Я работал удаленно большую часть своей карьеры; как дизайнер, разработчик, а теперь как писатель. Я также работал в офисе, и должен сказать, что ни один из них не является более динамичным, чем другой, — это касается индивидуальных усилий, которые вы привносите в команду, и того, насколько эффективно вы вовлекаете членов команды в беседу.
Помимо тщательного изложения ваших слов, вам также необходимо найти способы вдохновить на информативные, контекстуальные и ценные ответы, которые могут принести пользу всем в команде.
Давайте рассмотрим 10 способов обеспечения эффективного сотрудничества.
1. Быть доступным
Коммуникация — окончательный ключ к сотрудничеству. Чаще всего общение — это не что иное, как простой вопрос, разъяснение или запрос информации. В реальном офисе вы бы склонили голову над своим компьютером и просто поговорили с коллегой, но в удаленных командах бывает сложно определить, доступен ли кто-то, и в большинстве случаев вы, скорее всего, забудете об этом и попытаетесь найти ответ сам.
Ваша команда должна всегда стараться использовать основное приложение для обмена сообщениями и оставаться «доступной» или «онлайн». Вам не нужно быть болтливым все время, но быть доступным на случай, если кому-то еще понадобится помощь.
2. Подготовьте свои сообщения
Вы знаете, что ваше время ценно, поэтому не забывайте, что время других тоже ценно. Любое время, потраченное на общение — это время, которое вы не работаете . Возможно, одной из основных причин «удаленности» было то, что они избегали встреч и имели достаточно «одного времени», чтобы фактически выполнить какую-то работу — не тратьте эти возможности, отправляя смутные сообщения туда и обратно.
Поскольку у нас нет личных разговоров, и тем более из-за различий в часовых поясах, мы можем получить ответы на наши сообщения спустя несколько часов. Всегда предлагайте правильную информацию и четко представляйте, что вы говорите или спрашиваете; слишком много информации лучше, чем недостаточно информации. Отправить изображения, примеры кода и исходные файлы, чтобы дополнить ваши сообщения.
3. Общайтесь, когда это необходимо
Как я уже сказал, общение отвлекает вас от фактической работы. Не используйте свое основное приложение для обмена сообщениями, чтобы общаться в чате весь день, и только включайте других в разговор, когда это касается их. Другие члены команды не хотят, чтобы их подписывали в каждом письме, каждом ответе и каждом дополнительном комментарии.
Вместо того, чтобы пытаться «читать» комнату, передавать выражения лица в устной форме или при обмене сообщениями в Интернете, используйте смайлики, чтобы все были уверены в общем настроении в «комнате».
4. Расписание не связанных с работой чатов
Работа удаленно может быть одинокой, и совершенно естественно хотеть заниматься каким-то нормальным, не связанным с работой стебом. Однако, может быть ужасно контрпродуктивно открывать основной диалог для свободной дискуссии. Вместо этого запланируйте некоторое время в Google Hangouts или Skype (через определенные промежутки времени), чтобы обеспечить бесплатные, полезные обсуждения. Это связующий момент и для команды.
5. Используйте приложения, которые делают общение продуктивным
Slack оказал значительное влияние на будущее командного общения. Некоторые , однако, говорят, что подход «всегда онлайн» приводит к слишком большому количеству общения и однодневных встреч. Я не думаю, что это вина Слэка, но, безусловно, есть недостатки, на которые стоит обратить внимание.
Слишком доступное общение может привести к бесполезным двусторонним беседам, но многие приложения в наши дни имеют способ настроить интеграцию, включая Slack. По сути, это способ получения данных из ваших любимых приложений (Wunderlist, Trello, Dropbox, Zeplin, InVision — список бесконечен) и включение контекстной информации в ваши сообщения.
HipChat — это еще один вариант, который также имеет массу интеграций.
6. Оцените инструменты совместной работы вместе
Привлечь членов команды к основным инструментам совместной работы — сложная задача. У всех разные вкусы, когда дело доходит до инструментов, поэтому важно обсудить, какими из них будет пользоваться ваша команда. Не будьте склонны к инструментам, которые вы уже знаете, как использовать, но говорите, если чувствуете, что предложение не является правильным.
Если вы вынуждены использовать инструменты, которые просто не умеете делать головой или хвостами, вы будете избегать участия в совместной работе в команде или использования основного приложения для обмена сообщениями, что подорвет вашу производительность и производительность. твоя команда.
7. Назначьте каждому роль управления проектом
Независимо от того, являетесь ли вы группой разработчиков, использующей InVision , группой разработчиков, использующей JIRA , или группой по созданию контента, использующей Trello , каждый инструмент совместной работы требует некоторого обслуживания. Стремясь вовлечь членов команды, поручите всем выполнить текущую задачу — это также поможет новичкам ознакомиться с инструментами.
Вот несколько предложений:
- Кто-то, чтобы держать экраны и файлы организованными
- Кто-то, чтобы сохранить пользовательские / контактные данные
- Кто-то, чтобы закрыть и / или объединить задачи
- Кто-то, чтобы убедиться, что сроки для задач соблюдаются
- Кто-нибудь, чтобы отправлять ежедневные советы о том, как использовать инструменты
8. Убедитесь, что ваш Wi-Fi надежен
Отличный Wi-Fi, конечно, является необходимостью, но это часто упускается из виду. Плохое соединение не только приводит к потере большого количества времени для вас, но и к задержке информации для ваших товарищей по команде.
Wi-Fi должен быть надежным, потому что:
- Возможно, вам придется загружать большие файлы
- Возможно, вам нужно сделать видео звонки
- Вам может понадобиться быть доступным весь день
9. Используйте собрания, чтобы делать, а не говорить о выполнении
Возможно, первой темой обсуждения при удалении будет «как мы будем проводить встречи?». Может быть, вы надеялись избежать их вообще, но это случается редко. Встреча действительно может быть невероятно энергичной, но не в том случае, если все, что вы делаете, это говорит о том, что вы собираетесь делать и что будут делать другие.
Вы должны покинуть каждую встречу с практичным выносом, что может продвинуть усилия команды к финишной черте. Множество приложений для конференц-связи (например, Skype ) также предлагают обмен экранами; попросите одного товарища по команде записать идеи в приложении для рисования / аннотации, например Evernote Skitch, и поделиться им в конце.
10. Хвалите каждого индивидуально
Сказать «хорошая рабочая команда» — это все равно, что сказать «я люблю тебя» — через некоторое время это становится рутиной и теряет свою ценность. Уверенность людей (и в конечном итоге их уровень сотрудничества) выше, когда они уверены, что поступают правильно; поэтому вместо того, чтобы аплодировать всей команде сразу, делайте отдельные комментарии о членах вашей команды и объясните, что вам понравилось в том, что они сделали, и как это помогло вам. Мораль на победу!
Вывод
Подготовка, обсуждение и управление работой могут занимать столько же времени, сколько и выполнение работы. Поскольку время — деньги, вполне естественно, что мы должны постоянно переоценивать наши рабочие процессы, прислушиваться к нашим коллегам и эффективно общаться.
Если у вас есть какие-либо собственные советы для добавления, не стесняйтесь поделиться ими в комментариях ниже. Общение является ключевым, верно?