Процедура подачи документов в офис — это набор четко определенных и общеорганизационных процедур подачи документов и важных документов. Как правило, это инструкции для всех сотрудников о том, какие действия следует предпринять в определенных ситуациях, вероятных или маловероятных. Процедуры подачи документов в офис могут включать в себя должностные инструкции сотрудников, этикет рабочих мест, а также некоторые протоколы конфиденциальности.
Ответственность за написание офисных процедур и их надлежащую регистрацию часто ложится на руководителей офисов или владельцев компаний. Следующие главы предназначены для тех работающих специалистов, которые начали работать в зависимых от документов отделах, таких как бухгалтерия, общее или офисное администрирование и управление персоналом. Они могут узнать, как подать какой документ и каким образом.
В зависимости от широкой доступности или применения процедуры, некоторые процедуры регистрации могут быть выполнены для всего офиса, в то время как другие могут быть сделаны для отдельных лиц или сотрудничающих отделов в том же офисе.
Определения официальной подачи
Чаще всего неправильно разработанный документ может распространять серьезные недопонимания и расхождения между рабочими отделами в организации. Иногда возникают такие ситуации, для которых не было упомянуто четкой процедуры. Часто, возможно, не было набора инструкций о том, как поступать с разгневанным клиентом, входящим в офис и выражающим свой гнев на менеджера. Однако предполагается, что эти сценарии будут документированы позже, и по ним будет проведена регистрация.
Например, после общения с конкретным клиентом владелец компании или менеджер может подать протокол, который включает в себя информирование непосредственного руководителя, предложение формы жалобы и просьбу вежливо, но настойчиво, чтобы клиент оставался спокойным, чтобы проблема была решена. ,
Многие официальные документы следуют определенной методологии при подаче документов, что считается универсальным стандартом при подаче информации. В таких случаях используются некоторые специальные слова, которые имеют очень специфическое значение. Некоторые из этих слов и их определения приведены ниже —
Приложение к переписке
Термин «Приложение к переписке» относится к длинным приложениям к письменному сообщению, упомянутому или упомянутому в файле. Эта часть обычно добавляется в конец документа как часть корреспонденции, так что это не мешает гладкому чтению документа.
Приложение к заметкам
Термин «Приложение к примечаниям» относится к подробному обобщению всех деталей информации, которая приводится в документе по различным аспектам вопроса, как обсуждалось. Такие детали могут упростить основной смысл или сделать главное сообщение излишне длинным.
Менеджер отдела
Руководитель Департамента (т.е. помощник руководителя, имеющий эквивалентное звание) курирует Департамент, и в этом качестве он имеет право осуществлять свои полномочия и контроль в отношении передачи информации и ведения бизнес-процессов. Работа приходит к нему из отделов под его руководством.
случай
Дело относится к файлу, в котором есть все важные документы, которые в настоящее время рассматриваются или передаются. В нем также упоминаются все различные документы и книги, которые можно использовать в качестве дополнения к оригинальному документу, который будет использоваться в качестве дополнительного исследования, чтения или ссылки.
Случай возвращения
Случай возврата используется для определения документа или отчета, который требует дальнейшей повторной проверки и составления, поскольку исходный документ был признан либо неполным, либо неисправным. Это также краткое изложение текущей проблемы.
переписка
Корреспонденция — это всеобъемлющий и подробный сбор всех сообщений, отправленных как от организации, так и от разных сторон. Переписка может использоваться для включения всех трех стилей переписки: официальная переписка, полуофициальная переписка и неофициальная переписка.
Текущий файл
Текущий файл — это файл, который в данный момент подвергается подробному вводу или изменению. Он отличается от случая возвращения тем, что это новый проект документа, а не тот, который пересматривается и дорабатывается.
Дилинговая рука
Под раздачей может подразумеваться любое должностное лицо, такое как младший клерк, старший клерк, исполнительный помощник и т. Д., На которого может быть возложена обязанность по первичному рассмотрению и регистрации дел.
Полуофициальная переписка
Полуофициальная переписка — это та, которая происходит между двумя менеджерами или между организацией и общественностью, которая не следует обычным коммуникационным протоколам и проводится для того, чтобы узнать мнение о продукте или услуге.
Начальник отдела
Менеджер отдела — это человек, который может осуществлять полномочия, эквивалентные званию менеджера в его отсутствие, и отвечает за бесперебойное функционирование Департамента под его руководством.
Docketing
Docketing — это действие по созданию записей серийных номеров в области ведения заметок в файле. Это сделано для того, чтобы впоследствии можно было легко идентифицировать файл по метке или идентификационному номеру.
Проект
Черновик означает черновую копию документа, который в настоящее время готовится. Слово «Составление», когда оно используется в Компании, обычно означает составление официальных сообщений всех заметок или распоряжений менеджеров. Эти проекты обычно проводятся для отзывов и отзывов.
файл
Файл — это собрание документов по конкретному предмету, которое распознается по определенному серийному номеру или номеру файла и содержит множество примечаний по переписке, а также Приложение к переписке.
подача
Подача документов — это процесс упорядочения некоторых важных документов в удобочитаемой и упорядоченной форме, чтобы их можно было быстро найти и найти за короткий промежуток времени без особого поиска.
Свежая квитанция
Свежая квитанция относится к новой информации, которая добавляется в документ, который в настоящее время рассматривается, так что его ценность и всеобъемлющий коэффициент могут быть увеличены.
вопрос
Термин «Проблема» обозначает различные этапы действия, которое проходит проект после его утверждения. Некоторые из этих этапов могут быть заполнены в разделе «Конфиденциально» или авторизованы подписью руководителя.
Книга сообщений
Книга Посланников относится к книге, которая используется для ведения учета различных особенностей общения и маркировки важных ответами, которые они получили.
Заметки
Примечания используются для записи замечаний, сделанных по делу, как только оно было передано в тело для быстрой обратной связи. Примечания включают набор предыдущих оригинальных документов, вопросы, поднятые по его важным частям, а также анализ необходимых изменений и окончательных приказов, которые были приняты.
Официальная переписка
Официальная переписка — это информация, передаваемая любому государственному органу или частному лицу в соответствии с установленной структурой и способом общения в соответствии с процедурой компании.
Документ на рассмотрении
Рассматриваемый документ (PUC) представляет собой квитанцию по делу, которое в настоящее время обсуждается, так что в него могут быть внесены подходящие изменения и модификации.
поступления
Квитанции — это записи всех сообщений, полученных на разных уровнях, таких как официальные, полуофициальные или неофициальные, полученные в Компании или любым менеджером указанной компании.
запись
Запись файла — это процесс закрытия файла после того, как все действия над ним выполнены и процесс модификации завершен. Запись — это включение всех ссылок, удалений и изменений, внесенных в исходный документ.
привязка
Ссылка — это процесс соединения с другими связанными записями для получения прецедентов, решений разных стран и организаций или любого другого документа, который может иметь какое-либо отношение к делу.
Межведомственная переписка
Межведомственная переписка — это та, в которой файл или дело передаются из одного отдела организации в другой отдел для получения их мнений, предложений и замечаний.