Архитектура управления проектами

Архитектура управления проектами служит обзором совместной работы PM —

• Входы и выходы системы.
• Факторы, которые должны учитываться системой.
• Услуги, предоставляемые системой.
• Как службы координируют и интегрируют друг с другом.

Давайте посмотрим на две предыдущие архитектуры, которые влияют на мышление, прежде чем перейти к архитектуре управления совместными проектами (CPMA).

Интегрированная модель Диксона для PM

Следующая иллюстрация изображает модель совместного управления Диксона —

Система широко поддерживает три основные области управления —

• Управление проектами включает планирование, оценку, планирование, контроль и оценку действий в рамках ограничений ресурсов для соответствия критериям производительности продукта.

• Управление ресурсами включает в себя точную идентификацию и распределение ресурсов.

• Управление затратами включает анализ и измерение информации относительно запланированного и фактического потребления ресурсов в рамках проекта и связано с оценкой и контролем мониторинга проекта.

Управление проектами включает планирование, оценку, планирование, контроль и оценку действий в рамках ограничений ресурсов для соответствия критериям производительности продукта.

Управление ресурсами включает в себя точную идентификацию и распределение ресурсов.

Управление затратами включает анализ и измерение информации относительно запланированного и фактического потребления ресурсов в рамках проекта и связано с оценкой и контролем мониторинга проекта.

Системные входы — это потребности, о которых нужно позаботиться.

• Модуль подробного планирования и планирования обрабатывает и контролирует как управление проектами, так и ресурсами.

• Модули управления технической разработкой и конфигурацией выполняют функции PM.

• Модуль контроля и мониторинга качества облегчает мониторинг и контроль услуг.

• Результаты системы включают отчеты и результаты.

Модуль подробного планирования и планирования обрабатывает и контролирует как управление проектами, так и ресурсами.

Модули управления технической разработкой и конфигурацией выполняют функции PM.

Модуль контроля и мониторинга качества облегчает мониторинг и контроль услуг.

Результаты системы включают отчеты и результаты.

Модель Диксона не включает репозиторий проекта и не имеет совместных аспектов. Процесс управления носит последовательный характер, и влияние одного модуля на следующий является односторонним. Эта модель применима только к четко определенной и повторяющейся среде.

Координационная архитектура проекта Мауэра

Входные данные системы включают бюджет, ресурсы и цели. Выходные данные системы включают продукты, решения, процессы и показатели. Метрики используются для анализа и изучения эффективности проекта.

Модуль «Управление координацией проекта» управляет более мягкой стороной менеджера проектов, которая занимается личными взаимодействиями. Четыре основных компонента в системе координации проекта:

• Репозиторий проекта — Он функционирует как память проекта. Вся информация о проекте хранится здесь.

• Компонент планирования проекта — позволяет членам группы измерять уровни зависимостей между информационными элементами и планировать проект с точки зрения времени и ресурсов.

• Компонент выполнения проекта — поддерживает и поощряет управление рабочим процессом с помощью плана проекта. Это позволяет перепланировать и перепланировать.

• Компонент управления проектом — он поддерживает мониторинг проекта, позволяет членам команды оценивать текущее состояние и собирать метрики.

Репозиторий проекта — Он функционирует как память проекта. Вся информация о проекте хранится здесь.

Компонент планирования проекта — позволяет членам группы измерять уровни зависимостей между информационными элементами и планировать проект с точки зрения времени и ресурсов.

Компонент выполнения проекта — поддерживает и поощряет управление рабочим процессом с помощью плана проекта. Это позволяет перепланировать и перепланировать.

Компонент управления проектом — он поддерживает мониторинг проекта, позволяет членам команды оценивать текущее состояние и собирать метрики.

Эта модель относится к сотрудничеству и делает упор только на уровне координации, и не дает четкого определения входов и выходов системы. Спецификации входных и выходных данных побуждают членов команды учитывать дополнительные входные данные для системы PM и выходные данные, создаваемые системой.

Модель Маурера очень всеобъемлющая, которая включает в себя как системные функции, так и вспомогательный контекст управления, в котором эти функции работают. Он описывает системные функции и сервисы как модули, но не определяет, как эти модули взаимосвязаны.

Следующая иллюстрация изображает модель коллективного управления Mauer —

Совместная архитектура управления проектами

Совместная архитектура PM включает в себя четыре основных компонента —

• Присутствие проекта.
• Уровни совместной поддержки.
• Управление Знаниями Проекта.
• Проектный цикл.

На следующем рисунке изображено управление совместными проектами —

Присутствие проекта

Присутствие может быть описано как ощущение бытия в окружающей среде, и оно относится к присутствию в реальном мире. Следующие три компонента поддерживают распределенных участников проекта, чтобы лучше понять контекст проекта.

• Словарь проекта. Здесь кратко определены и уточнены ключевые термины, концепции, процесс и методология.

• Бизнес-правила и политики. Члены группы четко определяют правила и положения, касающиеся проектов, для всех сайтов. Эти правила и политики позволяют членам команды следовать и поддерживать определенные стандарты для действий по проекту и документировать эти действия для последующего поиска.

