Полномочия, делегированные руководителям департаментов, позволяют им разбирать как можно больше дел в пределах его собственной ответственности. Как правило, эти случаи связаны с достаточно важными природными приказами или являются вопросами политики. В случаях, когда количество дел слишком велико, он может отправить их помощникам руководителей того же отдела.
Даже в тех случаях, когда он должен давать рекомендации или передавать важные приказы, он должен ограничивать свою записку фактическими точками, которые должны быть доставлены, а не повторять пункты, которые уже были зафиксированы с предыдущими заметками. Как только все рекомендации и предложения будут выполнены, он поставит свою подпись на оригинальном документе и также подпишет соглашение с предложением.
В тех случаях, когда менеджер утвердил записку и направил ее другому руководителю или в отдел для комментариев или проверки, сам менеджер должен просмотреть ее и дать свои предложения. Менеджер по рассмотрению может запросить отправляющий отдел предоставить всю фактическую информацию, в которой он нуждается. Для этого необходимо выполнить отдельную процедуру связи, чтобы руководитель отдела мог сделать запись этой заметки в файле.
Примечания и приказы, данные руководителем отдела
Руководитель отдела должен, как правило, разбирать большинство дел, которые ему поручены, под свою ответственность. Он должен использовать свое усмотрение при принятии распоряжений объединенного секретаря / дополнительного секретаря / секретаря / генерального секретаря по более важным делам, будь то в устной форме или путем представления документов.
Устный метод должен быть принят, насколько это возможно. Элементы работы, которые обычно должны направляться Генеральному секретарю, были включены в брошюру под названием — Элементы работы, которые должны быть представлены Генеральному секретарю .
В тех случаях, когда записка была написана и одобрена менеджером и отправлена другому руководителю или отделу для комментариев или изучения предложения или для аналогичной цели, менеджер, которому помечен файл, должен обязательно сам написать заметку. Менеджер-получатель может попросить свой департамент изучить вопрос или предоставить фактическую информацию.
В таких случаях департаменты должны представить отдельную рутинную записку для информации руководителя департамента, который в конечном итоге должен записать свою записку в файл. Департаменты не должны писать заметки о файлах, расположенных на уровне менеджера.