Если вы серьезно относитесь к ведению успешного бизнеса, вы должны подумать о своей системе регистрации. Регистрация может показаться немного второстепенной по отношению к реальному запуску и расширению вашего бизнеса, но, как и многие закулисные задачи бизнес-администрирования, плохая система регистрации может снизить вашу производительность и прибыльность.
Зачем фокусироваться на подаче
Есть много причин, по которым эффективная система регистрации имеет жизненно важное значение для успешного бизнеса. Вот некоторые из самых больших:
- Вам нужен быстрый и легкий доступ к вашим финансовым отчетам для целей налогообложения и прочный бумажный след, если вы когда-либо сталкивались с аудитом.
- Вы должны иметь представление о том, где находятся ваши финансы в любое время, включая открытые контракты, неоплаченные счета и подлежащие оплате счета.
- Сознательная регистрация поможет избавиться от информации, которую вам действительно не нужно хранить.
- Ваши клиенты ожидают, что вы будете надежно хранить всю информацию, которую они посылают вам о своей компании и проектах.
- Чем более систематизированы и последовательны вы с вашей заявкой, тем легче будет быстро найти конкретную информацию, когда вам это нужно.
Советы по созданию эффективной системы подачи
Регистрация может быть пугающей, особенно если вы не обращали на это особого внимания, и теперь у вас есть беспорядок, чтобы разобраться и организовать. Но создание эффективной системы регистрации не является слишком сложным делом. Фактически, это сводится к двум простым вещам — настройке файловой системы, которая имеет смысл для вас, и последовательному ее поддержанию.
Вот несколько советов, которые помогут вам начать работу с вашей системой регистрации:
- Подумайте, как вы склонны сортировать информацию в своей голове, и нарисуйте бумажную систему, которая отражает ее.
- Назовите файлы так, чтобы они сразу имели смысл, и подумайте о цветовом кодировании файлов, чтобы их было легче распознать.
- Начните с простого и позвольте вашей файловой системе расти органично.
- Храните файлы, этикетки и другие материалы под рукой, чтобы упростить и ускорить хранение документов.
- Создайте центральное местоположение «To File», чтобы собирать бумагу, которую вам нужно подать, чтобы вы могли быстро выполнить блок подачи за один раз.
- Расписание каждую неделю, чтобы наверстать упущенное и очистить ваш рабочий стол и рабочий стол компьютера.
- Инвестируйте в хороший шредер для любых бумаг, которые, по вашему мнению, хранить не нужно.
- Не забывайте об электронной регистрации — создайте вторичную систему (или первичную, если вы ведете безбумажный бизнес) для организации файлов на вашем компьютере. И поддержи это!
- Регулярно пересматривайте настройки вашей системы, чтобы убедиться, что она соответствует потребностям вашего бизнеса, и будьте готовы изменить ее по мере необходимости.
- Запланируйте чистку файла каждые шесть месяцев к году, чтобы удалить устаревшие, нерелевантные или ненужные файлы.
Как вы остаетесь на вершине подачи? Какой тип системы вы используете?
Кредит изображения: ням