• Информация о контексте проекта — члены команды должны быть знакомы с контекстом проекта, чтобы быть продуктивным в долгосрочной перспективе. Предпосылки проекта, границы и цели должны быть надлежащим образом задокументированы и предоставлены всем участникам проекта.

Словарь проекта. Здесь кратко определены и уточнены ключевые термины, концепции, процесс и методология.

Бизнес-правила и политики. Члены группы четко определяют правила и положения, касающиеся проектов, для всех сайтов. Эти правила и политики позволяют членам команды следовать и поддерживать определенные стандарты для действий по проекту и документировать эти действия для последующего поиска.

Информация о контексте проекта — члены команды должны быть знакомы с контекстом проекта, чтобы быть продуктивным в долгосрочной перспективе. Предпосылки проекта, границы и цели должны быть надлежащим образом задокументированы и предоставлены всем участникам проекта.

Уровни совместной поддержки

Когда люди сотрудничают, есть три режима, в которых люди могут работать в духе сотрудничества —

• Собрание работ
• Скоординированная работа
• Согласованная работа

Собрание работ

На этом уровне каждый член команды прилагает индивидуальные усилия.

• Координация между членами не требуется для каждого члена быть продуктивным.

• Производительность команды — это в основном совокупность индивидуальных усилий.

• Режим работы здесь аналогичен команде спринтеров, каждый из которых прилагает максимум усилий.

• Структура процесса и структура задачи низкая или отсутствует. Потребность в интерактивных коммуникационных сигналах также довольно низкая. Типичными компьютерными приложениями для поддержки собранной работы являются текстовые редакторы, электронные таблицы и графические приложения.

Координация между членами не требуется для каждого члена быть продуктивным.

Производительность команды — это в основном совокупность индивидуальных усилий.

Режим работы здесь аналогичен команде спринтеров, каждый из которых прилагает максимум усилий.

Структура процесса и структура задачи низкая или отсутствует. Потребность в интерактивных коммуникационных сигналах также довольно низкая. Типичными компьютерными приложениями для поддержки собранной работы являются текстовые редакторы, электронные таблицы и графические приложения.

Скоординированный уровень сотрудничества

На этом уровне успех команды зависит от их способности координировать свои усилия и сотрудничать друг с другом.

• Этот уровень сотрудничества подразумевает обработку взаимозависимостей между действиями.

• Скоординированные процессы сотрудничества, как правило, упорядочены, структурированы и характеризуются переходами и прогрессивной интеграцией.

• Типичные компьютерные приложения для поддержки скоординированной работы включают электронную почту, групповое ведение календаря, автоматизацию рабочих процессов и многое другое.

• Этот уровень отличается от коллективного уровня, так как он более структурирован с точки зрения процесса, конкретных этапов и передачи обслуживания.

Этот уровень сотрудничества подразумевает обработку взаимозависимостей между действиями.

Скоординированные процессы сотрудничества, как правило, упорядочены, структурированы и характеризуются переходами и прогрессивной интеграцией.

Типичные компьютерные приложения для поддержки скоординированной работы включают электронную почту, групповое ведение календаря, автоматизацию рабочих процессов и многое другое.

Этот уровень отличается от коллективного уровня, так как он более структурирован с точки зрения процесса, конкретных этапов и передачи обслуживания.

Согласованный уровень сотрудничества

На этом уровне все члены команды вносят совместный вклад в групповые усилия, и производительность любого отдельного человека влияет на способность всех остальных участников выступать.

• Структура задач и процессов намного выше для согласованной работы, чем для скоординированной работы, потому что любое поведение одного члена команды одновременно влияет на производительность других, и потребность в интерактивном общении становится постоянной.

• Премьер-министр на согласованном уровне требует тесной координации и сотрудничества между участниками проекта.

• Инструмент PM поддерживает все функции, упомянутые на собранном и скоординированном уровне.

• На этом уровне сотрудник может искать, извлекать, обновлять и загружать документы в соответствии с предопределенной ролью пользователя.

Структура задач и процессов намного выше для согласованной работы, чем для скоординированной работы, потому что любое поведение одного члена команды одновременно влияет на производительность других, и потребность в интерактивном общении становится постоянной.

Премьер-министр на согласованном уровне требует тесной координации и сотрудничества между участниками проекта.

Инструмент PM поддерживает все функции, упомянутые на собранном и скоординированном уровне.

На этом уровне сотрудник может искать, извлекать, обновлять и загружать документы в соответствии с предопределенной ролью пользователя.

Цикл проекта

Цикл проекта выделяет содержание, которое требует совместной поддержки. У этого есть четыре главных шага. Мы определяем некоторые общие действия, которые необходимо выполнить на каждом этапе — разные проекты могут иметь вариации для этих этапов.

Шаг 1 — Четкое понимание проекта.

