Если вы похожи на меня, у вас есть шкаф с бумагой. Формы медицинского страхования, счета за коммунальные услуги, записи об обслуживании автомобилей, налоговые квитанции и т. Д. Он быстро накапливается, и отслеживание всего этого является чем-то вроде боли в заднице. Для виртуальных команд, когда сотрудники разбросаны по всему миру, боль, вызванная кучами бумаги, может быть более выраженной. За последние год-два появилось несколько стартапов, которые помогают оцифровывать ваши бумажные документы, сортировать и хранить их в Интернете.
почта
Почта Earth Class, запущенная в 2006 году, предлагает так называемый «удаленный почтовый сервис», и они собрали для этого 13,3 миллиона долларов. Earth Class предлагает личным и бизнес-пользователям «комнату цифровой почты», которая состоит из настоящего почтового ящика. Когда почта приходит, она сортируется (в зависимости от того, кому она адресована), сканируется, сохраняется в сети и отправляется по электронной почте соответствующему получателю.
Веб-стартап Gliffy имеет виртуальную команду с участниками на 4 разных континентах. По словам генерального директора компании Криса Колхардта, используя Earth Class Mail , им удалось упростить обработку почты. Поток почты, который был настолько подавляющим, теперь гораздо более управляемым.
поступления
Когда многие люди думают о квитанциях, они думают о том эпизоде Сейнфельда, где кошелек Джорджа Констанцы, настолько откормленный квитанциями из магазина, в конечном итоге вызывает у него боль в спине. Основанная в январе 2007 года руководителем Университета Дьюка и запущенная позднее в июле того же года, компания Shoeboxed сканирует квитанции для компаний и частных лиц, чтобы им больше никогда не приходилось иметь дело с переполненным кошельком. В конечном счете, целью Shoeboxed является мир, полностью свободный от поступлений.
«В будущем, не было бы замечательно, если бы у вас была, например, карта Shoeboxed, и вы могли бы провести ее в магазине, и они могли бы просто отправить ее вам по электронной почте на ваш счет в Shoeboxed?», — сказал вице-президент компании Дэн Энгландер. The Washington Post в июне. На данный момент компания сосредоточена на оцифровке бумажных квитанций, а также в качестве места хранения квитанций по электронной почте от покупок через Интернет.
Другие документы
Недавно запущенный Pixily , который Бостонский глобус назвал «революцией в почтовом ящике», сканирует документы и сохраняет их на серверах Amazon S3 в частной защищенной учетной записи. Пользователи также могут загружать документы в формате PDF и Microsoft Office.
Если вы хотите, чтобы ваши документы были общедоступными и не возражали против показа рекламы рядом с ними, Scribd предлагает « Бумагу в iPaper », которая сканирует документы бесплатно.
Преимущества и проблемы
Основные преимущества этих услуг очевидны: меньше беспорядка и удобства. Вместо того, чтобы ехать на почту, чтобы забрать почту, вы можете получить ее по электронной почте. Вместо того, чтобы перебирать в своем картотеке квитанции на деловые обеды в октябре прошлого года, вы можете просто найти помеченную оцифрованную версию в Интернете.
Есть также потенциальные долгосрочные экологические выгоды, если какой-либо из этих компаний удастся убедить мир, что печатная бумага должна идти.
Однако есть и некоторые серьезные препятствия, однако двумя основными из них являются конфиденциальность и надежность. Почему я должен доверять компании, например, мои личные медицинские или налоговые документы? Как я узнаю, что мои личные документы не будут прочитаны или переданы, и они действительно безопасны, когда хранятся в облаке? Кроме того, без моих бумажных резервных копий, что случится со всеми моими записями, если компания обанкротится? Если мне нужно хранить резервные копии на бумаге, одно из главных преимуществ оцифровки (экономия места).
Тем не менее, эти услуги интересны и, похоже, открыли уникальную рыночную возможность. Для многих людей, которые не выросли в эпоху цифровых технологий, преимущества оцифровки их документов очевидны, но на самом деле они не хотят делать это самостоятельно. А для виртуального бизнеса сохранение всего виртуального имеет реальные преимущества, которые сделают эти услуги достойными инвестиций.