Процедура подачи в офис — Введение

Процедура подачи документов в офис — это набор четко определенных и общеорганизационных процедур подачи документов и важных документов. Как правило, это инструкции для всех сотрудников о том, какие действия следует предпринять в определенных ситуациях, вероятных или маловероятных. Процедуры подачи документов в офис могут включать в себя должностные инструкции сотрудников, этикет рабочих мест, а также некоторые протоколы конфиденциальности.

Ответственность за написание офисных процедур и их надлежащую регистрацию часто ложится на руководителей офисов или владельцев компаний. Следующие главы предназначены для тех работающих специалистов, которые начали работать в зависимых от документов отделах, таких как бухгалтерия, общее или офисное администрирование и управление персоналом. Они могут узнать, как подать какой документ и каким образом.

В зависимости от широкой доступности или применения процедуры, некоторые процедуры регистрации могут быть выполнены для всего офиса, в то время как другие могут быть сделаны для отдельных лиц или сотрудничающих отделов в том же офисе.

Определения официальной подачи

Чаще всего неправильно разработанный документ может распространять серьезные недопонимания и расхождения между рабочими отделами в организации. Иногда возникают такие ситуации, для которых не было упомянуто четкой процедуры. Часто, возможно, не было набора инструкций о том, как поступать с разгневанным клиентом, входящим в офис и выражающим свой гнев на менеджера. Однако предполагается, что эти сценарии будут документированы позже, и по ним будет проведена регистрация.

Например, после общения с конкретным клиентом владелец компании или менеджер может подать протокол, который включает в себя информирование непосредственного руководителя, предложение формы жалобы и просьбу вежливо, но настойчиво, чтобы клиент оставался спокойным, чтобы проблема была решена. ,

Многие официальные документы следуют определенной методологии при подаче документов, что считается универсальным стандартом при подаче информации. В таких случаях используются некоторые специальные слова, которые имеют очень специфическое значение. Некоторые из этих слов и их определения приведены ниже —

Приложение к переписке

Термин «Приложение к переписке» относится к длинным приложениям к письменному сообщению, упомянутому или упомянутому в файле. Эта часть обычно добавляется в конец документа как часть корреспонденции, так что это не мешает гладкому чтению документа.

Приложение к заметкам

Термин «Приложение к примечаниям» относится к подробному обобщению всех деталей информации, которая приводится в документе по различным аспектам вопроса, как обсуждалось. Такие детали могут упростить основной смысл или сделать главное сообщение излишне длинным.

Менеджер отдела

Руководитель Департамента (т.е. помощник руководителя, имеющий эквивалентное звание) курирует Департамент, и в этом качестве он имеет право осуществлять свои полномочия и контроль в отношении передачи информации и ведения бизнес-процессов. Работа приходит к нему из отделов под его руководством.

случай

Дело относится к файлу, в котором есть все важные документы, которые в настоящее время рассматриваются или передаются. В нем также упоминаются все различные документы и книги, которые можно использовать в качестве дополнения к оригинальному документу, который будет использоваться в качестве дополнительного исследования, чтения или ссылки.

Случай возвращения

Случай возврата используется для определения документа или отчета, который требует дальнейшей повторной проверки и составления, поскольку исходный документ был признан либо неполным, либо неисправным. Это также краткое изложение текущей проблемы.

переписка

Корреспонденция — это всеобъемлющий и подробный сбор всех сообщений, отправленных как от организации, так и от разных сторон. Переписка может использоваться для включения всех трех стилей переписки: официальная переписка, полуофициальная переписка и неофициальная переписка.

Текущий файл

Текущий файл — это файл, который в данный момент подвергается подробному вводу или изменению. Он отличается от случая возвращения тем, что это новый проект документа, а не тот, который пересматривается и дорабатывается.

Дилинговая рука

Под раздачей может подразумеваться любое должностное лицо, такое как младший клерк, старший клерк, исполнительный помощник и т. Д., На которого может быть возложена обязанность по первичному рассмотрению и регистрации дел.

Полуофициальная переписка

Полуофициальная переписка — это та, которая происходит между двумя менеджерами или между организацией и общественностью, которая не следует обычным коммуникационным протоколам и проводится для того, чтобы узнать мнение о продукте или услуге.

