Многие люди несправедливо жалуются на то, что у них не хватает времени для того, чтобы делать много вещей, которые они хотели бы сделать. Теперь, когда президент страны говорит это, вы соглашаетесь и говорите «это занятой человек», но когда кто-то из ваших друзей говорит это, это не значит, что у него очень мало времени; Просто у него очень мало навыков управления временем.
У нас есть тенденция запутаться между срочной работой и важной работой. Столкнувшись с ситуацией, когда вам приходится выбирать между задачей, о которой нужно срочно позаботиться, и задачей, которая, как мы понимаем, очень важна, мы, как правило, застаем врасплох, пытаясь выяснить, что является приоритетом здесь.
Срочные задачи, такие как распечатка или пересылка электронных писем, могут отвлечь ваше внимание и отвлечь внимание от важных вещей. Точно так же говорить, что вы заняты важной встречей, когда ваш начальник ждет очереди, чтобы поговорить с вами, также не является приятным приоритетом.
Обучение тому, как разделить эти два вида работы на повседневную рутину, чтобы наши неотложные задачи не пересекались с важными, и наоборот, является основой концепций управления временем.
Матрица тайм-менеджмента
Эйзенхауэр четко определил разницу между неотложной задачей и важной задачей. Это определение в настоящее время считается краеугольным камнем важной классификации рабочих мест, связанных со временем.
По его словам, неотложные задачи — это задачи, которые приводят в движение вещи и приводят человека в действие, как психическое, так и физическое, немедленно. Это включает в себя срочные звонки, электронные письма, встречи, встречи, посадку в поезд, ответы на оскорбительные сообщения и т. Д.
С другой стороны, важными задачами являются те, которые раскрывают их ценность в долгосрочной перспективе. Это вещи, которые требуют времени для доставки и нуждаются в зрелом, расслабленном и всестороннем мышлении. Причина, по которой требуется время, заключается в том, что в нем задействованы многие параметры, которые требуют равного времени и обдумывания. Акцент здесь делается на качество результата акции.
По сравнению с этим, срочные действия требуют некоторых очень конкретных и ограниченных действий, так как основное внимание уделяется не качеству, а большей степени их выполнению в ограниченные сроки.
Существуют ситуации, когда важная работа также может быть срочной работой, однако в идеальной рабочей среде это редкая ситуация.
Имея это в виду, задачи могут быть организованы в квадранте, называемом «Срочный или Важный квадрант». В соответствии с этим, задачи можно разделить на четыре вида —
-
Quadrant-1 = Срочная и Важная Задача
-
Quadrant-2 = Срочная и не важная задача
-
Квадрант-3 = Не срочное и важное задание
-
Quadrant-4 = Не срочно и не важно Задача
Quadrant-1 = Срочная и Важная Задача
Quadrant-2 = Срочная и не важная задача
Квадрант-3 = Не срочное и важное задание
Quadrant-4 = Не срочно и не важно Задача
Квадрант-1 — определяет задачи, которые не только очень важны, но и должны быть выполнены за определенный период. Обработка кризисной ситуации, борьба со стихийными бедствиями, соблюдение сроков проекта — это задачи, которые делают упор на высоком качестве продукции в сжатые сроки.
Quadrant-2 — определяет те задачи, которые могут понадобиться за короткое время, но могут и не быть важными. Такие задачи, как сесть на самый ранний автобус в пятницу вечером, ответить на текстовое сообщение, как только мы его получим, сделать телефонный звонок коллегам, переслать электронную почту, являются неотложными, но результат не должен быть слишком высоким по качеству.
Quadrant-3 — определяет задачи, которые могут быть не срочными, но очень важными. Такие примеры, как построение отношений, стратегическое планирование, занимают много времени, но они очень важны.
Квадрант-4 — определяет те задачи, которые не являются ни срочными, ни важными. К ним относятся такие задачи, как общение с друзьями, сплетни о неактуальных материалах. Они настоящая трата времени. Много раз, когда мы говорим, что у нас нет времени делать то, что классифицируется в соответствии с квадрантами-1, 2, 3 только потому, что они заняты задачами в рамках квадранта-4.