со всеми видами бухгалтерского программного обеспечения. Найдите тот, который подходит именно вам. Секунды при каждой покупке сэкономят вам часы на поиск этой квитанции, чтобы сделать возврат, организацию ваших квитанций позже и сбор документов для вашего бухгалтера.
Стоимость
Я уверен, что некоторые из вас говорят: «Но приложения и программное обеспечение стоят денег! Я хочу зарабатывать больше денег, а не тратить их! »Я тоже! Однако, если вы можете сэкономить один час в месяц, за который теперь вы можете выставлять счета клиенту, то вы заплатили за приложение и программное обеспечение. Скорее всего, ваша повышенная производительность и денежный поток намного превысят затраты.
Для большинства дизайнеров и веб-разработчиков достаточно пяти минут в день и 15 минут в месяц, даже если у них есть один или два субподрядчика. Если у вас много подписчиков, отправляете более 25–30 счетов в месяц, со временем обнаруживаете, что для написания книг требуется гораздо больше времени, или вы просто не можете или не хотите создавать хорошие бухгалтерские привычки, возможно, вы захотите найти помощь бухгалтера.
Вы по-прежнему будете пользоваться преимуществами повышения производительности и денежного потока с дополнительным бонусом, заключающимся в том, что вам не придется делать это самостоятельно.