Начальник отдела

Менеджер отдела — это человек, который может осуществлять полномочия, эквивалентные званию менеджера в его отсутствие, и отвечает за бесперебойное функционирование Департамента под его руководством.

Docketing

Docketing — это действие по созданию записей серийных номеров в области ведения заметок в файле. Это сделано для того, чтобы впоследствии можно было легко идентифицировать файл по метке или идентификационному номеру.

Проект

Черновик означает черновую копию документа, который в настоящее время готовится. Слово «Составление», когда оно используется в Компании, обычно означает составление официальных сообщений всех заметок или распоряжений менеджеров. Эти проекты обычно проводятся для отзывов и отзывов.

файл

Файл — это собрание документов по конкретному предмету, которое распознается по определенному серийному номеру или номеру файла и содержит множество примечаний по переписке, а также Приложение к переписке.

подача

Подача документов — это процесс упорядочения некоторых важных документов в удобочитаемой и упорядоченной форме, чтобы их можно было быстро найти и найти за короткий промежуток времени без особого поиска.

Свежая квитанция

Свежая квитанция относится к новой информации, которая добавляется в документ, который в настоящее время рассматривается, так что его ценность и всеобъемлющий коэффициент могут быть увеличены.

вопрос

Термин «Проблема» обозначает различные этапы действия, которое проходит проект после его утверждения. Некоторые из этих этапов могут быть заполнены в разделе «Конфиденциально» или авторизованы подписью руководителя.

Книга сообщений

Книга Посланников относится к книге, которая используется для ведения учета различных особенностей общения и маркировки важных ответами, которые они получили.

Заметки

Примечания используются для записи замечаний, сделанных по делу, как только оно было передано в тело для быстрой обратной связи. Примечания включают набор предыдущих оригинальных документов, вопросы, поднятые по его важным частям, а также анализ необходимых изменений и окончательных приказов, которые были приняты.

Официальная переписка

Официальная переписка — это информация, передаваемая любому государственному органу или частному лицу в соответствии с установленной структурой и способом общения в соответствии с процедурой компании.

Документ на рассмотрении

Рассматриваемый документ (PUC) представляет собой квитанцию по делу, которое в настоящее время обсуждается, так что в него могут быть внесены подходящие изменения и модификации.

поступления

Квитанции — это записи всех сообщений, полученных на разных уровнях, таких как официальные, полуофициальные или неофициальные, полученные в Компании или любым менеджером указанной компании.

запись

Запись файла — это процесс закрытия файла после того, как все действия над ним выполнены и процесс модификации завершен. Запись — это включение всех ссылок, удалений и изменений, внесенных в исходный документ.

привязка

Ссылка — это процесс соединения с другими связанными записями для получения прецедентов, решений разных стран и организаций или любого другого документа, который может иметь какое-либо отношение к делу.

Межведомственная переписка

Межведомственная переписка — это та, в которой файл или дело передаются из одного отдела организации в другой отдел для получения их мнений, предложений и замечаний.

Составляющие и Функции Файла

Файл может быть разделен на две части, а именно — Заметки и Переписка . Оба они помещены в один файл; однако, они отличаются в плане размещения. Примечания, как правило, размещаются на левой стороне, а корреспонденция — на правой стороне соответственно.

Примечания содержат те записи, которые записаны на бумаге на рассмотрении и свежей квитанции . Точно так же корреспонденция содержит все входящие и исходящие официальные детали связи.

Файл детали

Необходимость файла детали возникает в следующих двух случаях.

В случае, если свежая квитанция или примечание необходимо обработать при отсутствии временной недоступности основного файла.

(Или же)
В случае, если основной файл становится громоздким и требуется отдельный лист для заметок, чтобы передать на аутсорсинг только необходимые документы для распоряжения пунктом.

В случае, если свежая квитанция или примечание необходимо обработать при отсутствии временной недоступности основного файла.

(Или же)

В случае, если основной файл становится громоздким и требуется отдельный лист для заметок, чтобы передать на аутсорсинг только необходимые документы для распоряжения пунктом.

Важно как можно быстрее объединить файл детали с основными файлами и удалить дубликаты документов. В случае нескольких файлов деталей каждый из них должен быть пронумерован отдельно. Человек, который этим занимается, должен вести список всех файлов, открытых им.

