Файлы, отправленные начальником департаментов, должны быть доставлены соответствующим руководителям департаментов в тот же день. В некоторых организациях существует процедура, которая гласит: если файл не может быть доставлен соответствующему менеджеру в тот же день, он должен получить его на следующее утро к 10:00.
Приоритетная маркировка файлов
Рейтинг приоритета файла можно измерить по отметкам «ДЕЙСТВИЯ В ЭТОТ ДЕНЬ» и «НЕМЕДЛЕННЫЙ». Ярлык «ДЕЙСТВИЯ В ЭТОТ ДЕНЬ» следует использовать только в случаях крайней необходимости. Сроки выбытия и получения в таких случаях всегда указываются в поле последней ноты. Ярлык «НЕМЕДЛЕННЫЙ» следует использовать в случаях, которые имеют более низкий приоритет, чем в другом случае, отмеченном как «ДЕЙСТВИЯ В ЭТОТ ДЕНЬ», но все же необходимо сделать в тот же день.
Менеджеры, работающие с файлами, должны проверить содержимое и сопоставить маркировку приоритетов и посмотреть, является ли это оправданным. Если приоритетное назначение не является справедливым, то он может изменить рейтинг соответствующим образом. Ни один из таких файлов не может быть отправлен в резиденцию Управляющего, если это специально и четко не указано уполномоченным лицом с более высоким разрешением, чем менеджер.
Департамент будет обязан —
-
посмотреть, все ли факты, которые открыты, являются правильными или нет.
-
указать на любые ошибки или искажения фактов.
-
привлекать внимание, где необходимо, установленной или обычной процедурой.
-
указать закон и правила и где они находятся.
-
предоставить другие соответствующие факты и цифры, доступные в компании.
-
создать прецеденты или документы, содержащие предыдущие решения политики.
-
сформулировать вопрос или вопросы для рассмотрения.
-
четко обозначить моменты, требующие решения.
-
предложить курс действий, где это возможно.
посмотреть, все ли факты, которые открыты, являются правильными или нет.
указать на любые ошибки или искажения фактов.
привлекать внимание, где необходимо, установленной или обычной процедурой.
указать закон и правила и где они находятся.
предоставить другие соответствующие факты и цифры, доступные в компании.
создать прецеденты или документы, содержащие предыдущие решения политики.
сформулировать вопрос или вопросы для рассмотрения.
четко обозначить моменты, требующие решения.
предложить курс действий, где это возможно.
Действия начальника отдела
Менеджер отдела проверит эту записку, поскольку у него есть право передавать свои наблюдения своим департаментам и нижестоящим департаментам. Такие случаи часто будут связаны с этими следующими действиями —
-
Выпуск офисных приказов, рутинных приказов и циркуляров эфемерного характера.
-
Любое другое дело руководитель департамента уполномочен решать самостоятельно.
-
Предоставление временного отпуска и компенсационного отпуска.
-
Выдача напоминаний и благодарностей.
-
Запись файлов.
Выпуск офисных приказов, рутинных приказов и циркуляров эфемерного характера.
Любое другое дело руководитель департамента уполномочен решать самостоятельно.
Предоставление временного отпуска и компенсационного отпуска.
Выдача напоминаний и благодарностей.
Запись файлов.
В следующей главе мы обсудим полномочия, делегированные руководителям департаментов, и способы их аутентификации.