Планирование непрерывности не только для больших мальчиков. Владельцы малого бизнеса, фрилансеры и другие сольные профессионалы должны иметь План Б, чтобы они могли поддерживать свой доход и продолжать поддерживать своих клиентов, если они не могут работать в течение определенного периода времени или их жизнь каким-либо образом нарушена.
В наши дни это горячая тема для меня, так как я готовлюсь войти в больницу, чтобы иметь третьего ребенка. Поскольку у него есть особые потребности и ему потребуется операция сразу после рождения, мы ожидаем, что будем отсутствовать дома по крайней мере две недели, но неизвестные подавляют. Поэтому мне нужен надежный план, чтобы убедиться, что моя работа выполнена, о моих клиентах позаботились и ничего не провалилось.
К сожалению, вы никогда не знаете, когда что-то может произойти, что сделает вас неспособным работать даже на короткий период времени. Если вы не готовы, вы можете столкнуться с последствиями, которые повредят вашей жизни на долгие годы. Мне повезло, потому что я имею представление о том, с чем мы столкнемся, и плохо представляю, сколько работы я смогу выполнить, но во многих случаях вы не можете предвидеть эти проблемы. Единственный способ эффективно управлять кризисами — это постоянный план обеспечения непрерывности бизнеса.
Вот ключевые элементы моего плана, большинство из которых универсальны. Надеюсь, это даст вам хорошую отправную точку, если вы еще не создали план непрерывности для себя.
Группа поддержки
У меня есть несколько отличных субподрядчиков, и они знают, кто мои клиенты, какую работу я выполняю и как с ними связаться, если это необходимо. Один из моих субподрядчиков взял на себя основную роль и будет в курсе всех моих открытых проектов, прежде чем я уйду. У нее есть доступ к моим паролям, информации о клиентах и другим важным данным, чтобы все происходило в мое отсутствие.
Документация процесса
По мере того как я беру на себя новую работу, я создаю технологические документы, специфичные для каждого клиента. Некоторые из них — формальные документы, которыми я в конечном итоге делюсь с клиентом, другие — более неформальные заметки, которые я храню в своем программном обеспечении для управления проектами. Главное, чтобы кто-то, что, когда, где и почему для каждого клиента в письменной форме был доступен для вашей группы поддержки. Таким образом, кто-то другой может взять и продолжить работу над проектом, когда это необходимо, и точно знать, что он должен делать.
План связи
Поскольку в течение многих месяцев я знал, что некоторое время я буду вне офиса, у меня было достаточно времени, чтобы сообщить о ситуации своим клиентам и команде. Но если это неожиданное событие, вам понадобится план общения со всеми, кто должен быть в курсе событий. Может быть полезно иметь готовый список адресов электронной почты, чтобы вы могли быстро отправить сообщение и получить доступ ко всем сразу. Также важно иметь план для того, чтобы клиенты и ваша команда были в курсе ситуации, чтобы они знали, что происходит, и когда они могут ожидать вашего возвращения.
Доступ к данным
Скорее всего, вам понадобится доступ к некоторым файлам, чтобы заполнить их для вас. Если у вас уже есть резервные копии данных в безопасной и доступной системе, вы впереди игры. Вам просто нужно создать каталог с необходимыми файлами и дать вашей команде доступ. Я использую свою систему управления проектами для сбора рабочих файлов, документации по процессам и информации о клиентах, чтобы все было в одном месте. И я могу назначить доступ по мере необходимости.
Это основные компоненты моего плана обеспечения непрерывности бизнеса, и я обнаружил, что, как только эти факторы будут учтены, все остальное становится на свои места. Какие элементы составляют ваш план непрерывности? Уверены ли вы, что все будет продолжать двигаться вперед, если вы не сможете работать?
Изображение предоставлено: Vangelis Thomaidis