Коллекция Обложка

Он содержит всю другую информацию, которая не считается частью основного файла. Некоторые из таких случаев —

Примечания вторичной информации
Напоминания
Подтверждения
Вести случайную переписку для обмена дополнительной информацией из различных источников

Примечания вторичной информации

Напоминания

Подтверждения

Вести случайную переписку для обмена дополнительной информацией из различных источников

Основной файл состоит из необходимого материала, собранного в обложке коллекции. Большинство предметов, присутствующих на обложке коллекции, имеют временное значение.

Во время записи руководитель департамента обязан удалить все документы, которые утратили свою ценность. Что еще более важно, коллекция должна оставаться внутри отдела, которому она принадлежит.

Функции файла

Для каждого отдела / раздела / подразделения важно иметь реестр файлов . Как правило, он поддерживается в форме Приложения-I и используется отделами Универсального хранилища для печати, инвентаризации, выпуска и т. Д. Потребности каждого отдела могут не совпадать, и, следовательно, число листов в файле также отличается для каждого из них. отдел. Они поддерживаются как постоянная запись.

Реестр файла заполняется номером и темой, присвоенной ему при его открытии. В реестре будут перечислены все файлы, которые были открыты в течение года. Если страницы распределяются по годам, то в этом случае будут сделаны записи на следующий год, в противном случае будет открыт отдельный новый файловый регистр.

Записи в файл сделаны только синими чернилами. Гарантируется, что все записи были сделаны правильно и, насколько это возможно, исключено удаление или перезапись. Во избежание неправильного использования файл хранится младшим клерком соответствующего отдела или отдела.

Открытие и нумерация новых файлов

Для каждой новой темы создается отдельный файл. Иногда файл становится слишком общим или громоздким. В этом случае документы, связанные с различными аспектами, вводятся в него, так что теперь файл становится короче, но это препятствует плавному продвижению работы.

В предыдущей главе мы обсуждали, что новые файлы регистрируются индивидуально для каждого отдела для общего применения, но их классификация основана на типе их предмета. Если предмет является основным, он будет называться стандартными заголовками, и дальнейшая классификация приведет к подзаголовкам .

В процессе регистрации файла будет составлен алфавитный список содержания. Это будет указывать на стандартные заголовки, подзаголовки и назначенные им страницы. Это делает эти файлы легко отслеживаемыми во время необходимости.

В начале каждого года список обновляется с надлежащей проверкой. Основные предметы всегда стараются придерживаться одних и тех же стандартов — год за годом. Если это будет сочтено необходимым, то с разрешения начальника управления любой новый заголовок может быть добавлен в этот список.

Открытие нового файла проходит через ряд процессов. Начальная работа начинается с выбора стандартного заголовка, под которым он будет открыт. Затем начальная рука добавит подходящий заголовок для нового предмета и закодирует число. Этот номер — не что иное, как серийный номер, найденный в регистре файлов.

Название файла

Название файла дает представление о предмете файла, и его пытаются составить из нескольких комбинаций слов. Первое слово указывает имя субъекта, под которым был открыт файл. Остальные слова описывают описательную часть названия.

Например, если основным именем субъекта является «Правила организаций (набор и условия обслуживания)», то его имя файла, открытого под ним, можно назвать «Правилами организаций (набор и условия обслуживания)» — делегирование полномочий навязывать наказание».

Регистрация файла

Цель правильного заголовка необходима, чтобы дать читателю правильное представление о предмете и сделать его легко прослеживаемым среди других. Его утверждение осуществляется начальником отдела до его открытия . Количество предметов сохраняется точно так же, как показано в реестре файлов.

Номер, присваиваемый файлу, представляет собой комбинацию года открытия, начальных букв, используемых для идентификации отдела / раздела / подразделения, номера «стандартного заголовка» и серийного номера файла, представленного под ним.

Если файл, который мы открываем, является файлом политики, то он должен иметь букву «(P)» после «стандартного заголовка». Отдельный файл содержит обычные действия или вопросы, связанные с политическим решением.

Работа и подача этих документов не зависит от года, к которому относится ссылка на этот файл. Для каждого файла количество заметок и корреспонденции ограничено 150. Если число превышает это, новый файл будет открыт с тем же номером, но с другим номером тома. Предыдущий файл будет переименован в Vol-I в настоящее время, и то же самое должно быть указано в месте, предоставленном для предыдущих и последующих ссылок.

