Инструменты для совместной работы классифицируются на основе их уровня функциональности, касающегося возможностей совместной работы и управления документами. Инструменты могут быть сгруппированы в соответствии с их способностью выполнять следующие четыре действия:
- Обработка групповых и файловых документов
- Компьютерные конференции
- Электронная система встреч
- Электронное рабочее пространство
Обработка групповых и файловых документов
Основная функциональность этой категории включает в себя работу с документами и обработку файлов.
-
Сотрудники имеют только общий вид и ограниченный доступ к файлам / документам, в то время как есть также возможность индивидуального редактирования, документирования / управления файлами и их хранения в центральной базе данных, а также коллективного создания и редактирования документов.
-
Синхронная работа с документами также может быть частью инструмента обработки групповых документов в дополнение к базовым коммуникационным возможностям, таким как уведомление по электронной почте и твиты.
Сотрудники имеют только общий вид и ограниченный доступ к файлам / документам, в то время как есть также возможность индивидуального редактирования, документирования / управления файлами и их хранения в центральной базе данных, а также коллективного создания и редактирования документов.
Синхронная работа с документами также может быть частью инструмента обработки групповых документов в дополнение к базовым коммуникационным возможностям, таким как уведомление по электронной почте и твиты.
Компьютерные конференции
Существует вероятность того, что сотрудники видят и работают с документами одновременно или на экране друг друга.
-
Компьютерные конференции предоставляют пространство для асинхронных и многопоточных собраний, а также для текстовых разговоров в реальном времени и собраний в реальном времени. Файлы и документы являются общими.
-
Аудио и видео конференции являются довольно распространенным способом общения.
Компьютерные конференции предоставляют пространство для асинхронных и многопоточных собраний, а также для текстовых разговоров в реальном времени и собраний в реальном времени. Файлы и документы являются общими.
Аудио и видео конференции являются довольно распространенным способом общения.
Электронная система встреч
Проведение собраний — основная функциональность любой бизнес-организации.
-
Встречи могут быть регулярными (в одно и то же время, по одному и тому же адресу), синхронными (в то же время, по другому адресу) или асинхронными (в другое время, по другому адресу).
-
Участники собраний получают уведомления по почте, и они могут общаться в чате, проводить обсуждения в режиме реального времени, используя средства аудио- и видеоконференций. Члены также могут участвовать в опросах (при желании анонимно), проводить групповые обсуждения и обмениваться документами и файлами.
-
Участники могут показывать и комментировать презентации Power Point, обмениваться живыми программными приложениями и даже одновременно работать над документами.
-
Наконец, мероприятия, ориентированные на собрания, поддерживают процесс собрания, включая его настройку, ведение повестки дня и распределение протоколов после собрания.
Встречи могут быть регулярными (в одно и то же время, по одному и тому же адресу), синхронными (в то же время, по другому адресу) или асинхронными (в другое время, по другому адресу).
Участники собраний получают уведомления по почте, и они могут общаться в чате, проводить обсуждения в режиме реального времени, используя средства аудио- и видеоконференций. Члены также могут участвовать в опросах (при желании анонимно), проводить групповые обсуждения и обмениваться документами и файлами.
Участники могут показывать и комментировать презентации Power Point, обмениваться живыми программными приложениями и даже одновременно работать над документами.
Наконец, мероприятия, ориентированные на собрания, поддерживают процесс собрания, включая его настройку, ведение повестки дня и распределение протоколов после собрания.
Электронное рабочее пространство
Основная идея наличия электронного рабочего пространства заключается в предоставлении членам команды общего пространства для координации и организации их работы.
-
Команды могут централизованно хранить документы, работать с ними, решать проблемы с помощью обсуждений, вести списки дел и адресные книги с информацией о групповых контактах и даже отслеживать вехи проекта и взаимодействия проекта.
-
Существуют рабочие области для разных групп, и отдельные лица могут быть членами нескольких рабочих областей.
Команды могут централизованно хранить документы, работать с ними, решать проблемы с помощью обсуждений, вести списки дел и адресные книги с информацией о групповых контактах и даже отслеживать вехи проекта и взаимодействия проекта.
Существуют рабочие области для разных групп, и отдельные лица могут быть членами нескольких рабочих областей.
Разумеется, приведенная классификация не ограничена. Существует несколько других категорий функционального уровня, таких как Электронная почта, Электронный календарь, Собственная работа, Поддержка принятия решений в группе, Совместное письмо и Электронное обучение.