Файл может быть разделен на две части, а именно — Заметки и Переписка . Оба они помещены в один файл; однако, они отличаются в плане размещения. Примечания, как правило, размещаются на левой стороне, а корреспонденция — на правой стороне соответственно.
Примечания содержат те записи, которые записаны на бумаге на рассмотрении и свежей квитанции . Точно так же корреспонденция содержит все входящие и исходящие официальные детали связи.
Файл детали
Необходимость файла детали возникает в следующих двух случаях.
-
В случае, если свежая квитанция или примечание необходимо обработать при отсутствии временной недоступности основного файла.
(Или же)
-
В случае, если основной файл становится громоздким и требуется отдельный лист для заметок, чтобы передать на аутсорсинг только необходимые документы для распоряжения пунктом.
В случае, если свежая квитанция или примечание необходимо обработать при отсутствии временной недоступности основного файла.
(Или же)
В случае, если основной файл становится громоздким и требуется отдельный лист для заметок, чтобы передать на аутсорсинг только необходимые документы для распоряжения пунктом.
Важно как можно быстрее объединить файл детали с основными файлами и удалить дубликаты документов. В случае нескольких файлов деталей каждый из них должен быть пронумерован отдельно. Человек, который этим занимается, должен вести список всех файлов, открытых им.
Коллекция Обложка
Он содержит всю другую информацию, которая не считается частью основного файла. Некоторые из таких случаев —
-
Примечания вторичной информации
-
Напоминания
-
Подтверждения
-
Вести случайную переписку для обмена дополнительной информацией из различных источников
Примечания вторичной информации
Напоминания
Подтверждения
Вести случайную переписку для обмена дополнительной информацией из различных источников
Основной файл состоит из необходимого материала, собранного в обложке коллекции. Большинство предметов, присутствующих на обложке коллекции, имеют временное значение.
Во время записи руководитель департамента обязан удалить все документы, которые утратили свою ценность. Что еще более важно, коллекция должна оставаться внутри отдела, которому она принадлежит.
Функции файла
Для каждого отдела / раздела / подразделения важно иметь реестр файлов . Как правило, он поддерживается в форме Приложения-I и используется отделами Универсального хранилища для печати, инвентаризации, выпуска и т. Д. Потребности каждого отдела могут не совпадать, и, следовательно, число листов в файле также отличается для каждого из них. отдел. Они поддерживаются как постоянная запись.
Реестр файла заполняется номером и темой, присвоенной ему при его открытии. В реестре будут перечислены все файлы, которые были открыты в течение года. Если страницы распределяются по годам, то в этом случае будут сделаны записи на следующий год, в противном случае будет открыт отдельный новый файловый регистр.
Записи в файл сделаны только синими чернилами. Гарантируется, что все записи были сделаны правильно и, насколько это возможно, исключено удаление или перезапись. Во избежание неправильного использования файл хранится младшим клерком соответствующего отдела или отдела.
Открытие и нумерация новых файлов
Для каждой новой темы создается отдельный файл. Иногда файл становится слишком общим или громоздким. В этом случае документы, связанные с различными аспектами, вводятся в него, так что теперь файл становится короче, но это препятствует плавному продвижению работы.
В предыдущей главе мы обсуждали, что новые файлы регистрируются индивидуально для каждого отдела для общего применения, но их классификация основана на типе их предмета. Если предмет является основным, он будет называться стандартными заголовками, и дальнейшая классификация приведет к подзаголовкам .
В процессе регистрации файла будет составлен алфавитный список содержания. Это будет указывать на стандартные заголовки, подзаголовки и назначенные им страницы. Это делает эти файлы легко отслеживаемыми во время необходимости.
В начале каждого года список обновляется с надлежащей проверкой. Основные предметы всегда стараются придерживаться одних и тех же стандартов — год за годом. Если это будет сочтено необходимым, то с разрешения начальника управления любой новый заголовок может быть добавлен в этот список.
Открытие нового файла проходит через ряд процессов. Начальная работа начинается с выбора стандартного заголовка, под которым он будет открыт. Затем начальная рука добавит подходящий заголовок для нового предмета и закодирует число. Этот номер — не что иное, как серийный номер, найденный в регистре файлов.
Название файла
Название файла дает представление о предмете файла, и его пытаются составить из нескольких комбинаций слов. Первое слово указывает имя субъекта, под которым был открыт файл. Остальные слова описывают описательную часть названия.
Например, если основным именем субъекта является «Правила организаций (набор и условия обслуживания)», то его имя файла, открытого под ним, можно назвать «Правилами организаций (набор и условия обслуживания)» — делегирование полномочий навязывать наказание».
Регистрация файла
Цель правильного заголовка необходима, чтобы дать читателю правильное представление о предмете и сделать его легко прослеживаемым среди других. Его утверждение осуществляется начальником отдела до его открытия . Количество предметов сохраняется точно так же, как показано в реестре файлов.
Номер, присваиваемый файлу, представляет собой комбинацию года открытия, начальных букв, используемых для идентификации отдела / раздела / подразделения, номера «стандартного заголовка» и серийного номера файла, представленного под ним.
Если файл, который мы открываем, является файлом политики, то он должен иметь букву «(P)» после «стандартного заголовка». Отдельный файл содержит обычные действия или вопросы, связанные с политическим решением.
Работа и подача этих документов не зависит от года, к которому относится ссылка на этот файл. Для каждого файла количество заметок и корреспонденции ограничено 150. Если число превышает это, новый файл будет открыт с тем же номером, но с другим номером тома. Предыдущий файл будет переименован в Vol-I в настоящее время, и то же самое должно быть указано в месте, предоставленном для предыдущих и последующих ссылок.
Если файл является сессионным, он будет закрыт после истечения этой сессии, и то же самое относится и к Комитету, где файл закрывается после того, как условия комитета подходят к концу. Во всех вышеупомянутых таких случаях прекращение файла производится независимо от того, имеет ли файл 150 страниц или меньше.