Если файл является сессионным, он будет закрыт после истечения этой сессии, и то же самое относится и к Комитету, где файл закрывается после того, как условия комитета подходят к концу. Во всех вышеупомянутых таких случаях прекращение файла производится независимо от того, имеет ли файл 150 страниц или меньше.

Управление процедурами с использованием файлов

Иногда менеджер может передать заказ, касающийся любого вопроса файла. На этом этапе заинтересованное лицо должно выполнить заказ до установленной даты, в противном случае значение этой информации уменьшится.

Однако, если происходит задержка из-за некоторых ситуаций, которые не поддаются контролю, и заинтересованное лицо оказывается неспособным выполнить задачу до установленной даты, он должен обратиться к соответствующему руководителю с просьбой о продлении времени с полной и достаточные причины.

Количество страниц

Необходимо пронумеровать нумерацию каждой страницы заметок и корреспонденции серийными номерами в верхнем правом углу снизу вверх. Поскольку мы хотим отличить PUC от корпуса, каждая пустая страница также должна быть пронумерована.

Как правило, корпус состоит из нескольких материалов, которые также пронумерованы соответствующим образом. Во время записи файла номера страниц, ранее помеченные карандашом, теперь будут подписаны.

Серийный номер

Каждое сообщение «Переписка» помечается серийным номером красными чернилами, расположенными в центре его первой страницы. Любой, кто будет первым в списке сообщений, будет называться «Серийный № 1», а остальные будут следовать соответственно. Когда дело доходит до обеспечения заполнения любого файла или ссылки на какой-либо документ, этот серийный номер играет важную роль.

Процесс записи информации

Докетирование — это процесс внесения записей в раздел «Примечания» файла о каждом серийном номере (квитанции или выпуске) в «Переписке» для его идентификации. Аналогичным образом квитанция будет оформлена в письменном виде красными чернилами по всей странице, с порядковым номером сообщения, его номером и датой, а также с указанием / именем отправителя.

Регистрация «Выдачи» осуществляется путем ввода серийного номера, даты его выдачи, а также имени и наименования получателя.

Регистрация файлов деталей

Во время процесса заполнения ни одна из временных записей карандашом не должна оставаться в основном файле, а все исправленные записи должны быть выполнены красными чернилами. Перечень в файлах деталей должен быть выполнен карандашом следующим образом:

Серийный номер ……………………………………… (квитанция)
Серийный номер ……………………………………… (выпуск)

Ссылка и использование бланков

Ссылка — это метод выбора и использования связанных записей, прецедентов, правил, положений и т. Д., Которые могут иметь сходство или иметь отношение к делу. Такие справочные материалы становятся возможными благодаря использованию соответствующих файлов, номера файла и цитированию номера правильной страницы. Слип-листы используются как временные механизмы для быстрой идентификации страниц. Они не должны зависеть исключительно для целей ведения записей, и поэтому номера страниц, упомянутые в обсуждении, должны быть зафиксированы.

Перекрестные ссылки на корреспонденцию

Книги или правила и т. Д., Которые используются для справки, не нужно добавлять в исходный файл, если имеются копии той же корреспонденции. Последняя ссылка всегда должна использоваться менеджером, который ссылается на источник, должен также упомянуть пределы применимости при цитировании источника.

Для любого PUC менеджеру не нужно проходить всю переписку, он должен пометить карандашом все предыдущие ссылки на полях.

Связывание файлов

Если есть два или более документа, которые связаны между собой и для которых необходимо одновременное действие, напечатанный подшипник скольжения «см. Также связанный файл» должен быть прикреплен к обложке верхнего файла, а номер связанного файла должен быть дано на квитанции.

Как правило, файлы должны быть упорядочены в один удобный файл с помощью логического и структурированного выбора и расположения. Связывание файлов должно производиться по необходимости, а не для того, чтобы впечатлять окружающих огромным объемом связанной информации, поэтому руководители департаментов должны соблюдать осторожность при связывании файлов и делать это, когда это неизбежное обстоятельство.

Закрепление вместе документов

Когда бумаги в файле скреплены вместе, необходимо соблюдать осторожность, чтобы острая точка булавки не выступала и не царапала пальцы любого человека, который хочет получить доступ к файлу. Во избежание травм от штифтов острая точка штифта должна находиться под поверхностью бумаги.

