Электронная почта широко используется как форма недорогого, но очень эффективного инструмента делового общения. Распечатки электронных писем принимаются редко, а электронные копии используются, потому что архивировать и извлекать электронные письма легко. Причиной его популярности является легкость доступа, которую может использовать каждый в организации, начиная от генерального директора и заканчивая уборщиком.
Электронная почта — это эффективный способ донести информацию хорошо представленным, простым для чтения и профессионально соответствующим образом. Многие люди ссылаются на нехватку времени в качестве причины для пересылки не отвечающих стандартам электронных писем, которые варьируются от неполных до непонятных.
Многие люди путают электронные письма с текстовыми сообщениями, или, по крайней мере, их подход к написанию электронных писем говорит об этом. Давайте обсудим разницу между текстовым разговором и написанием электронного письма. В разговоре с помощью текстовых сообщений два человека могут обмениваться информацией, делиться деталями, вносить исправления и запрашивать разъяснения в режиме быстрой обратной связи.
По сравнению с этим, электронные письма читают профессионалы, которые, в зависимости от их работы, могут получать от 20 до 200 электронных писем в день. Они не хотят участвовать в двустороннем разговоре и не имеют времени многократно запрашивать подробности. Они просто хотят понять содержание письма, прочитать инструкции, обработать информацию, выполнить задачу и очистить «непрочитанный» раздел папки «Входящие».
Имея это в виду, давайте обсудим некоторые уловки, чтобы написать эффективные электронные письма —
- Запланируйте свое сообщение.
- Используйте тему, чтобы привлечь внимание читателя.
- Держите ваше сообщение коротким и ясным.
- Не вводите все сообщение в нижнем регистре.
- Вычитайте ваше сообщение перед отправкой и возьмите на себя ответственность.
- Потратьте несколько минут, чтобы остыть, прежде чем отправлять письма по электронной почте.
- Не вводите свое сообщение заглавными буквами. Столицы считаются криками.
В определенных случаях электронные письма могут не подходить. Предпочитаю звонить кому-то, когда —
- Вы должны обсудить личную, конфиденциальную или конфиденциальную информацию.
- Вы собираетесь давать плохие новости.
- Ваше сообщение является сложным и смысл может быть потерян в формулировках.
- вам нужен немедленный ответ.
Правовые риски электронных писем
Электронные письма являются предпочтительным способом общения на многих рабочих местах, и это означает, что они несут много информации, которая может быть конфиденциальной. Многие компании интенсивно обучают людей тому, как они должны создавать свои электронные письма и какие электронные письма, кому они должны пересылать.
Безопасность и конфиденциальность информации в электронных письмах является солидарной ответственностью как отправителя, так и получателя. Компании имеют строгие правила для защиты своих документов и их содержимого. Давайте обсудим некоторые из наиболее часто используемых руководящих принципов, чтобы предотвратить злоупотребление электронной почтой.
Вы и ваша компания будете нести ответственность за многочисленные судебные иски, если —
- Вы отправляете или пересылаете электронные письма с оскорбительным содержанием.
- Вы отправляете вложение с вирусом.
- Вы пересылаете электронное письмо отправителя другому лицу без разрешения.
- Вы пытаетесь подделать чужие электронные письма или отправлять электронные письма с чужих учетных записей.
- Вы пытаетесь скрыть свою личность от получателей при отправке электронной почты.
- Вы копируете сообщение, принадлежащее другому лицу без разрешения.
Элементы официального электронного письма
Хотя большинство из нас отправляет неформальные электронные письма друзьям, в которых могут содержаться грамматические ошибки, это не относится к письмам коллегам, особенно когда мы хотим произвести хорошее впечатление, поскольку в этот раз мы должны быть более осторожными и дипломатичными. Вот несколько общих советов о правильном формате электронной почты —
Фон — белый фон по умолчанию должен использоваться для всех электронных писем. Цветные фоны или дизайны свитков кажутся непрофессиональными и отвлекающими.
Шрифт. Предпочтительными шрифтами являются Times New Roman или Arial, размер шрифта-12.
Цвет шрифта — шрифт должен быть только темно-синего или черного цвета.
Контактная информация — в области подписи должны быть указаны официальные контактные данные, такие как имя, назначение, идентификатор электронной почты, контактный номер, логотип компании и адрес корреспонденции. Личные заявления лучше избегать.
Имя и фамилия — они должны быть упомянуты тем же шрифтом, который используется в теле письма, только на два размера больше. Курсивные шрифты для названия не рекомендуется.
(Должен быть указан тем же шрифтом и размером, что и тело письма)