У каждого отдела есть сфера охвата, за пределами которой они не будут уполномочены принимать решение. Исходя из этого, департаменты должны соблюдать следующие инструкции, отмечая случаи:
-
Все записи должны быть понятны каждому и составлены простым языком; они должны быть краткими и точными.
-
Все записи должны быть написаны с объективной точки зрения и иметь обоснованные причины, а не только личные мнения. Все замечания, критические замечания и отзывы от других отделов должны восприниматься спортивно и вежливо.
-
Предполагается, что менеджер, отвечающий за рассмотрение дела, должен просмотреть все «рассматриваемые документы» и предыдущие примечания, чтобы можно было составить необходимые репродукционные и стенографические отчеты в соответствии с необходимыми ситуациями.
-
Точная (краткая или абстрактная) статья часто делается, когда оригинальная бумага имеет большую длину и сложность, что делает ее практически недоступной и удобной ссылкой. Поскольку такой порядок может привести к ошибкам цитирования примеров вне контекста, такой порядок не подготовлен без указания менеджера.
-
Если включение какой-либо информации в примечание может затенить основной вопрос или сделать излишне длинным примечание, в файл следует поместить отдельное заявление или приложение, содержащее информацию.
-
Если в одном случае имеется несколько пунктов или заказов, которые удобнее рассматривать отдельно, чем в непрерывной записке, каждый пункт должен быть отдельно отмечен в примечаниях Департамента . Менеджер отдела и / или высшие руководители будут записывать свои заказы по каждой «Записке отдела» отдельно, после чего эти примечания будут объединены для формирования примечаний в файле для целей выдачи заказов и т. Д.
-
Последовательность примечаний, как правило, следует той же последовательности, что и серийный номер в корреспонденции, и в случае какого-либо нарушения непрерывности примечаний документы должны быть объединены с основным файлом при первой же возможности.
-
На квитанции не должно быть записок, если это не является обычным делом. Если какой-либо менеджер сделал какие-либо замечания по PUC, эти замечания должны быть сначала сделаны в примечаниях, и отдел может использовать их в качестве инструкций.
-
Должно быть достаточно места для подписей и наблюдений высших менеджеров. Примечания, которые должны быть представлены руководителю отдела или вышестоящим руководителям, должны быть размещены внизу страницы. Свежий чистый лист всегда должен быть добавлен в заметки на случай, если слишком много контента для исправления.
-
При получении уведомлений или запросов от руководителей Департамента или других лиц на небольших листах бумаги они не будут передаваться в том виде, в каком они есть. Это сделано из-за вероятности их потери в пути. Первый получающий отдел вставит или обрежет полученный листок бумаги на белый лист размером с дурачок перед тем, как передать его на обложке файла руководителю или соответствующему отделу для последующей утилизации.
Все записи должны быть понятны каждому и составлены простым языком; они должны быть краткими и точными.
Все записи должны быть написаны с объективной точки зрения и иметь обоснованные причины, а не только личные мнения. Все замечания, критические замечания и отзывы от других отделов должны восприниматься спортивно и вежливо.
Предполагается, что менеджер, отвечающий за рассмотрение дела, должен просмотреть все «рассматриваемые документы» и предыдущие примечания, чтобы можно было составить необходимые репродукционные и стенографические отчеты в соответствии с необходимыми ситуациями.
Точная (краткая или абстрактная) статья часто делается, когда оригинальная бумага имеет большую длину и сложность, что делает ее практически недоступной и удобной ссылкой. Поскольку такой порядок может привести к ошибкам цитирования примеров вне контекста, такой порядок не подготовлен без указания менеджера.
Если включение какой-либо информации в примечание может затенить основной вопрос или сделать излишне длинным примечание, в файл следует поместить отдельное заявление или приложение, содержащее информацию.
Если в одном случае имеется несколько пунктов или заказов, которые удобнее рассматривать отдельно, чем в непрерывной записке, каждый пункт должен быть отдельно отмечен в примечаниях Департамента . Менеджер отдела и / или высшие руководители будут записывать свои заказы по каждой «Записке отдела» отдельно, после чего эти примечания будут объединены для формирования примечаний в файле для целей выдачи заказов и т. Д.
Последовательность примечаний, как правило, следует той же последовательности, что и серийный номер в корреспонденции, и в случае какого-либо нарушения непрерывности примечаний документы должны быть объединены с основным файлом при первой же возможности.
На квитанции не должно быть записок, если это не является обычным делом. Если какой-либо менеджер сделал какие-либо замечания по PUC, эти замечания должны быть сначала сделаны в примечаниях, и отдел может использовать их в качестве инструкций.
Должно быть достаточно места для подписей и наблюдений высших менеджеров. Примечания, которые должны быть представлены руководителю отдела или вышестоящим руководителям, должны быть размещены внизу страницы. Свежий чистый лист всегда должен быть добавлен в заметки на случай, если слишком много контента для исправления.
При получении уведомлений или запросов от руководителей Департамента или других лиц на небольших листах бумаги они не будут передаваться в том виде, в каком они есть. Это сделано из-за вероятности их потери в пути. Первый получающий отдел вставит или обрежет полученный листок бумаги на белый лист размером с дурачок перед тем, как передать его на обложке файла руководителю или соответствующему отделу для последующей утилизации.
Соответствующий отдел подаст запрос, а затем вынесет уведомление. После этого они отправят сообщение и будут ждать получения. Практику написания длинных заметок в боковом разделе необходимо максимально сократить.
Правило 80/20
Офис без надлежащим образом оформленного и обработанного списка процедур — это логово хаоса. Заимствуя из правила 80/20, которое гласит, что 80% нашего успеха обусловлено только 20% наших действий. Проще говоря, важно сосредоточиться больше на 20%, которые требуют действий для устранения успеха на 80%.
Вот почему очень важно планировать, расставлять приоритеты и начинать работать на 20%. В одном из самых важных корпоративных решений, которые когда-либо принимались, BIM Manufacturing прекратила устную природу всех важных сообщений, и даже из-за высокой стоимости документирования каждого слова, сказанного на бумаге, они сделали это, чтобы их будущие офицеры могли извлечь выгоду из богатства обсуждения. Сегодня каждая другая компания идет по их стопам.
Чаще всего неправильно разработанный документ может распространять серьезные недопонимания и расхождения между рабочими отделами в организации. Надеюсь, что это руководство предназначено для тех молодых работающих специалистов, которые начали работать в отделе, связанном с документацией, например, в администрировании, бухгалтерии, отделе кадров и т. Д., И научиться подавать важные документы, содержащие важные сведения.