Штамповка бумаг

Каждая бумага должна быть перфорирована в левом верхнем углу до нужного размера (3/4 дюйма с каждой стороны), прежде чем она будет помечена для корреспонденции или примечаний.

Пометка бумаг в файле

Если квитанция, которая рассматривается, должен быть прикреплен флаг с надписью « Бумага на рассмотрении» (PUC). Если есть квитанция, которая уже была отправлена, но в ней есть другие изменения, то бланк PUC должен быть удален из старой квитанции и прикреплен к новой.

Быстрое перемещение файлов

Файлы, отправленные начальником департаментов, должны быть доставлены соответствующим руководителям департаментов в тот же день. В некоторых организациях существует процедура, которая гласит: если файл не может быть доставлен соответствующему менеджеру в тот же день, он должен получить его на следующее утро к 10:00.

Приоритетная маркировка файлов

Рейтинг приоритета файла можно измерить по отметкам «ДЕЙСТВИЯ В ЭТОТ ДЕНЬ» и «НЕМЕДЛЕННЫЙ». Ярлык «ДЕЙСТВИЯ В ЭТОТ ДЕНЬ» следует использовать только в случаях крайней необходимости. Сроки выбытия и получения в таких случаях всегда указываются в поле последней ноты. Ярлык «НЕМЕДЛЕННЫЙ» следует использовать в случаях, которые имеют более низкий приоритет, чем в другом случае, отмеченном как «ДЕЙСТВИЯ В ЭТОТ ДЕНЬ», но все же необходимо сделать в тот же день.

Менеджеры, работающие с файлами, должны проверить содержимое и сопоставить маркировку приоритетов и посмотреть, является ли это оправданным. Если приоритетное назначение не является справедливым, то он может изменить рейтинг соответствующим образом. Ни один из таких файлов не может быть отправлен в резиденцию Управляющего, если это специально и четко не указано уполномоченным лицом с более высоким разрешением, чем менеджер.

Департамент будет обязан —

посмотреть, все ли факты, которые открыты, являются правильными или нет.
указать на любые ошибки или искажения фактов.
привлекать внимание, где необходимо, установленной или обычной процедурой.
указать закон и правила и где они находятся.
предоставить другие соответствующие факты и цифры, доступные в компании.
создать прецеденты или документы, содержащие предыдущие решения политики.
сформулировать вопрос или вопросы для рассмотрения.
четко обозначить моменты, требующие решения.
предложить курс действий, где это возможно.

посмотреть, все ли факты, которые открыты, являются правильными или нет.

указать на любые ошибки или искажения фактов.

привлекать внимание, где необходимо, установленной или обычной процедурой.

указать закон и правила и где они находятся.

предоставить другие соответствующие факты и цифры, доступные в компании.

создать прецеденты или документы, содержащие предыдущие решения политики.

сформулировать вопрос или вопросы для рассмотрения.

четко обозначить моменты, требующие решения.

предложить курс действий, где это возможно.

Действия начальника отдела

Менеджер отдела проверит эту записку, поскольку у него есть право передавать свои наблюдения своим департаментам и нижестоящим департаментам. Такие случаи часто будут связаны с этими следующими действиями —

Выпуск офисных приказов, рутинных приказов и циркуляров эфемерного характера.
Любое другое дело руководитель департамента уполномочен решать самостоятельно.
Предоставление временного отпуска и компенсационного отпуска.
Выдача напоминаний и благодарностей.
Запись файлов.

Выпуск офисных приказов, рутинных приказов и циркуляров эфемерного характера.

Любое другое дело руководитель департамента уполномочен решать самостоятельно.

Предоставление временного отпуска и компенсационного отпуска.

Выдача напоминаний и благодарностей.

Запись файлов.

В следующей главе мы обсудим полномочия, делегированные руководителям департаментов, и способы их аутентификации.

Аутентификация заказов

Полномочия, делегированные руководителям департаментов, позволяют им разбирать как можно больше дел в пределах его собственной ответственности. Как правило, эти случаи связаны с достаточно важными природными приказами или являются вопросами политики. В случаях, когда количество дел слишком велико, он может отправить их помощникам руководителей того же отдела.

