Докетирование — это процесс внесения записей в раздел «Примечания» файла о каждом серийном номере (квитанции или выпуске) в «Переписке» для его идентификации. Аналогичным образом квитанция будет оформлена в письменном виде красными чернилами по всей странице, с порядковым номером сообщения, его номером и датой, а также с указанием / именем отправителя.
Регистрация «Выдачи» осуществляется путем ввода серийного номера, даты его выдачи, а также имени и наименования получателя.
Регистрация файлов деталей
Во время процесса заполнения ни одна из временных записей карандашом не должна оставаться в основном файле, а все исправленные записи должны быть выполнены красными чернилами. Перечень в файлах деталей должен быть выполнен карандашом следующим образом:
- Серийный номер ……………………………………… (квитанция)
- Серийный номер ……………………………………… (выпуск)
Ссылка и использование бланков
Ссылка — это метод выбора и использования связанных записей, прецедентов, правил, положений и т. Д., Которые могут иметь сходство или иметь отношение к делу. Такие справочные материалы становятся возможными благодаря использованию соответствующих файлов, номера файла и цитированию номера правильной страницы. Слип-листы используются как временные механизмы для быстрой идентификации страниц. Они не должны зависеть исключительно для целей ведения записей, и поэтому номера страниц, упомянутые в обсуждении, должны быть зафиксированы.
Перекрестные ссылки на корреспонденцию
Книги или правила и т. Д., Которые используются для справки, не нужно добавлять в исходный файл, если имеются копии той же корреспонденции. Последняя ссылка всегда должна использоваться менеджером, который ссылается на источник, должен также упомянуть пределы применимости при цитировании источника.
Для любого PUC менеджеру не нужно проходить всю переписку, он должен пометить карандашом все предыдущие ссылки на полях.
Связывание файлов
Если есть два или более документа, которые связаны между собой и для которых необходимо одновременное действие, напечатанный подшипник скольжения «см. Также связанный файл» должен быть прикреплен к обложке верхнего файла, а номер связанного файла должен быть дано на квитанции.
Как правило, файлы должны быть упорядочены в один удобный файл с помощью логического и структурированного выбора и расположения. Связывание файлов должно производиться по необходимости, а не для того, чтобы впечатлять окружающих огромным объемом связанной информации, поэтому руководители департаментов должны соблюдать осторожность при связывании файлов и делать это, когда это неизбежное обстоятельство.
Закрепление вместе документов
Когда бумаги в файле скреплены вместе, необходимо соблюдать осторожность, чтобы острая точка булавки не выступала и не царапала пальцы любого человека, который хочет получить доступ к файлу. Во избежание травм от штифтов острая точка штифта должна находиться под поверхностью бумаги.
Штамповка бумаг
Каждая бумага должна быть перфорирована в левом верхнем углу до нужного размера (3/4 дюйма с каждой стороны), прежде чем она будет помечена для корреспонденции или примечаний.
Пометка бумаг в файле
Если квитанция, которая рассматривается, должен быть прикреплен флаг с надписью « Бумага на рассмотрении» (PUC). Если есть квитанция, которая уже была отправлена, но в ней есть другие изменения, то бланк PUC должен быть удален из старой квитанции и прикреплен к новой.