• Задачи принятия решений и принятия решений, такие как определение масштаба проекта, целей, ключевых спонсоров, а также разрыв между текущей ситуацией и идеальной ситуацией (разрыв между «как есть» и «быть»).

• Оценка потребностей в ресурсах для проекта (например, бюджет, время и персонал).

• Анализ и оценка альтернатив решения и проведение анализа риска — некоторые типичные функции этого этапа.

Задачи принятия решений и принятия решений, такие как определение масштаба проекта, целей, ключевых спонсоров, а также разрыв между текущей ситуацией и идеальной ситуацией (разрыв между «как есть» и «быть»).

Оценка потребностей в ресурсах для проекта (например, бюджет, время и персонал).

Анализ и оценка альтернатив решения и проведение анализа риска — некоторые типичные функции этого этапа.

Шаг 2 — Составление плана для достижения целей проекта.

• Типичные функции включают анализ и принятие решений, такие как распределение проекта по управляемым задачам и подзадачам.

• Анализируя взаимозависимость задач между собой.

• Формирование команды проекта, назначение и распределение ресурсов и задач для членов команды.

• Составление графика проекта, определение показателей прогресса, планирование управления рисками и управление изменениями, формирование плана коммуникаций и настройка Блокнота проекта, который включает в себя все документы, связанные с проектом.

Типичные функции включают анализ и принятие решений, такие как распределение проекта по управляемым задачам и подзадачам.

Анализируя взаимозависимость задач между собой.

Формирование команды проекта, назначение и распределение ресурсов и задач для членов команды.

Составление графика проекта, определение показателей прогресса, планирование управления рисками и управление изменениями, формирование плана коммуникаций и настройка Блокнота проекта, который включает в себя все документы, связанные с проектом.

Шаг 3 — Выполнение плана проекта

• Сбор информации о ходе реализации проекта.

• Осуществление управления рисками и изменениями, обновление и ведение блокнота проекта.

• Этот этап является наиболее динамичной и важной частью PM. Совместный инструмент PM значительно расширяет возможности отслеживания проекта.

Сбор информации о ходе реализации проекта.

Осуществление управления рисками и изменениями, обновление и ведение блокнота проекта.

Этот этап является наиболее динамичной и важной частью PM. Совместный инструмент PM значительно расширяет возможности отслеживания проекта.

Шаг 4 — Определение критериев выхода

• Размышление о процессе проекта, включая то, что пошло правильно, и что пошло не так, и сравнение первоначального планирования проекта с текущим процессом проекта.

• Определение возможного улучшения, если идентичный проект будет проводиться в будущем.

Размышление о процессе проекта, включая то, что пошло правильно, и что пошло не так, и сравнение первоначального планирования проекта с текущим процессом проекта.

Определение возможного улучшения, если идентичный проект будет проводиться в будущем.

Совместное управление знаниями

Управление знаниями сосредоточено на управлении данными, информацией и знаниями на корпоративном уровне. Знания можно разделить на две категории —

• Молчаливое знание — знать как и что.

• Явное знание — знать о фактах, цифрах и теориях.

Молчаливое знание — знать как и что.

Явное знание — знать о фактах, цифрах и теориях.

Управление знаниями — это процесс поглощения, создания, обмена и использования знаний. Разница между управлением проектами и управлением знаниями выделена в следующей таблице:

Управление проектами (PM)	Управление знаниями (КМ)
PM требует конечных усилий в течение определенного периода времени	УЗ — это непрерывный процесс, в котором знания поддерживаются до тех пор, пока они необходимы.
ПМ объективно ориентирован.	КМ не обязательно является объектно-ориентированным; это своего рода сам по себе.

Знания создаются и модифицируются в соответствии с текущими проектными мероприятиями, а контекст создания и применения знаний имеет большое значение.

• Проекты делают КМ существенным во времени и в разных контекстах.

• Инструмент KM помогает в деятельности по генерированию знаний, такой как обмен знаниями и обмен молчаливыми знаниями, экстернализация через общение.

• KM определяет правила, положения, политики и т. Д., А также предоставляет функции для сбора информации, доступа, обновления, поиска, предприятия и архивирования.

• Это облегчает функции для интеграции информации из разных источников. Фактические данные и информация хранятся в хранилище документов в разных форматах документов.

Проекты делают КМ существенным во времени и в разных контекстах.

Инструмент KM помогает в деятельности по генерированию знаний, такой как обмен знаниями и обмен молчаливыми знаниями, экстернализация через общение.

KM определяет правила, положения, политики и т. Д., А также предоставляет функции для сбора информации, доступа, обновления, поиска, предприятия и архивирования.

Это облегчает функции для интеграции информации из разных источников. Фактические данные и информация хранятся в хранилище документов в разных форматах документов.

Совместное управление знаниями позволяет передавать данные из одного источника в другой, например, импортировать или архивировать важные сообщения электронной почты в виде текстовых файлов. Собирая данные и информацию из нескольких проектов, KM позволяет менеджерам проектов сравнивать и сопоставлять информацию по проектам для выработки закономерностей и, следовательно, для создания знаний.