Даже в тех случаях, когда он должен давать рекомендации или передавать важные приказы, он должен ограничивать свою записку фактическими точками, которые должны быть доставлены, а не повторять пункты, которые уже были зафиксированы с предыдущими заметками. Как только все рекомендации и предложения будут выполнены, он поставит свою подпись на оригинальном документе и также подпишет соглашение с предложением.

В тех случаях, когда менеджер утвердил записку и направил ее другому руководителю или в отдел для комментариев или проверки, сам менеджер должен просмотреть ее и дать свои предложения. Менеджер по рассмотрению может запросить отправляющий отдел предоставить всю фактическую информацию, в которой он нуждается. Для этого необходимо выполнить отдельную процедуру связи, чтобы руководитель отдела мог сделать запись этой заметки в файле.

Примечания и приказы, данные руководителем отдела

Руководитель отдела должен, как правило, разбирать большинство дел, которые ему поручены, под свою ответственность. Он должен использовать свое усмотрение при принятии распоряжений объединенного секретаря / дополнительного секретаря / секретаря / генерального секретаря по более важным делам, будь то в устной форме или путем представления документов.

Устный метод должен быть принят, насколько это возможно. Элементы работы, которые обычно должны направляться Генеральному секретарю, были включены в брошюру под названием — Элементы работы, которые должны быть представлены Генеральному секретарю .

В тех случаях, когда записка была написана и одобрена менеджером и отправлена другому руководителю или отделу для комментариев или изучения предложения или для аналогичной цели, менеджер, которому помечен файл, должен обязательно сам написать заметку. Менеджер-получатель может попросить свой департамент изучить вопрос или предоставить фактическую информацию.

В таких случаях департаменты должны представить отдельную рутинную записку для информации руководителя департамента, который в конечном итоге должен записать свою записку в файл. Департаменты не должны писать заметки о файлах, расположенных на уровне менеджера.

Объем замечаний со стороны руководства

У каждого отдела есть сфера охвата, за пределами которой они не будут уполномочены принимать решение. Исходя из этого, департаменты должны соблюдать следующие инструкции, отмечая случаи:

Все записи должны быть понятны каждому и составлены простым языком; они должны быть краткими и точными.
Все записи должны быть написаны с объективной точки зрения и иметь обоснованные причины, а не только личные мнения. Все замечания, критические замечания и отзывы от других отделов должны восприниматься спортивно и вежливо.
Предполагается, что менеджер, отвечающий за рассмотрение дела, должен просмотреть все «рассматриваемые документы» и предыдущие примечания, чтобы можно было составить необходимые репродукционные и стенографические отчеты в соответствии с необходимыми ситуациями.
Точная (краткая или абстрактная) статья часто делается, когда оригинальная бумага имеет большую длину и сложность, что делает ее практически недоступной и удобной ссылкой. Поскольку такой порядок может привести к ошибкам цитирования примеров вне контекста, такой порядок не подготовлен без указания менеджера.
Если включение какой-либо информации в примечание может затенить основной вопрос или сделать излишне длинным примечание, в файл следует поместить отдельное заявление или приложение, содержащее информацию.
Если в одном случае имеется несколько пунктов или заказов, которые удобнее рассматривать отдельно, чем в непрерывной записке, каждый пункт должен быть отдельно отмечен в примечаниях Департамента . Менеджер отдела и / или высшие руководители будут записывать свои заказы по каждой «Записке отдела» отдельно, после чего эти примечания будут объединены для формирования примечаний в файле для целей выдачи заказов и т. Д.
Последовательность примечаний, как правило, следует той же последовательности, что и серийный номер в корреспонденции, и в случае какого-либо нарушения непрерывности примечаний документы должны быть объединены с основным файлом при первой же возможности.
На квитанции не должно быть записок, если это не является обычным делом. Если какой-либо менеджер сделал какие-либо замечания по PUC, эти замечания должны быть сначала сделаны в примечаниях, и отдел может использовать их в качестве инструкций.
Должно быть достаточно места для подписей и наблюдений высших менеджеров. Примечания, которые должны быть представлены руководителю отдела или вышестоящим руководителям, должны быть размещены внизу страницы. Свежий чистый лист всегда должен быть добавлен в заметки на случай, если слишком много контента для исправления.
При получении уведомлений или запросов от руководителей Департамента или других лиц на небольших листах бумаги они не будут передаваться в том виде, в каком они есть. Это сделано из-за вероятности их потери в пути. Первый получающий отдел вставит или обрежет полученный листок бумаги на белый лист размером с дурачок перед тем, как передать его на обложке файла руководителю или соответствующему отделу для последующей утилизации.

