Когда вы работаете удаленно, это инструменты, которые могут создать или разрушить команду. Выбор инструментов, которые не подходят для всех вас, вызовет трения и, в конечном итоге, изоляцию для тех, кто не видит ценности в инструментах. Удаленные команды уже изолированы физически ; мысленная изоляция их, препятствуя их усилиям по совместной работе, является основной причиной смерти удаленных команд.
Давайте рассмотрим семь инструментов, которые отлично подходят для удаленных команд.
1. Согласие на продуктивные встречи
Встречи отнимают много времени и часто бесполезны, потому что команды обычно забывают заранее определить четкую повестку дня и отслеживать решения впоследствии. Agreedo решает обе эти проблемы. Идеи превращаются в повестки дня, а затем в протокол собрания после проведения онлайн-собрания.
Любые решения, принятые во время встречи, преобразуются в отслеживаемые задачи и назначаются участникам; все, что не было завершено, переносятся на следующее собрание, чтобы не оставить камня на камне. Участники могут присутствовать на собрании через Mac, Windows, iOS или Android — идеально подходит для удаленных команд.
2. Wunderlist для управления задачами
Wunderlist безумно прост, поэтому я считаю, что он великолепен для удаленных команд. Отслеживание задач очень важно, если вы хотите сохранить здоровую команду, но это не должно занимать ужасное количество вашего времени. Wunderlist позволяет тратить меньше времени на управление задачами и больше времени на их выполнение. Вот несколько функций, которые помогут вам правильно использовать приложение:
- «Звездные» задания, когда вы не можете продвигаться с ними
- Список в порядке важности для определения приоритетности важных задач
- Разбейте задачи на подзадачи — детские шаги
- Не заставляйте себя устанавливать сроки, если нет реального срока
- Делегировать задачи, назначая членов команды к нему
- Сосредоточьтесь на списках «Сегодня» и «Назначено мне»
- Интеграция Wunderlist со Slack для лучшего сотрудничества
Wunderlist Альтернатива: Todoist
Microsoft приобрела Wunderlist и теперь закрывает его. Todoist — фантастическая замена.
3. Skitch для аннотирования
Трудно точно сформулировать, что вы имеете в виду, когда не стоите лицом к лицу с кем-либо. Skitch помогает вам общаться визуально самым простым способом: с помощью аннотаций, таких как стрелки, текст, формы, выделения и штампы (одобрения, отклонения и т. Д.).
Что мне больше всего нравится в Skitch, кроме того, как легко обмениваться идеями и мнениями, так это то, как быстро вы можете делать скриншоты ( команда + shift + 6 ), отправлять аннотации по электронной почте ( команда + shift + m ) или экспортировать в файл изображения ( команда + e ).
4. Проект для совместной работы над документами
Черновик похож на упрощенную версию файлов GitHub for Markdown, позволяя группам совместно работать над документами и объединять конкретные изменения, сделанные отдельными лицами. Это особенно полезно для написания статей или создания юридических документов (для Интернета или иным способом), которые затем можно экспортировать в Markdown, DOCX, HTML или PDF.
5. Dropbox для обмена файлами
Dropbox — это виртуальная система хранения для поддержки и обмена файлами, но вы, вероятно, уже знали об этом . Что делает его особенно полезным для удаленных соавторов, так это API-интерфейс Dropbox, позволяющий бесчисленным приложениям (включая признанное критиками приложение для создания прототипов InVision ) использовать Dropbox в качестве основы.
Вот некоторые вещи, которые вы можете автоматизировать с помощью Dropbox:
- Сохранить результаты Typeform в текстовом файле
- Приведите в действие свой блог с Markdown и Blot.im
- Храните файлы Basecamp в папке
- Сделайте то же самое с InVision
- Просмотр новых файлов из команды Slack
- Автоматически обмениваться изображениями Dropbox на Facebook
- Создание карт Trello из файлов Dropbox
6. Свободное общение в команде
Всем нравится приложение для обмена сообщениями, Slack — это весело . Он также творит чудеса для группового общения, особенно когда эта команда удаленная, но некоторые команды говорят, что это убивает производительность . Я думаю, что это потому, что есть верный и неправильный путь к Slack.
Когда вы отправляете сообщения туда и обратно весь день, эти ценные секунды накапливаются. Вместо этого вам следует настроить интеграцию с другими приложениями, которые ваша команда использует, чтобы увеличить ваши усилия по совместной работе и добавить ценный контекст к вашим сообщениям.
Вот некоторые приложения, которыми можно управлять из Slack:
- Управляйте задачами с помощью Wunderlist , Trello , Asana или (для гибких команд) JIRA
- Хвалите и награждайте сотрудников с помощью Bonusly или Leo Slackbot
- Делитесь экранами и сотрудничайте с Screenhero
- Совместная работа над проектами с InVision , Zeplin или UXPin
- Проектное вдохновение как команда с Dribbble
- Мозговой штурм идей на виртуальной доске с Sketchboard
- Еще много !
Slack Альтернатива: Твист
Некоторые команды считают Slack слишком отвлекающим и соглашаются с тем, что это снижает производительность, делая разговор слишком легким. Twist — это более спокойная альтернатива, способствующая культуре, напоминающей доску объявлений, где команды могут более четко понимать, в какой помощи они нуждаются или что им нужно сказать. Только меньшее количество уведомлений — огромная победа для команд, которые чувствуют, что вокруг слишком много сообщений.
7. Zapier для автоматизации рабочих процессов
Некоторые из упомянутых в этой статье интеграций были сделаны Zapier . Zapier помогает автоматизировать рабочие процессы, подключая ваши любимые приложения, позволяя вам оставаться подотчетными и в то же время держать коллег по работе в курсе — это для занятых работников, которые ненавидят переключение между различными приложениями.
Все, что вам нужно сделать, это сообщить Zapier, какие приложения использует ваша команда, и Zapier соединит их; это особенно полезно, если вашей команде трудно договориться о том, какие инструменты использовать. Например: ваша команда разделена между Dropbox и Google Drive. Вы можете создать «Zap» (если его еще нет), который отправляет файлы Dropbox на Google Drive и предупреждает команду в Slack, когда это происходит.
Никто не пропускает, все используют инструмент, который они любят.
Вывод
Удаленное сотрудничество сложно. Поначалу вы можете об этом не думать, но выражение «действия говорят громче, чем слова» в этом случае звучит правдоподобно, и поэтому установка Slack без косточек не обязательно окажет вам какую-либо услугу. Мало того, что эти инструменты бесплатны (или имеют бесплатный уровень), они помогут вам отсеять непродуктивные разговоры и устранить время, которое обычно теряется из-за разрыва между приложениями.