Все записи должны быть понятны каждому и составлены простым языком; они должны быть краткими и точными.

Все записи должны быть написаны с объективной точки зрения и иметь обоснованные причины, а не только личные мнения. Все замечания, критические замечания и отзывы от других отделов должны восприниматься спортивно и вежливо.

Предполагается, что менеджер, отвечающий за рассмотрение дела, должен просмотреть все «рассматриваемые документы» и предыдущие примечания, чтобы можно было составить необходимые репродукционные и стенографические отчеты в соответствии с необходимыми ситуациями.

Точная (краткая или абстрактная) статья часто делается, когда оригинальная бумага имеет большую длину и сложность, что делает ее практически недоступной и удобной ссылкой. Поскольку такой порядок может привести к ошибкам цитирования примеров вне контекста, такой порядок не подготовлен без указания менеджера.

Если включение какой-либо информации в примечание может затенить основной вопрос или сделать излишне длинным примечание, в файл следует поместить отдельное заявление или приложение, содержащее информацию.

Если в одном случае имеется несколько пунктов или заказов, которые удобнее рассматривать отдельно, чем в непрерывной записке, каждый пункт должен быть отдельно отмечен в примечаниях Департамента . Менеджер отдела и / или высшие руководители будут записывать свои заказы по каждой «Записке отдела» отдельно, после чего эти примечания будут объединены для формирования примечаний в файле для целей выдачи заказов и т. Д.

Последовательность примечаний, как правило, следует той же последовательности, что и серийный номер в корреспонденции, и в случае какого-либо нарушения непрерывности примечаний документы должны быть объединены с основным файлом при первой же возможности.

На квитанции не должно быть записок, если это не является обычным делом. Если какой-либо менеджер сделал какие-либо замечания по PUC, эти замечания должны быть сначала сделаны в примечаниях, и отдел может использовать их в качестве инструкций.

Должно быть достаточно места для подписей и наблюдений высших менеджеров. Примечания, которые должны быть представлены руководителю отдела или вышестоящим руководителям, должны быть размещены внизу страницы. Свежий чистый лист всегда должен быть добавлен в заметки на случай, если слишком много контента для исправления.

При получении уведомлений или запросов от руководителей Департамента или других лиц на небольших листах бумаги они не будут передаваться в том виде, в каком они есть. Это сделано из-за вероятности их потери в пути. Первый получающий отдел вставит или обрежет полученный листок бумаги на белый лист размером с дурачок перед тем, как передать его на обложке файла руководителю или соответствующему отделу для последующей утилизации.

Соответствующий отдел подаст запрос, а затем вынесет уведомление. После этого они отправят сообщение и будут ждать получения. Практику написания длинных заметок в боковом разделе необходимо максимально сократить.

Правило 80/20

Офис без надлежащим образом оформленного и обработанного списка процедур — это логово хаоса. Заимствуя из правила 80/20, которое гласит, что 80% нашего успеха обусловлено только 20% наших действий. Проще говоря, важно сосредоточиться больше на 20%, которые требуют действий для устранения успеха на 80%.

Вот почему очень важно планировать, расставлять приоритеты и начинать работать на 20%. В одном из самых важных корпоративных решений, которые когда-либо принимались, BIM Manufacturing прекратила устную природу всех важных сообщений, и даже из-за высокой стоимости документирования каждого слова, сказанного на бумаге, они сделали это, чтобы их будущие офицеры могли извлечь выгоду из богатства обсуждения. Сегодня каждая другая компания идет по их стопам.

Чаще всего неправильно разработанный документ может распространять серьезные недопонимания и расхождения между рабочими отделами в организации. Надеюсь, что это руководство предназначено для тех молодых работающих специалистов, которые начали работать в отделе, связанном с документацией, например, в администрировании, бухгалтерии, отделе кадров и т. Д., И научиться подавать важные документы, содержащие важные сведения.

Процедура подачи документов в офис — Краткое руководство